ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষা অনুশীলন

10-কী টাইপিংয়ের গতি পরীক্ষা

অনেক ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষায় নম্বর প্যাডে কত দ্রুত সংখ্যা টাইপ করেন, তাও সময় ধরে মাপা হয়। নীচে প্রতিটি সংখ্যা টাইপ করে Enter চাপুন। আপনার নির্ভুলতার সঙ্গে প্রতি ঘণ্টায় কী-স্ট্রোকের সংখ্যা (KPH) হিসেবে গতি দেখানো হবে।

আসল পরীক্ষাটি সাধারণত কেমন হয়

ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষা সংক্ষিপ্ত ও ব্যবহারিক। বেশিরভাগ নিয়োগকর্তা এই বিভাগগুলোর মধ্যে দুই বা তিনটি মিলিয়ে পরীক্ষা নেন:

• টাইপিং (আলফানিউমেরিক) পরীক্ষা। Criteria-র টাইপিং পরীক্ষা-তে একটি অনুচ্ছেদ দেখানো হয় এবং যতটা সম্ভব টাইপ করার জন্য এক মিনিট সময় দেওয়া হয়। নির্দেশনাসহ পরীক্ষাটি প্রায় 2 মিনিটের। এতে প্রতি মিনিটে শব্দের সংখ্যা (WPM), ভুলের সংখ্যা এবং সংশোধিত WPM দেখানো হয়। সংশোধিত WPM হলো WPM থেকে ভুলের সংখ্যা বাদ দিলে যা থাকে।
• 10-key (নম্বর প্যাড) পরীক্ষা। Criteria-র Ten Key Test-এ টাইপ করার জন্য 20টি এন্ট্রি থাকে। নির্দেশনাসহ সাধারণত 5 মিনিটের কম সময় লাগে। এতে প্রতি ঘণ্টায় কীস্ট্রোকের (KPH) হিসাবে গতির স্কোর এবং নির্ভুলতার স্কোর দেখানো হয়, অর্থাৎ কতগুলো ঘর সঠিকভাবে পূরণ করা হয়েছে।
• যাচাই ও ভুল শনাক্তকরণ। টাইপ করা রেকর্ডের সঙ্গে মূল নথি মিলিয়ে দেখে কী বদলেছে তা খুঁজে বের করুন, যেমন উপরের বিনামূল্যের নমুনায় রয়েছে।
• ফরম্যাটের নিয়ম ও প্রাথমিক গণিত। নির্দিষ্ট ফরম্যাটে তারিখ, ফোন নম্বর ও কোড লিখুন, একসঙ্গে কয়েকটি অঙ্কের মোট বের করুন, অথবা রেকর্ড সাজান।
• কম্পিউটার দক্ষতা। কিছু নিয়োগকর্তা কম্পিউটার ব্যবহারের জ্ঞান যাচাইয়ের সংক্ষিপ্ত পরীক্ষা যোগ করেন। Criteria-র CLIK-এ 13 মিনিট লাগে: প্রথমে কাজের তিনটি সংক্ষিপ্ত সিমুলেশন, তারপর দশটি বহু নির্বাচনী প্রশ্ন। অফিসের অন্যান্য পদের পাশাপাশি ডেটা এন্ট্রি ক্লার্কদের জন্যও Criteria এই পরীক্ষার সুপারিশ করে।

