التدرب على اختبار الأعمال المكتبية

كيف يبدو الاختبار الفعلي عادةً

يشمل «اختبار الأعمال الكتابية» نوعين مختلفين إلى حد كبير: اختبارات قصيرة عبر الإنترنت لدى جهات العمل الخاصة، وامتحانات أطول للخدمة المدنية لوظائف المكاتب الحكومية. ويختبر كلاهما مهارات العمل المكتبي اليومية نفسها.

اختبارات جهات العمل الخاصة. تكون هذه الاختبارات قصيرة عبر الإنترنت عادةً. فاختبار مهارات الحاسوب CLIK من Criteria، على سبيل المثال، يستغرق 13 دقيقة: ثلاث محاكاة قصيرة للمهام، تليها عشرة أسئلة متعددة الخيارات، وتغطي متصفحات الويب والبريد الإلكتروني ومعالجة النصوص. توصي Criteria به للمساعدين الإداريين والعاملين في الأعمال المكتبية وموظفي الاستقبال والوظائف المشابهة. وكثيرًا ما تضيف جهات العمل اختبارًا للكتابة على لوحة المفاتيح، أو اختبار إدخال البيانات، أو مجموعة قصيرة من أسئلة الأرشفة والتدقيق والحساب، مثل العينة المجانية أعلاه.

امتحانات الأعمال الكتابية للخدمة المدنية. تنشر حكومات الولايات والحكومات المحلية أدلة الاختبارات. وتستغرق سلسلة الوظائف الكتابية للمبتدئين في ولاية نيويورك 3 ساعات إجمالًا، وتشمل خمسة مجالات:

• الإملاء: ثلاث كلمات، وعليك اختيار الكلمة المكتوبة خطأ أو «لا توجد كلمة مكتوبة خطأ مما سبق».
• الترتيب الأبجدي: تحديد موضع اسم في ملف مرتب أبجديًا، مثل تحديد الاسم الذي سيأتي في المرتبة الثالثة.
• حفظ السجلات: مجموعات من الأسئلة حول جمع البيانات من مصادر متعددة، وإعداد الجداول الزمنية، ومتابعة الأرصدة، والجداول التي تتضمن المجاميع والمجاميع الفرعية والمتوسطات والنسب المئوية.
• التعامل مع الحروف والأرقام: ترتيب مجموعات الحروف والأرقام ومقارنتها وتدقيقها وعدّها. يشمل كل امتحان في هذه السلسلة هذا المجال.
• استخدام دليل: تحديث دليل هاتف بتغييرات الأسماء وأرقام الغرف، ثم الإجابة عن أسئلة قد يطرحها المتصل.

يوضح إعلان الامتحان المجالات التي يشملها امتحانك. تُجرى هذه الامتحانات ورقيًا في مركز اختبار، ولا يُسمح بالهواتف أو الأجهزة الإلكترونية الأخرى.

الوظائف الكتابية الفيدرالية في الولايات المتحدة. يستند معيار المؤهلات للوظائف الكتابية ووظائف الدعم الإداري لدى OPM إلى الخبرة والتعليم. وتضيف الوظائف التي تتضمن الطباعة شرطًا للمهارة: 40 كلمة في الدقيقة لوظائف كاتب الطباعة وأتمتة المكاتب، في اختبار مدته 5 دقائق مع ثلاثة أخطاء أو أقل.

Criteria وCLIK علامتان تجاريتان لمالكيهما. لا تربط Intellect Council أي علاقة بهما، ولم يصادق أي منهما عليها أو يرعاها.

أنواع الأسئلة مع أمثلة محلولة

سبعة أمثلة محلولة في المجالات المذكورة أعلاه، مع طريقة الحل والفخ في كل مثال. لا يتكرر أي منها في العينة المجانية.

1. الترتيب الأبجدي: ما الاسم الثالث؟ Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

الإجابة: Hartley, Ann. الترتيب هو Hart, Harte, Hartley, Hartman. الطريقة: قارن الأحرف واحدًا تلو الآخر، وتذكّر أن «العدم يسبق الوجود»: كلمة Hart أقصر من Harte، لذا تأتي أولًا. ثم يأتي e قبل l، وl قبل m. الفخ: قراءة الأسماء الأولى. فهي لا تهم إلا إذا تطابقت أسماء العائلة.

