Excel মূল্যায়ন পরীক্ষার অনুশীলন

আসল পরীক্ষাটি সাধারণত কেমন হয়

Excel পরীক্ষার কোনও একক মানক ধরন নেই। নিয়োগকর্তারা মূল্যায়ন প্রকাশকদের কাছ থেকে পরীক্ষা কেনেন অথবা নিজেদের কাজ তৈরি করেন। পরীক্ষার ধরন প্রকাশক এবং পদের স্তরের ওপর নির্ভর করে। প্রকাশকেরা প্রকাশ্যে যে ধরনগুলির কথা জানিয়েছেন, সেগুলি হল:

• সংক্ষিপ্ত বহুনির্বাচনী পরীক্ষা। Criteria-র Excel 2013 and 2016 tests-এ 20টি বহুনির্বাচনী প্রশ্ন থাকে, যার জন্য মোট সময়সীমা 10 মিনিট। তাদের Excel 365 পরীক্ষায় 12টি প্রশ্ন থাকে, প্রতিটি প্রশ্নের জন্য 1 মিনিট সময় দেওয়া হয় এবং প্রশ্নগুলি বড় প্রশ্নভান্ডার থেকে নেওয়া হয়, তাই পরীক্ষার্থীরা খুব কমই একই প্রশ্নসেট পান। TestGorilla-র তালিকায় তাদের Microsoft Excel (General) test-এ মধ্যম স্তরে 10 মিনিটে 16টি প্রশ্ন রয়েছে।
• সিমুলেশন (হাতে-কলমে কাজ)। আপনি স্প্রেডশিটের মতো একটি স্ক্রিনে কাজ করে বিভিন্ন কাজ সম্পন্ন করেন। Criteria-র Excel 365 Interactive-এ 1 মিনিটের 3টি সিমুলেশন রয়েছে এবং এটি কম্পিউটারে দিতে হয়। Testlify-র Excel simulation test-এর সময়সীমা 30 মিনিট। এতে PivotTable তৈরি, ফর্মুলা লেখা এবং চার্ট তৈরির মতো কাজ থাকে।
• বাড়িতে করার বা সরাসরি কাজ। বিশ্লেষক ও অর্থসংক্রান্ত পদে প্রায়ই প্রশ্ন-সহ একটি ডেটা ফাইল পাঠানো হয়, অথবা সাক্ষাৎকারে আপনাকে স্ক্রিন শেয়ার করে একটি কাজ করতে বলা হয়।

অভিযোজিত নাকি নির্দিষ্ট। Criteria-র মতে, তাদের 2013 ও 2016 পরীক্ষায় প্রত্যেক পরীক্ষার্থীকে একই প্রশ্ন দেখানো হয় এবং প্রাথমিক দক্ষতা মাপা হয়। অন্যদিকে, তাদের 365 পরীক্ষা অভিযোজিত এবং দক্ষতার পুরো পরিসর যাচাই করে।

Indeed-এর কী অবস্থা? অনেকেরই Indeed-এর Excel পরীক্ষার কথা মনে আছে। Indeed এখন জানায় যে Indeed Assessments বন্ধ করে দেওয়া হয়েছে এবং নতুন গ্রাহকদের জন্য এটি আর পাওয়া যায় না। তাই বর্তমান নিয়োগকর্তা সম্ভবত উপরে উল্লেখ করা প্রকাশকদের কোনও একটির পরীক্ষা বা নিজেদের তৈরি কাজ ব্যবহার করবেন।

প্রায় সব ধরনের পরীক্ষাতেই একই মূল বিষয়গুলি থাকে: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF এবং SUMIF, লুকআপ, আপেক্ষিক ও পরম সেল রেফারেন্স, সাজানো ও ফিল্টার করা, PivotTable, চার্ট এবং ফরম্যাটিং। প্রতিটি বৈশিষ্ট্য কীভাবে কাজ করে, তা জানার জন্য Microsoft-এর নিজস্ব পৃষ্ঠাগুলিই সবচেয়ে ভালো সূত্র: XLOOKUP, PivotTable এবং সেল রেফারেন্স।

Microsoft Excel, Criteria, TestGorilla, Testlify এবং Indeed তাদের নিজ নিজ মালিকের ট্রেডমার্ক। এগুলির কোনওটির সঙ্গেই Intellect Council অনুমোদিত, সম্পৃক্ত বা তাদের পৃষ্ঠপোষকতাপ্রাপ্ত নয়।