US ফেডারেল সরকারের চাকরি। ফেডারেল সরকার লিখিতভাবে টাইপিংয়ের মানদণ্ড নির্ধারণ করে। OPM-এর কেরানির পদের যোগ্যতার মানদণ্ড-এ ক্লার্ক-টাইপিস্ট ও অফিস অটোমেশন পদের জন্য 40 WPM চাওয়া হয়। Data transcriber পদের ক্ষেত্রে GS-2 ট্রান্সক্রিপশনের দায়িত্বের জন্য 20 WPM, অথবা GS-3 ও GS-4-এর জন্য 25 WPM, কিংবা আলফানিউমেরিক ডেটা ট্রান্সক্রাইবিং মেশিন ব্যবহারের দক্ষতা গ্রহণযোগ্য। গতি নির্ধারণ করা হয় 5 মিনিটের নমুনার ভিত্তিতে, যেখানে ভুলের সংখ্যা তিন বা তার কম হতে হবে। আবেদনকারীরা পারফরম্যান্স পরীক্ষা, অনুমোদিত প্রতিষ্ঠানের সনদ অথবা নিজের দক্ষতা স্ব-প্রত্যয়নের মাধ্যমে দেখাতে পারেন। সংস্থাগুলো পরীক্ষার মাধ্যমে স্ব-প্রত্যয়িত দক্ষতা যাচাই করতে পারে। ফলাফল ও সনদ 3 বছর পর্যন্ত গ্রহণ করা হয়।

অনলাইনে বা সরাসরি। বেসরকারি নিয়োগকর্তারা সাধারণত অনলাইনে একটি লিংক পাঠান। কিছু সরকারি পরীক্ষা পরীক্ষাকেন্দ্রে সরাসরি দিতে হয়।

Criteria ও CLIK তাদের মালিকের ট্রেডমার্ক। Intellect Council এগুলোর সঙ্গে অনুমোদিত, সংযুক্ত বা পৃষ্ঠপোষকতাপ্রাপ্ত নয়।

সমাধানসহ প্রশ্নের ধরন

ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষায় কী যাচাই করা হয়, তার ছয়টি সমাধানসহ উদাহরণ - প্রতিটিতে পদ্ধতি ও যে ভুলটি হতে পারে, তা-ও দেওয়া হয়েছে।

1. সংশোধিত টাইপিং গতি। এমন একটি পরীক্ষায় আপনি 52 WPM গতিতে টাইপ করেন এবং 6টি ভুল করেন। পরীক্ষায় সংশোধিত WPM হিসাব করা হয় WPM থেকে ভুলের সংখ্যা বাদ দিয়ে। আপনার সংশোধিত গতি কত?

উত্তর: 52 - 6 = 46 সংশোধিত WPM। যে ভুলটি হতে পারে: শুধু কাঁচা গতির দিকে মনোযোগ দেওয়া। এই ধরনের স্কোরে প্রতিটি ভুলের জন্য প্রতি মিনিটে পুরো একটি শব্দ বাদ যায়। তাই ভুল কমাতে একটু ধীরে টাইপ করলে প্রায়ই ফল ভালো হয়।

2. KPH হিসাব করা। আপনি 7টি করে অঙ্কের 20টি এন্ট্রি করেন এবং প্রতিটি এন্ট্রির পরে Enter চাপেন। এতে আপনার 90 সেকেন্ড লাগে। প্রতি ঘণ্টায় কী-স্ট্রোক হিসেবে আপনার গতি কত?

উত্তর: প্রতিটি এন্ট্রিতে 7 + 1 = 8টি কী-স্ট্রোক লাগে, তাই 20টি এন্ট্রিতে মোট 160টি কী-স্ট্রোক। 1.5 মিনিটে 160টি হলে প্রতি মিনিটে প্রায় 106.7টি, আর 106.7 x 60 = 6,400 KPH। যে ভুলটি হতে পারে: Enter-ও যে একটি কী-স্ট্রোক হিসেবে গণনা হয়, তা ভুলে যাওয়া।

3. টাকার অঙ্কে অঙ্কের স্থানবদল। উৎস: "Acct 50317, $2,940.15"। এন্ট্রি করা হয়েছে: "Acct 50317, $2,904.15"। ভুলটি কী?

উত্তর: টাকার অঙ্কে 40 বদলে 04 হয়েছে। পদ্ধতি: সংখ্যা বাম থেকে ডানে দুই বা তিনটি অঙ্কের দলে ভাগ করে দেখুন, এবং প্রথমে দশমিকের পরের অঙ্কগুলো মিলিয়ে নিন। যে ভুলটি হতে পারে: মোট অঙ্ক দুটি দেখতে কাছাকাছি বলে দ্রুত চোখ বুলিয়ে গেলে ভুলটি ধরা না পড়া।

4. ফরম্যাটের নিয়ম প্রয়োগ করা। নির্দেশে বলা হয়েছে: "Enter names as LAST, First, with the last name in capitals." উৎসে আছে "maria de la cruz"। আপনি কী লিখবেন?