2. التهجئة مع خيار «لا شيء مما سبق». أي كلمة، إن وجدت، مكتوبة بشكل خاطئ؟ (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) لا توجد كلمة مكتوبة بشكل خاطئ مما سبق.

الإجابة: D. الكلمات الثلاث مكتوبة بشكل صحيح. الطريقة: تحقق من كل كلمة على حدة، ثم اختر «لا شيء» بثقة. الفخ: افتراض أن واحدة من الكلمات الثلاث لا بد أن تكون خاطئة. فقد تظهر الكلمات التي يشيع الخطأ في تهجئتها مكتوبة بشكل صحيح أيضًا.

3. حفظ السجلات: الرصيد المتبقي. تبدأ ميزانية اللوازم بمبلغ $1,500. أُجريت عمليتا شراء بقيمة $240.00 و$315.50، ثم أُضيف مبلغ مرتجع قدره $60.00 إلى الرصيد، وبعد ذلك أُنفق $129.75. ما الرصيد المتبقي؟

الإجابة: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. ثم $1,260.00 - $315.50 = $944.50. أضف مبلغ المرتجع $60.00: $1,004.50. اطرح $129.75: $874.75. الفخ: طرح مبلغ المرتجع بدلًا من إضافته.

4. حفظ السجلات: إكمال جدول. يسجل مكتب الدعم 80 و64 و72 و90 و69 مكالمة من الاثنين إلى الجمعة. ما متوسط عدد المكالمات اليومي؟ وما النسبة المئوية لمكالمات الفوترة الـ28 من أصل 80 مكالمة يوم الاثنين؟

الإجابة: المجموع 375، لذا المتوسط هو 375 / 5 = 75. تمثل مكالمات الفوترة 28 / 80 = 0.35، أي 35%. الفخ: القسمة على الإجمالي الخطأ، مثل إجمالي الأسبوع البالغ 375 بدلًا من 80 مكالمة يوم الاثنين. يحتوي دليل أسئلة النسب المئوية على مزيد من التدريب.

5. العد وفق شرط. في السلسلة 571837927477، كم مرة يأتي الرقم 7 مباشرة بعد رقم فردي؟

الإجابة: 3. تأتي الأرقام 7 بعد 5 و3 و2 و4 و7. الأرقام الفردية منها هي 5 و3 و7 فقط. الطريقة: اعثر أولًا على كل ظهور للرقم 7، ثم تحقق من الرقم الذي يسبقه. الفخ: الإجابة 5، وهو العدد الإجمالي لمرات ظهور الرقم 7.

6. المسافة بين الأحرف. ما الحرف الذي يسبق R بالمسافة نفسها التي يسبق بها M الحرف T؟

الإجابة: K. يسبق M الحرف T بسبعة أحرف، والحرف الذي يسبق R بسبعة أحرف هو K. الطريقة: احسب عدد الخطوات بين الحرفين المعطيين، ثم تحرك العدد نفسه من الخطوات انطلاقًا من الحرف الجديد وفي الاتجاه نفسه. الفخ: عدّ الأحرف الواقعة بينهما (6) بدلًا من الخطوات (7).

7. استخدام دليل. رقم تحويلة Ana Ortiz هو 4410، ورقم Raj Patel هو 4415، ورقم Lee Quinn هو 4420. التغييرات: Raj Patel في إجازة، وتُحوّل مكالماته إلى Lee Quinn. أصبح رقم تحويلة Ana Ortiz الآن 4499. تُحوّل المكالمات الموجهة إلى أي شخص غير مدرج إلى الاستقبال على الرقم 4400. إلى أين ينبغي تحويل مكالمة Raj Patel؟

الإجابة: 4420، إلى Lee Quinn. الطريقة: تحقق من قائمة التغييرات قبل الرجوع إلى الدليل نفسه. الفخ: إعطاء رقم التحويلة القديم لـ Raj Patel، وهو 4415، لأنه أول رقم تراه.