সমাধানসহ প্রশ্নের ধরন

বেশির ভাগ Excel পরীক্ষায় দেখা যায় এমন সাত ধরনের প্রশ্ন, প্রতিটির পদ্ধতি ও যে ভুলটি হতে পারে তার ব্যাখ্যাসহ। এর কোনোটিই বিনামূল্যের নমুনা পরীক্ষার প্রশ্নের পুনরাবৃত্তি নয়।

1. SUMIFS দিয়ে শর্তসাপেক্ষে মোট হিসাব। B কলামে অঞ্চল, C কলামে ত্রৈমাসিক এবং D কলামে পরিমাণ রয়েছে। Q2-এ North অঞ্চলের বিক্রির মোট হিসাব করতে কোন সূত্র ব্যবহার করবেন?

উত্তর: =SUMIFS(D:D,B:B,"North",C:C,"Q2"). পদ্ধতি: SUMIFS-এ প্রথমে যে পরিসরের মান যোগ করবেন সেটি দিতে হয়, তারপর প্রতিটি শর্তের পরিসর এবং তার শর্ত দিতে হয়। যে ভুলটি হতে পারে: SUMIF-এ যোগের পরিসরটি শেষে থাকে, তাই অনেকে এই দুই সূত্রের ক্রম গুলিয়ে ফেলেন। প্রশ্নে একটি শর্ত থাকলে দুটিই কাজ করে; দুই বা তার বেশি শর্ত থাকলে শুধু SUMIFS কাজ করে।

2. VLOOKUP-এ FALSE না দেওয়া। =VLOOKUP(E2,A:B,2) একটি দাম দেখায়, কিন্তু কিছু কোডের জন্য দামটি ভুল। কেন?

উত্তর: চতুর্থ আর্গুমেন্ট না থাকলে VLOOKUP আনুমানিক মিল ব্যবহার করে। এতে ধরে নেওয়া হয় A কলামটি সাজানো আছে, এবং সঠিক কোডের বদলে কাছাকাছি কোনো কোডের মান দেখাতে পারে। সমাধান: =VLOOKUP(E2,A:B,2,FALSE) ব্যবহার করুন, অথবা XLOOKUP ব্যবহার করুন, যা ডিফল্ট হিসেবে সঠিক মিল খোঁজে। যে ভুলটি হতে পারে: সূত্রটি ত্রুটি না দেখিয়ে একটি সংখ্যা ফেরত দেয়, তাই ভুলটি সহজে চোখ এড়িয়ে যায়।

3. মিশ্র রেফারেন্স। A2:A11-এ 1 থেকে 10 এবং B1:K1-এ 1 থেকে 10 রেখে আপনি একটি গুণের ছক তৈরি করছেন। সূত্রটি ডানে ও নিচে কপি করার জন্য B2-তে কী লিখবেন?

উত্তর: =$A2B$1. A-এর আগে ডলার চিহ্নটি কলামকে স্থির রাখে, আর 1-এর আগে ডলার চিহ্নটি সারিকে স্থির রাখে। যে ভুলটি হতে পারে: =$A$2$B$1 কপি করলে প্রতিটি ঘরে একই ফল আসে, আর =A2*B1 কপি করলে সূত্রটি শিরোনাম থেকে সরে যায়।

4. গণনার ক্রম। A2-তে গত বছরের বিক্রি 200 এবং B2-তে এ বছরের বিক্রি 250 রয়েছে। কোন সূত্রে বৃদ্ধির হার পাওয়া যাবে?

উত্তর: =(B2-A2)/A2, যার ফল 0.25, অর্থাৎ শতকরা বিন্যাসে 25%। যে ভুলটি হতে পারে: =B2-A2/A2 সূত্রে আগে ভাগ হয়, তাই ফল আসে 250 - 1 = 249। শতকরা পরিবর্তন নিয়ে আরও অনুশীলনের জন্য আমাদের শতকরা হিসাবের প্রশ্নের নির্দেশিকা দেখুন।

5. লেখার অপ্রয়োজনীয় ফাঁকা স্থান সরানো। A2-তে অতিরিক্ত ফাঁকা স্থানসহ " INV-20931 " লেখা আছে। আপনার শুধু "INV" দরকার। কোন সূত্রটি কাজ করবে?