উত্তর: DE LA CRUZ, Maria। পদ্ধতি: নিয়মটি একবার পড়ুন, তারপর প্রতিটি রেকর্ডে একইভাবে প্রয়োগ করুন। যে ভুলটি হতে পারে: বড় হাতের অক্ষর ঠিক করলেও কমা দিতে ভুলে যাওয়া, অথবা পদবি হিসেবে শুধু "CRUZ" লেখা। তথ্য ঠিক থাকলেও ফরম্যাটের ভুল সাধারণত ভুল হিসেবেই গণ্য হয়।

5. ডুপ্লিকেট শনাক্ত করা। একটি ব্যাচে "Invoice 77120, Delta Supply, $410.00" দুবার আছে, এবং "Invoice 77210, Delta Supply, $410.00" একবার আছে। কতটি ডুপ্লিকেট রেকর্ড রয়েছে?

উত্তর: একটি। 77120-সহ দুটি লাইন একই রেকর্ড। 77210 একটি আলাদা ইনভয়েস, যদিও সরবরাহকারী ও টাকার অঙ্ক একই। যে ভুলটি হতে পারে: রেফারেন্স নম্বর না মিলিয়ে শুধু নাম ও টাকার অঙ্ক মিলে যাওয়াকেই ডুপ্লিকেটের প্রমাণ ধরে নেওয়া।

6. কোডে দেখতে একই রকম অক্ষর। উৎস কোড: "SKU B08-L1O5"। কোন এন্ট্রিটি সঠিক: "SKU B08-L1O5", "SKU BO8-L1O5" নাকি "SKU B08-LIO5"?

উত্তর: প্রথমটি। দ্বিতীয়টিতে B-এর পরের শূন্যের জায়গায় O অক্ষরটি বসানো হয়েছে, আর তৃতীয়টিতে 1 অঙ্কের জায়গায় I অক্ষরটি বসানো হয়েছে। পদ্ধতি: অক্ষর ও অঙ্ক মেশানো কোডে প্রতিটি চিহ্ন ধরে ঠিক করুন সেটি অক্ষর, নাকি অঙ্ক। এ বিষয়ে আরও অনুশীলন করতে চাইলে, আমাদের মনোযোগ দিয়ে খুঁটিনাটি দেখার পরীক্ষা এই দক্ষতাটিই যাচাই করে।

