事務職適性検査の練習

実際のテストでよく見られる内容

「事務職テスト」には、民間企業が実施する短時間のオンライン選考と、政府機関の事務職向けに実施される、より長時間の公務員試験という大きく異なる2種類があります。どちらも、日常的な事務スキルを測ります。

**民間企業の選考テスト。**通常は短時間で、オンラインで実施されます。たとえばCriteriaのCLIK computer skills testは13分で、ウェブブラウザー、メール、ワープロを対象に、短い作業シミュレーション3問と選択式問題10問に取り組みます。Criteriaは、事務アシスタント、事務職員、受付係などの職種に推奨しています。雇用主は、タイピングテスト、データ入力テスト、または上記の無料サンプルのような、ファイリング、照合、計算に関する短い問題を追加することもよくあります。

**公務員向け事務職試験。**州政府や地方自治体は、試験ガイドを公開しています。ニューヨーク州のEntry-Level Clerical Seriesでは、試験時間は合計3時間で、次の5つの分野から出題されます。

• スペル: 3つの単語の中からスペルミスのあるもの、または「上記にスペルミスはない」を選びます。
• アルファベット順の並べ替え: 名前がアルファベット順のファイルのどこに入るかを判断します。たとえば、3番目に来る名前を選びます。
• 記録管理: 複数の情報源からデータをまとめること、スケジュール管理、残高の計算、合計・小計・平均・パーセンテージを含む表などに関する問題です。
• 文字と数字の処理: 文字や数字の並べ替え、比較、照合、グループごとのカウントを行います。このシリーズのすべての試験に含まれます。
• 名簿の使用: 氏名や部屋番号の変更に合わせて電話帳を更新し、電話をかけてきた人から尋ねられそうな質問に答えます。

試験の案内には、受験する試験に含まれる分野が記載されています。試験会場で紙の試験を受けます。携帯電話などの電子機器は持ち込めません。

**米国連邦政府の事務職。**OPMの事務職および行政サポート職の資格基準は、経験と学歴に基づいています。タイピングが職名に含まれる職種には、追加のスキル要件があります。clerk-typistおよびoffice automation職では、5分間のサンプルで誤りが3つ以下、1分あたり40語の入力速度が求められます。

CriteriaおよびCLIKは、それぞれの所有者の商標です。Intellect Councilは、いずれとも提携、推奨、スポンサー関係にありません。

解き方の例付き問題タイプ

上記の分野をもとにした解答例を7問紹介します。それぞれ解き方と間違えやすい点を解説します。無料サンプルとは重複しません。

1. アルファベット順: 3番目の名前はどれ？ Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa。

答え: Hartley, Ann。順番はHart、Harte、Hartley、Hartmanです。 解き方: 文字を1つずつ比べます。「何もない部分は、文字より前」と覚えておきましょう。HartはHarteより短いため、先に並びます。次にeはlより前、lはmより前です。 間違えやすい点: 名を見てしまうことです。名を使うのは、姓が同じ場合だけです。

2.「該当なし」の選択肢があるスペル問題。 スペルが間違っているものはありますか？ (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) 上記にスペルの間違いはない。

答え: D。3語とも正しいスペルです。 解き方: それぞれの単語を個別に確認してから、自信を持って「該当なし」を選びましょう。 間違えやすい点: 3つのうち1つは必ず間違いだと思い込むことです。よくスペルを間違えられる単語でも、正しく書かれている場合があります。

3. 記録管理: 残高の計算。 備品予算は$1,500から始まります。$240.00と$315.50を購入に使い、返品分の$60.00が返金され、その後$129.75を使いました。残高はいくらですか？

答え: $1,500 - $240.00 = $1,260.00。次に、$1,260.00 - $315.50 = $944.50。返品分の$60.00を加えると$1,004.50です。そこから$129.75を引くと$874.75です。 間違えやすい点: 返品分を足さずに引いてしまうことです。

4. 記録管理: 表の完成。 ヘルプデスクでは、月曜日から金曜日までの電話件数を80、64、72、90、69件と記録しています。1日あたりの平均件数はいくつですか？また、月曜日の80件のうち、請求に関する電話28件は何パーセントですか？

答え: 合計は375件なので、平均は375 / 5 = 75件です。請求に関する電話は28 / 80 = 0.35、つまり35%です。 間違えやすい点: 月曜日の80件ではなく、週の合計375件など、誤った数で割ることです。さらに練習したい方は、パーセント問題のガイドをご覧ください。

5. 条件に合う数字を数える。 文字列571837927477では、奇数の直後に7が来るのは何回ですか？

答え: 3回です。7の前にある数字は5、3、2、4、7です。このうち奇数は5、3、7だけです。 解き方: まずすべての7を見つけ、それぞれの直前の数字を確認します。 間違えやすい点: 7の合計数である5を答えてしまうことです。

6. アルファベットの間隔。 MがTより前にあるのと同じ数だけ、Rより前にある文字はどれですか？

答え: Kです。MはTの7文字前にあり、Rの7文字前はKです。 解き方: まず示された2文字の間の歩数を数え、同じ方向に、新しい文字から同じ歩数だけ数えます。 間違えやすい点: 歩数（7）ではなく、その間にある文字の数（6）を数えてしまうことです。

7. 名簿の使用。 Ana Ortizの内線番号は4410、Raj Patelは4415、Lee Quinnは4420です。変更事項: Raj Patelは休暇中で、電話はLee Quinnに転送されます。Ana Ortizの内線番号は4499に変わりました。名簿にない人への電話は、受付の4400に転送されます。Raj Patelへの電話はどこにかければよいですか？