উত্তর: =LEFT(TRIM(A2),3). TRIM শুরু ও শেষের ফাঁকা স্থান সরায়, তারপর LEFT প্রথম তিনটি অক্ষর নেয়। যে ভুলটি হতে পারে: =LEFT(A2,3) দুটি ফাঁকা স্থান ও I অক্ষরটি ফেরত দেয়, যা সরু ঘরে দেখলে প্রায় ঠিক মনে হয়।

6. PivotTable-এ Sum-এর বদলে Count দেখাচ্ছে। আপনি Amount-কে Values-এ টেনে আনলেন, আর "Count of Amount" দেখাচ্ছে। এর সম্ভাব্য কারণ কী?

উত্তর: Microsoft-এর তথ্য অনুযায়ী, PivotTable ডিফল্ট হিসেবে সংখ্যাসূচক ক্ষেত্রের যোগফল করে, কিন্তু Excel ডেটাকে লেখা হিসেবে পড়লে তা গুনে। Amount কলামে লেখা হিসেবে সংরক্ষিত সংখ্যা খুঁজুন, সেগুলিকে সংখ্যায় রূপান্তর করুন, তারপর রিফ্রেশ করুন। যে ভুলটি হতে পারে: ডেটা ঠিক না করে সারাংশের ধরন Sum-এ বদলালে সমস্যাটি আড়ালে থেকে যায়।

7. তারিখও সংখ্যা। A2-তে 3/1/2026 এবং B2-তে 3/15/2026 রয়েছে। =B2-A2-এর ফল কী হবে?

উত্তর: 14, কারণ Excel তারিখকে ধারাবাহিক সংখ্যা হিসেবে সংরক্ষণ করে এবং এই বিয়োগে দিনের সংখ্যা পাওয়া যায়। যে ভুলটি হতে পারে: ঘরে যদি 1/14/1900-এর মতো তারিখ দেখা যায়, সূত্রটি ঠিক আছে, কিন্তু ঘরটি তারিখের বিন্যাসে রয়েছে। বিন্যাসটি General বা Number-এ বদলে দিন।

কীভাবে প্রস্তুতি নেবেন

1. কোন ধরনের ফরম্যাট হবে তা জেনে নিন। বহুনির্বাচনী, সিমুলেশন এবং বাড়িতে করার কাজের জন্য আলাদা ধরনের অনুশীলন দরকার। জিজ্ঞেস করলে নিয়োগকারী সাধারণত জানিয়ে দেবেন, আর আমন্ত্রণে প্রায়ই পরীক্ষার প্রকাশকের নাম থাকে।
2. নিজের গতি ঠিক করুন। Criteria-র Excel 2016 test-এর মতো 10 মিনিটে 20টি প্রশ্নের পরীক্ষায়, প্রতিটি প্রশ্নের জন্য 30 সেকেন্ড সময় পাবেন। তাদের Excel 365 পরীক্ষায় প্রতিটি প্রশ্নের জন্য আলাদা করে 1 মিনিট সময় থাকে। একটি সাধারণ ফর্মুলার প্রশ্ন 30 সেকেন্ডের কম সময়ে করতে পারা পর্যন্ত অনুশীলন করুন।
3. আসল Excel-এ অনুশীলন করুন। ফর্মুলা সম্পর্কে পড়া আর নিজে টাইপ করা এক নয়। এই পৃষ্ঠার প্রতিটি ফর্মুলা অন্তত একবার নিজে তৈরি করুন, তারপর কোনও একটি মান বদলে দেখুন ফলাফল আপডেট হয় কি না।
4. মূল দশটি বিষয় ভালোভাবে শিখুন: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF এবং COUNTIFS, SUMIF এবং SUMIFS, XLOOKUP বা VLOOKUP, ROUND, & এবং TRIM দিয়ে টেক্সট জোড়া লাগানো, সাজানো ও ফিল্টার করা, এবং PivotTables।
5. সময় বাঁচানোর শর্টকাটগুলি শিখুন, তবে সেগুলির ওপর নির্ভর করবেন না। F4 দিয়ে অ্যাবসোলিউট ও মিক্সড রেফারেন্সের মধ্যে বদলানো যায়, Ctrl+Shift+L দিয়ে ফিল্টার চালু হয় এবং Ctrl+T দিয়ে টেবিল তৈরি হয়। সিমুলেশনে কখনও কখনও শর্টকাট বন্ধ থাকে, তাই মেনু ব্যবহার করেও কীভাবে কাজটি করতে হয় তা জানুন।
6. এরর কোডগুলি জানুন। #N/A মানে লুকআপে কিছু পাওয়া যায়নি, #REF! মানে রেফারেন্স মুছে গেছে, #VALUE! মানে ভুল ডেটা টাইপ, #DIV/0! মানে শূন্য বা ফাঁকা মান দিয়ে ভাগ করা হয়েছে, আর #### মানে কলামটি যথেষ্ট চওড়া নয়।
7. সিমুলেশনে ফর্মুলা সাবধানে টাইপ করুন। কিছু সিমুলেশন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফর্মুলা পূরণ করে না বা টাইপের ভুল মেনে নেয় না। Enter চাপার আগে বন্ধনী ও কমা পরীক্ষা করে নিন।
8. ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ ব্যবহার করুন। সিমুলেশন পরীক্ষার জন্য সাধারণত কম্পিউটার দরকার হয়, আর ফর্মুলাসহ বহুনির্বাচনী প্রশ্ন বড় স্ক্রিনে পড়া অনেক সহজ।