كيف تستعد

1. اقرأ إعلان الامتحان أو الدعوة أولًا. بالنسبة إلى امتحانات الخدمة المدنية، يذكر الإعلان المجالات التي ستُختبر فيها. خصص وقتك لها.
2. حدّد وتيرة مناسبة. يتضمن اختبار CLIK من Criteria ثلاثة تمارين محاكاة قصيرة وعشرة أسئلة خلال 13 دقيقة، ما يترك نحو 25 إلى 40 ثانية لكل سؤال اختيار من متعدد. ينبغي أن تستغرق معظم الأسئلة الإدارية المنفردة أقل بكثير من دقيقة. انتقل عن أي سؤال يستغرق وقتًا أطول، ثم عُد إليه لاحقًا.
3. تدرّب على الترتيب الأبجدي لأسماء تبدأ بصيغ صعبة: Mac وMc، والأسماء التي تتضمن شرطة، والأسماء القصيرة التي تطابق بداية أسماء أطول.
4. تعلّم كلمات الأعمال الشائعة التي يكثر الخطأ في تهجئتها، مثل accommodate وoccurrence وliaison وreceive وseparate وnecessary وcorrespondence.
5. تدرّب على حساب الأرصدة المتغيرة والجداول على الورق. دوّن كل خطوة. في مجموعات أسئلة حفظ السجلات، قد يؤثر خطأ مبكر واحد في كل إجابة لاحقة.
6. تحقق من قواعد استخدام الآلة الحاسبة. لا تسمح بعض امتحانات الحكومة بإدخال الهواتف إلى قاعة الامتحان مطلقًا، لذا استعد لاستخدام الآلة الحاسبة المسموح بها في الامتحان أو لإجراء الحسابات ذهنيًا.
7. تدرّب على المقارنة والعدّ في جلسات يومية قصيرة. يُعد اختبار الانتباه إلى التفاصيل تدريبًا جيدًا على قسم العمليات التي تتضمن حروفًا وأرقامًا.
8. إذا كانت الوظيفة تتطلب الطباعة، فتدرّب عليها أيضًا. تتطلب وظائف الطباعة الكتابية الفيدرالية سرعة 40 كلمة في الدقيقة في عينة مدتها 5 دقائق، مع ثلاثة أخطاء أو أقل.

كيف تُحتسب النتائج عادةً

الدرجة الخام. تحصي الاختبارات الإدارية الإجابات الصحيحة، أحيانًا لكل قسم على حدة. وغالبًا ما تعرض الاختبارات الإلكترونية لصاحب العمل درجة إجمالية أو مستوى كفاءة. فعلى سبيل المثال، تمنح Criteria اختبار CLIK درجة من 25 من دون خصم للإجابات الخاطئة، ثم تصنف النتائج ضمن ثلاثة مستويات: غير متمكن، ومتمكن، ومتمكن بدرجة عالية.

مقارنةً بماذا؟ يقارن أصحاب العمل في القطاع الخاص نتيجتك بهدف محدد للوظيفة أو بنتائج المتقدمين الآخرين. أما امتحانات الخدمة المدنية، فراجع إعلان الامتحان، إذ يوضح كيفية تقييم الامتحان وكيفية استخدام النتائج.

متطلبات الطباعة تكون عادةً نجاحًا أو رسوبًا وفق سرعة محددة، مثل السرعة الفيدرالية البالغة 40 كلمة في الدقيقة لوظائف كاتب الآلة الكاتبة.

درجة التدريب لدينا هي عدد أسئلتنا التي أجبت عنها إجابة صحيحة، مع تفصيل النتائج حسب القسم: حفظ الملفات، والتدقيق، والإملاء والقواعد، والرياضيات، والجدولة. وهي ليست درجة من أي اختبار حقيقي، ولا تتنبأ بتقييم في الخدمة المدنية.