答え: 4420、Lee Quinnです。 解き方: 名簿を見る前に、変更事項を確認します。 間違えやすい点: 最初に目に入った番号であるRaj Patelの旧内線番号4415を答えてしまうことです。

準備方法

1. まず、試験の告知や案内を読みましょう。 公務員試験の場合、受験する分野が記載されています。そこに時間をかけて対策しましょう。
2. ペースを決めましょう。 CriteriaのCLIKでは、3つの短いシミュレーションと10問を13分で解きます。選択式問題1問あたりの時間は、およそ25～40秒です。一般的な事務処理の単問は、ほとんどの場合、1分もかかりません。時間がかかる問題はいったん飛ばし、あとで戻りましょう。
3. 並べ替えにくい名前で、アルファベット順に並べる練習をしましょう。 MacとMc、ハイフンのある名前、長い名前の冒頭と一致する短い名前などです。
4. よくスペルを間違えやすいビジネス用語を覚えましょう。 たとえば、accommodate、occurrence、liaison、receive、separate、necessary、correspondenceなどです。
5. 残高の計算や表の処理を、紙に書いて練習しましょう。 各ステップを書き出してください。記録管理の問題では、最初の間違いが後の回答すべてに影響することがあります。
6. 電卓の使用ルールを確認しましょう。 政府機関の試験には、試験会場への携帯電話の持ち込み自体が認められないものもあります。試験で使用できる電卓、または暗算に備えておきましょう。
7. 比較やカウントの練習を、毎日短時間行いましょう。 細部への注意力テストは、文字や数字を扱う分野の練習に役立ちます。
8. タイピングを伴う職種に応募する場合は、タイピングも練習しましょう。 連邦政府の事務職タイピストには、5分間のサンプルで1分あたり40語、かつ誤り3つ以下が求められます。

一般的な採点方法

生得点。 事務処理能力テストでは正解数を数え、セクションごとに集計する場合もあります。オンラインの選考テストでは、合計点や習熟度の区分が雇用主に報告されることがよくあります。たとえばCriteriaは、誤答による減点なしでCLIKを25点満点で採点し、結果を「未習熟」「習熟」「高い習熟度」の3段階に分類します。

何との比較か。 民間企業は、職種ごとの目標や他の応募者とスコアを比較します。公務員試験の場合は、試験案内を確認してください。採点方法と結果の使用方法が説明されています。

タイピング要件は通常、指定された速度に達しているかどうかで合否が決まります。たとえば、連邦政府の事務タイピスト職では1分間に40語が基準です。

練習スコアは、当サイト独自の問題の正解数を示し、書類整理、照合、スペルと文法、計算、スケジュール管理のセクション別の内訳も表示します。実際のテストのスコアではなく、公務員試験の評価を予測するものでもありません。

公務員の事務職試験当日のチェックリスト

公務員の事務職試験は、通常、会場で受験します。ニューヨーク州の事務職試験ガイドには一般的な持ち物などが記載されています。正確なルールは、受験案内で確認してください。

• **持参するもの：**受験案内、No. 2の鉛筆2本、署名入りの顔写真付き身分証明書、音を立てずに食べられる軽食。
• **自宅に置いてくるもの：**携帯電話、ヘッドホンなどの電子機器。試験会場の敷地内でこれらを使用すると、受験資格を失う場合があります。
• 試験ガイドそのものは、試験室に持ち込まないでください。
• 時間どおりに到着し、試験監督者の指示に従ってください。
• 各セクションの時間配分は自分で管理してください。
• **試験後は、**問題について話したり、問題を再現したりしないでください。試験問題は保護されており、ルールに違反すると、今後の試験を受けられなくなる場合があります。

オンラインの事務職スクリーニングに必要なものは、よりシンプルです。ノートパソコン、静かな部屋、動作するキーボード、そして前日までに済ませておくシステムチェックです。

事務処理能力テストでよくある間違い

• **指示では姓で並べるのに、名でファイリングする。**または「日付順、その後に名前順」のようなルールを見落とす。
• **指示と異なる方法でMcとMacを扱う。**ファイリングのルールによっては1文字ずつ並べ、別のルールではひとまとめにします。テストの指示に従いましょう。
• **スペル問題で「該当なし」の選択肢を急いで選ぶ。**または、その選択肢をまったく選ばない。
• **記録管理の問題で、どこまで確認したか見失う。**余白に累計を書き留めましょう。
• 住所録の問題に答える前に、変更点の一覧を読まない。
• **1問に時間をかけすぎる。**どの問題も配点は同じなので、行き詰まった問題に時間を使うと、もっと簡単な問題に使う時間がなくなります。

事務処理テストの1週間学習プラン

1日目。 上の無料サンプルを受けて、間違えたセクションを記録します。公務員試験を受ける場合は、試験案内と試験ガイドを読みましょう。

2日目。 アルファベット順の並べ替えとファイリング：Mac、Mc、ハイフン付きの姓、同じ姓を含む30人の名前を並べ替えます。

3日目。 スペリングと文法：よくスペルを間違えるビジネス用語20語と、「to Sam and me」のような代名詞の使い分けを練習します。

4日目。 記録管理：残高の推移、スケジュール、平均値やパーセントを含む表を紙の上で扱います。

5日目。 15分間、比較・確認・数え上げのドリルを行います。その後、時間を計って本番形式の模擬テストを受け、解説をすべて確認します。

6日目。 最も苦手なセクションを最初から解き直します。職務で必要なら、タイピングも練習します。

7日目。 休みます。受験票、身分証明書、鉛筆を準備するか、オンライン試験に備えてノートパソコンを確認します。