সাধারণত স্কোর কীভাবে করা হয়

বহু নির্বাচনী পরীক্ষা-তে সঠিক উত্তরের সংখ্যা গণনা করা হয়। Criteria-র Excel 365 সংস্করণের মতো অভিযোজিত পরীক্ষায় আপনার উত্তরের ভিত্তিতে প্রশ্ন বদলে যায়। তাই আপনার ফলাফলে আপনি কতটি সঠিক উত্তর দিয়েছেন, তার পাশাপাশি উত্তর দেওয়া প্রশ্নগুলোর কঠিনতাও প্রতিফলিত হয়।

সিমুলেশন যাচাই করে প্রতিটি কাজের ফল সঠিক হয়েছে কি না। কিছু সিমুলেশনে কাজটি করতে কত সময় লেগেছে, সেটিও নথিভুক্ত করা হয়।

নিয়োগকর্তা যা দেখেন। সাধারণত মোট স্কোর বা দক্ষতার স্তর, কখনও অন্য প্রার্থীদের সঙ্গে তুলনা করে। নিয়োগকর্তারা কাজ অনুযায়ী নিজেরাই লক্ষ্যমাত্রা ঠিক করেন: একজন রিসেপশনিস্টের শুধু প্রাথমিক ফরম্যাটিং ও যোগের কাজ জানলেই চলতে পারে, আর একজন আর্থিক বিশ্লেষকের লুকআপ, PivotTables এবং পরিচ্ছন্নভাবে ডেটা সামলানোর দক্ষতা লাগতে পারে। সবার জন্য প্রযোজ্য কোনো পাস নম্বর নেই, আর পরীক্ষার প্রকাশকেরা খুব কমই তা প্রকাশ করেন।

আমাদের অনুশীলনের স্কোর হলো আমাদের নিজস্ব প্রশ্নগুলোর মধ্যে আপনি যতটির সঠিক উত্তর দিয়েছেন তার সংখ্যা। এতে দক্ষতা অনুযায়ী ফলও দেখানো হয়: সূত্র, রেফারেন্স, লুকআপ, যুক্তি, PivotTables এবং ফরম্যাটিং। এতে বোঝা যায় কোন দিকে মনোযোগ দেবেন। এটি কোনো আসল পরীক্ষার স্কোর নয়।

পদের স্তর অনুযায়ী Excel দক্ষতা

নিয়োগকর্তারা সাধারণত চাকরিটির জন্য প্রয়োজনীয় স্তরের পরীক্ষা নেন। এই তালিকার কতদূর পর্যন্ত শিখবেন, তা ঠিক করতে চাকরির বিবরণ দেখুন।

প্রাথমিক (প্রশাসনিক কাজ, রিসেপশন, গ্রাহকসেবা)। ডেটা প্রবেশ করানো ও ফরম্যাট করা, SUM এবং AVERAGE, সাধারণ IF, সাজানো ও ফিল্টার করা, পৃষ্ঠার সেটআপ ও প্রিন্ট করা এবং সাধারণ চার্ট।

মধ্যবর্তী (অপারেশনস, বিক্রয় সহায়তা, HR, হিসাবরক্ষণ)। COUNTIFS এবং SUMIFS, নির্ভুল মিলসহ XLOOKUP বা VLOOKUP, অ্যাবসোলিউট ও মিশ্র রেফারেন্স, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং, ডেটা ভ্যালিডেশন, LEFT, RIGHT, TRIM এবং TEXT-এর মতো টেক্সট ফাংশন, এবং PivotTable তৈরি ও ফিল্টার করা। পদটি অর্থসংক্রান্ত হলে, আমাদের চাকরির সাক্ষাৎকারের জন্য হিসাবরক্ষণ পরীক্ষা-তে হিসাবরক্ষণের অংশটি রয়েছে।