قائمة التحقق ليوم اختبار الأعمال المكتبية في الخدمة المدنية

تُجرى اختبارات الأعمال الكتابية الحكومية عادةً حضورياً. ويعرض دليل الاختبار الكتابي لولاية نيويورك قائمة نموذجية، لذا تحقّق من إشعار القبول الخاص بك لمعرفة القواعد الدقيقة:

• أحضر معك: إشعار القبول، وقلمي رصاص رقم 2، وبطاقة هوية تحمل صورتك وتوقيعك، ووجبة خفيفة لا تصدر ضجيجاً.
• اترك في المنزل: الهواتف المحمولة وسماعات الرأس والأجهزة الإلكترونية الأخرى. قد يؤدي استخدام أي منها في أي مكان ضمن موقع الاختبار إلى الاستبعاد.
• لا تُحضر دليل الاختبار نفسه إلى قاعة الاختبار.
• احضر في الوقت المحدد واتبع تعليمات المراقب.
• تابع الوقت بنفسك خلال الأقسام.
• بعد الاختبار، لا تناقش الأسئلة أو تعِد نشرها. مواد الاختبار محمية، وقد يؤدي خرق القواعد إلى استبعادك من الاختبارات المستقبلية.

أما اختبار الأعمال الكتابية عبر الإنترنت، فقائمة التجهيزات أبسط: حاسوب محمول، وغرفة هادئة، ولوحة مفاتيح تعمل، وإجراء أي فحص للنظام في اليوم السابق.

الأخطاء الشائعة في الاختبارات الكتابية والإدارية

• الترتيب بحسب الاسم الأول رغم أن التعليمات تطلب الترتيب بحسب اسم العائلة، أو تجاهل قاعدة مثل «رتّب حسب التاريخ، ثم حسب الاسم».
• التعامل مع Mc وMac على نحو مختلف عما تنص عليه التعليمات. بعض قواعد الترتيب تتعامل معهما حرفًا حرفًا، بينما تجمعهما قواعد أخرى. اتبع ما يذكره الاختبار.
• التسرع في اختيار «لا شيء مما سبق» في أسئلة التهجئة، أو تجنّب هذا الخيار تمامًا.
• فقدان موضعك في مجموعة أسئلة حفظ السجلات. استخدم الهامش لتدوين المجاميع المتراكمة.
• عدم قراءة قائمة التغييرات قبل الإجابة عن أسئلة الدليل.
• قضاء وقت طويل على سؤال واحد. لكل سؤال الوزن نفسه، لذا فإن التعثر في سؤال يستهلك وقتًا تحتاج إليه للإجابة عن أسئلة أسهل.

خطة دراسة لمدة أسبوع للاختبار الكتابي الإداري

اليوم 1. أجرِ الاختبار المجاني القصير أعلاه، وسجّل الأقسام التي أخطأت فيها. إذا كان لديك اختبار للخدمة المدنية، فاقرأ الإعلان ودليل الاختبار.

اليوم 2. الترتيب الأبجدي وحفظ الملفات: رتّب 30 اسمًا، بما فيها الأسماء التي تبدأ بـ Mac وMc، والأسماء الموصولة بشرطة، والأسماء ذات أسماء العائلة المتطابقة.

اليوم 3. الإملاء والقواعد: راجع 20 كلمة شائعة الأخطاء الإملائية في مجال الأعمال، واختيارات الضمائر مثل "to Sam and me".

اليوم 4. حفظ السجلات: أرصدة متتابعة وجداول وقوائم تتضمن المتوسطات والنسب المئوية، على الورق.

اليوم 5. تدرّب على المقارنة والتحقق والعد لمدة 15 دقيقة، ثم أجرِ اختبارًا تجريبيًا كاملًا بوقت محدد وراجع كل شرح.

اليوم 6. أعد العمل على أضعف قسم لديك من البداية، وتدرّب على الطباعة إذا كانت الوظيفة تتطلب ذلك.

اليوم 7. استرح. جهّز إشعار دخول الاختبار وهويتك وأقلامك، أو اختبر حاسوبك المحمول استعدادًا للاختبار عبر الإنترنت.