কীভাবে প্রস্তুতি নেবেন

1. কত গতিতে কাজ করার লক্ষ্য রাখবেন, তা জেনে নিন। Criteria-র Ten Key Test-এ 20টি এন্ট্রি থাকে এবং সাধারণত 5 মিনিটেরও কম সময় লাগে। ফেডারেল টাইপিং পরীক্ষায় 5 মিনিটের একটি নমুনা থাকে, যেখানে ভুলের সংখ্যা তিনটির বেশি হওয়া চলবে না। একইভাবে ছোট ছোট পর্বে অনুশীলন করুন: টাইপিংয়ের জন্য 1 মিনিট, 10-key-এর জন্য 20টি এন্ট্রি, তারপর প্রতি বার 5 মিনিট করে।
2. আসল নম্বর প্যাড ব্যবহার করুন। তর্জনী 4-এ, মধ্যমা 5-এ (এতে উঁচু বিন্দু আছে) এবং অনামিকা 6-এ রাখুন। 0-এর জন্য বুড়ো আঙুল এবং Enter-এর জন্য কনিষ্ঠ আঙুল ব্যবহার করুন।
3. প্রথমে Num Lock পরীক্ষা করুন। এটি বন্ধ থাকলে নম্বর প্যাড দিয়ে সংখ্যা লেখার বদলে কার্সর সরবে।
4. আগে নির্ভুলতা, তারপর গতি। adjusted WPM-এর মতো স্কোরে ভুলের জন্য নম্বর বাদ যায়, আর অনেক নিয়োগকর্তা অতিরিক্ত ভুল থাকা ফলাফল গ্রহণ করেন না।
5. নিজের হাতের দিকে তাকাবেন না। উৎস লেখার দিকেই চোখ রাখুন। কী খুঁজতে নিচে তাকানোর অভ্যাস ছাড়তে সবচেয়ে বেশি সময় লাগে, তাই এখন থেকেই শুরু করুন।
6. টাইমার শুরু হওয়ার আগে ফরম্যাটের নিয়মগুলি পড়ুন। তারিখ, বড় হাতের অক্ষর, যতিচিহ্ন এবং সংখ্যার শুরুতে থাকা শূন্যের ক্ষেত্রে বেশিরভাগ নম্বর কাটা যায়।
7. সংখ্যাগুলি ভাগ করে পড়ুন। একবারে দুই বা তিনটি অঙ্ক পড়া, একবারে একটি অঙ্ক বা পুরো সংখ্যাটি একসঙ্গে পড়ার চেয়ে দ্রুত ও নির্ভুল।
8. প্রতিদিন অল্প অল্প করে অনুশীলন করুন। এক সপ্তাহ ধরে দিনে পাঁচ থেকে দশ মিনিট অনুশীলন করলে, একবারে দীর্ঘ সময় অনুশীলনের চেয়ে গতি বেশি বাড়ে।

সাধারণত স্কোর কীভাবে করা হয়

টাইপিং স্কোর। পরীক্ষায় সাধারণত WPM, ভুলের সংখ্যা এবং নেট বা সমন্বিত গতি জানানো হয়। উদাহরণস্বরূপ, Criteria সমন্বিত WPM হিসাব করে WPM থেকে ভুলের সংখ্যা বাদ দিয়ে।

10-key স্কোর। প্রতি ঘণ্টায় কী-স্ট্রোকের গতি এবং নির্ভুলতা, যেমন কতগুলি ঘরে সঠিক তথ্য লেখা হয়েছে। গতি বেশি হলেও নির্ভুলতা কম হলে, সাধারণত নিয়োগকর্তার কাছে তা ধীর কিন্তু নির্ভুল কাজের চেয়ে কম মূল্যবান।

পাস নম্বর। বেসরকারি নিয়োগকর্তারা প্রতিটি পদের জন্য নিজেরাই লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করেন এবং তা খুব কমই প্রকাশ করেন। US ফেডারেল দপ্তরের কেরানির চাকরি এর ব্যতিক্রম: OPM প্রকাশিত ন্যূনতম গতি নির্ধারণ করে, যেমন কেরানি-টাইপিস্ট পদের জন্য 40 WPM। 5-মিনিটের নমুনা পরীক্ষায় তিনটি বা তার কম ভুলের ভিত্তিতে এই গতি মাপা হয়।

আমাদের অনুশীলন স্কোর হল আমাদের নির্ভুলতা যাচাইয়ের প্রশ্নগুলির মধ্যে আপনি যতগুলি সঠিক করেছেন, তার সঙ্গে উপরের 10-key পরীক্ষায় আপনার KPH ও নির্ভুলতার হিসাব। এটি আপনার বর্তমান গতি ও নির্ভুলতার একটি ধারণা দেয়, কোনও বাস্তব পরীক্ষার স্কোর নয়।

কারা ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষা ব্যবহার করে

যে কাজেই রেকর্ড টাইপ করতে বা হাতে মিলিয়ে দেখতে হয়, সেখানেই ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষা হতে পারে:

• ডেটা এন্ট্রি ক্লার্ক ও অপারেটর, যার মধ্যে দূর থেকে করা ডেটা এন্ট্রির কাজও রয়েছে।
• Accounts payable ও receivable ক্লার্ক, যাঁদের সারাদিন ইনভয়েস নম্বর ও অঙ্ক টাইপ করতে হয়। তাই 10-key পরীক্ষা প্রচলিত। এই পদগুলোর অনেকগুলোর জন্য অ্যাকাউন্টিং পরীক্ষা-ও দিতে হয়।
• মেডিক্যাল বিলিং ও ক্লেম প্রসেসর, যেখানে কোডে অক্ষর ও সংখ্যা মেশানো থাকে। Criteria-র CLIK কম্পিউটার দক্ষতা পরীক্ষার উপযোগী পদের মধ্যে মেডিক্যাল বিলারদেরও রাখা হয়েছে।
• প্রশাসনিক ও গ্রাহক পরিষেবার কাজ, যেখানে প্রায়ই টাইপিং পরীক্ষার সঙ্গে কেরানির কাজের পরীক্ষা থাকে।
• US ফেডারেল সরকারের ক্লার্ক-টাইপিস্ট, অফিস অটোমেশন ও ডেটা ট্রান্সক্রাইবার পদ, যেগুলোর জন্য OPM-এর প্রকাশিত টাইপিং মানদণ্ড রয়েছে।

এই অনুশীলনটি আসল পরীক্ষার তুলনায় কেমন

যে দিকগুলির সঙ্গে মিল আছে। উপরের 10-key পরীক্ষায় বেশিরভাগ নিয়োগকর্তার পরীক্ষার মতোই KPH এবং নির্ভুলতা মাপা হয়। নমুনা প্রশ্নগুলিতে data entry পরীক্ষায় ব্যবহৃত যাচাই ও ফরম্যাটিংয়ের নিয়ম অনুশীলন করা হয়।

যে দিকগুলির সঙ্গে মিল নেই। প্রতিটি প্রকাশকের নিজস্ব লেখা, এন্ট্রির দৈর্ঘ্য ও স্কোরিংয়ের বিবরণ থাকে, যা আমরা দেখতে পাই না। পরীক্ষা কেন্দরের কিবোর্ডও আপনার কিবোর্ডের থেকে আলাদা লাগতে পারে।

কীভাবে ব্যবহার করবেন। কয়েক দিনের মধ্যে 10-key পরীক্ষাটি কয়েকবার দিন এবং দুটো সংখ্যাই খেয়াল করুন। গতি বাড়ার সঙ্গে নির্ভুলতা কমে গেলে, নির্ভুলতা ফিরে না আসা পর্যন্ত গতি কমান। পূর্ণ মক টেস্টে আসল গতিতে আরও দীর্ঘ যাচাই ও ফরম্যাটিংয়ের সেট রয়েছে।

ডেটা এন্ট্রি পরীক্ষার দিনের চেকলিস্ট

• কীবোর্ড: নম্বর প্যাডসহ একটি পূর্ণ আকারের কীবোর্ড ব্যবহার করুন, অথবা ল্যাপটপের জন্য আলাদা USB নম্বর প্যাড নিন। আগের দিন পরীক্ষা করে নিন।
• Num Lock: চালু রাখুন এবং শুরু করার আগে পরীক্ষা করে নিন।
• ব্রাউজার: হালনাগাদ রাখুন এবং অন্য ট্যাবগুলি বন্ধ করুন। আমন্ত্রণপত্রে দেওয়া যেকোনো সিস্টেম পরীক্ষা চালিয়ে নিন।
• ঘর: নিরিবিলি ঘর বেছে নিন, যেখানে স্ক্রিন ও মূল লেখায় ভালো আলো পড়ে।
• বসার ভঙ্গি: কীবোর্ডের সামনে সোজা হয়ে বসুন এবং কবজি সমান উচ্চতায় রাখুন। বসার ভঙ্গিতে সামান্য পরিবর্তনও আপনার গতি প্রত্যাশার চেয়ে বেশি কমিয়ে দিতে পারে।
• নির্দেশাবলি: Start চাপার আগে প্রতিটি ফরম্যাট-সংক্রান্ত নিয়ম পড়ুন। বেশির ভাগ পরীক্ষায় বিরতি নেওয়া যায় না।