উন্নত (বিশ্লেষক ও অর্থসংক্রান্ত পদ)। IFS অথবা AND ও OR-সহ IF ব্যবহার করে নেস্টেড লজিক, MATCH-সহ INDEX, FILTER, UNIQUE এবং SORT-এর মতো ডায়নামিক অ্যারে, গণনা করা ফিল্ডসহ PivotTable, Power Query দিয়ে ডেটা পরিষ্কার করা, এবং সময়ের চাপের মধ্যে কাঁচা ডেটা থেকে সংক্ষিপ্ত সারাংশ বা চার্ট তৈরি করা।

পরীক্ষাটি যদি ডেটা-সংক্রান্ত পদের বৃহত্তর মূল্যায়নের অংশ হয়, তাহলে আপনাকে সংখ্যাগত যুক্তি পরীক্ষা-ও দিতে হতে পারে। এতে Excel ছাড়াই একই চার্ট ও টেবিল পড়ার দক্ষতা কাজে লাগে।

এই অনুশীলনটি আসল পরীক্ষার তুলনায় কেমন

যে দিকগুলির সঙ্গে মিল আছে। নিয়োগকর্তারা যে দক্ষতাগুলি সবচেয়ে বেশি যাচাই করেন, ছোট Excel স্ক্রিনিং পরীক্ষার মতো ধরনের বহুনির্বাচনী প্রশ্ন এবং বাস্তব সময়ের চাপ রয়েছে। প্রতিটি উত্তর Microsoft-এর নথিভুক্ত আচরণ অনুসরণ করে এবং প্রতিটি প্রশ্নের ব্যাখ্যা রয়েছে।

যে দিকগুলির সঙ্গে মিল নেই। আমরা লাইভ স্প্রেডশিট চালাই না, তাই আপনার ক্লিক ও কিবোর্ডে চাপ দেওয়া বোতাম যাচাই করে এমন সিমুলেশন নকল করতে পারি না। প্রকাশকেরা নিজেদের প্রশ্নভান্ডার ও কঠিনতার স্তরও ব্যবহার করেন, যা আমরা দেখতে পাই না।

এই ব্যবধান কীভাবে পূরণ করবেন। দুর্বল দিক খুঁজে বের করতে ও নিয়ম শিখতে আমাদের প্রশ্নগুলি ব্যবহার করুন, তারপর Excel-এ নিজে সেই ফর্মুলাগুলি আবার তৈরি করুন। আপনার আমন্ত্রণে যদি পরীক্ষাটিকে সিমুলেশন বলা হয়, অন্তত একটি সেশনে সময় ধরে Excel-এর কাজ করুন: একটি কাঁচা তালিকা থেকে PivotTable তৈরি করুন, একটি lookup লিখুন এবং একটি conditional format প্রয়োগ করুন, কিছু না দেখে।

Excel পরীক্ষার দিনের চেকলিস্ট

• ডিভাইস: সম্ভব হলে মাউসসহ একটি ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ ব্যবহার করুন। চার্জ দিয়ে রাখুন এবং অন্য প্রোগ্রাম বন্ধ করুন।
• ব্রাউজার: হালনাগাদ ব্রাউজার ব্যবহার করুন এবং আমন্ত্রণপত্রে সিস্টেম পরীক্ষা করার কোনো লিঙ্ক আছে কি না দেখুন। আগের দিনই সেটি চালিয়ে নিন।
• Excel-এর সংস্করণ: পরীক্ষায় Excel 365 বা Excel 2016-এর মতো কোনো সংস্করণের উল্লেখ থাকলে মনে রাখবেন, মেনুগুলি সামান্য আলাদা হতে পারে। ফাংশনের নাম একই থাকে।
• কীবোর্ড: Mac কীবোর্ডে শর্টকাট আলাদা। আপনি সাধারণত Windows ব্যবহার করলে, পরীক্ষার দিন যে কম্পিউটারটি ব্যবহার করবেন সেটিতে অনুশীলন করুন।
• সময়: সময়সীমা প্রতিটি প্রশ্নের জন্য, নাকি পুরো পরীক্ষার জন্য, তা দেখে নিন। একটি সূত্রে আটকে থাকবেন না।
• নোট: দ্রুত হিসাবের জন্য কাগজ রাখুন। পরীক্ষায় আগের প্রশ্নে ফিরে যাওয়ার সুযোগ থাকলে, পরে আবার দেখতে চান এমন প্রশ্নগুলির নম্বরও লিখে রাখুন।