Luyện tập bài kiểm tra nghiệp vụ hành chính

Bài kiểm tra thực tế thường có dạng như thế nào

"Bài kiểm tra nghiệp vụ hành chính" có thể chỉ hai dạng rất khác nhau: bài sàng lọc trực tuyến ngắn của nhà tuyển dụng tư nhân và kỳ thi công chức dài hơn dành cho các công việc văn phòng trong cơ quan nhà nước. Cả hai đều kiểm tra những kỹ năng văn phòng thường ngày giống nhau.

Bài sàng lọc của nhà tuyển dụng tư nhân. Những bài này thường ngắn và được thực hiện trực tuyến. Ví dụ, bài kiểm tra kỹ năng máy tính CLIK của Criteria kéo dài 13 phút: gồm ba phần mô phỏng tác vụ ngắn, sau đó là mười câu hỏi trắc nghiệm về trình duyệt web, email và xử lý văn bản. Criteria khuyến nghị bài này cho các vị trí trợ lý hành chính, nhân viên văn thư, lễ tân và những công việc tương tự. Nhà tuyển dụng thường bổ sung bài kiểm tra đánh máy, bài kiểm tra nhập liệu, hoặc một nhóm câu hỏi ngắn về lưu hồ sơ, kiểm tra và toán học giống như bài mẫu miễn phí ở trên.

Kỳ thi công chức nghiệp vụ hành chính. Chính quyền tiểu bang và địa phương công bố hướng dẫn làm bài. Kỳ thi Entry-Level Clerical Series của bang New York có tổng thời gian làm bài là 3 giờ và gồm năm lĩnh vực:

• Chính tả: ba từ; bạn chọn từ viết sai chính tả hoặc chọn "Không có từ nào ở trên viết sai chính tả".
• Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: xác định vị trí của một tên trong danh sách được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, chẳng hạn tên nào đứng thứ ba.
• Lưu trữ hồ sơ: các nhóm câu hỏi về tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, lập lịch, tính số dư liên tục và đọc bảng có tổng, tổng phụ, số trung bình và tỷ lệ phần trăm.
• Xử lý chữ cái và số: sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, so sánh, kiểm tra và đếm các nhóm chữ cái và số. Mọi kỳ thi trong loạt này đều có phần này.
• Sử dụng danh bạ: cập nhật danh bạ điện thoại khi có thay đổi về tên và số phòng, sau đó trả lời những câu hỏi mà người gọi có thể hỏi.

Thông báo kỳ thi liệt kê những lĩnh vực có trong bài thi của bạn. Các kỳ thi này được làm trên giấy tại địa điểm thi; không được phép sử dụng điện thoại và các thiết bị điện tử khác.

Công việc văn thư liên bang Hoa Kỳ. Tiêu chuẩn tuyển dụng cho các vị trí hỗ trợ hành chính và văn thư của OPM dựa trên kinh nghiệm và trình độ học vấn. Các vị trí có yêu cầu đánh máy cần đáp ứng thêm tiêu chuẩn kỹ năng: 40 từ mỗi phút đối với vị trí nhân viên đánh máy và tự động hóa văn phòng, trong bài kiểm tra mẫu kéo dài 5 phút với không quá ba lỗi.

Criteria và CLIK là nhãn hiệu của chủ sở hữu. Intellect Council không liên kết, không được bảo trợ hoặc chứng thực bởi bất kỳ đơn vị nào trong số đó.

Các dạng câu hỏi kèm ví dụ có lời giải

Bảy ví dụ có lời giải theo các chủ đề nêu trên, kèm theo cách làm và lỗi dễ mắc ở từng câu. Không câu nào lặp lại bài mẫu miễn phí.

1. Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái: tên nào đứng thứ ba? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Đáp án: Hartley, Ann. Thứ tự là Hart, Harte, Hartley, Hartman. Cách làm: so sánh từng chữ cái và nhớ rằng "không có gì đứng trước một thứ gì đó": Hart ngắn hơn Harte nên đứng trước. Tiếp theo, e đứng trước l, và l đứng trước m. Lỗi dễ mắc: đọc tên. Tên chỉ quan trọng khi họ trùng nhau.

2. Chính tả với lựa chọn "không có từ nào". Từ nào bị viết sai chính tả, nếu có? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Không có từ nào ở trên bị viết sai chính tả.

Đáp án: D. Cả ba từ đều được viết đúng. Cách làm: kiểm tra từng từ riêng, sau đó tự tin chọn "không có từ nào". Lỗi dễ mắc: cho rằng chắc chắn phải có một trong ba từ sai. Những từ thường bị viết sai đôi khi cũng được viết đúng.

3. Ghi chép sổ sách: số dư liên tục. Ngân sách vật tư A bắt đầu ở mức $1,500. Đã mua hàng với giá $240.00 và $315.50, được hoàn lại $60.00 vào ngân sách, sau đó chi $129.75. Số dư còn lại là bao nhiêu?

Đáp án: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Tiếp theo, $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Cộng khoản hoàn $60.00: $1,004.50. Trừ $129.75: $874.75. Lỗi dễ mắc: trừ khoản hoàn lại thay vì cộng vào.

4. Ghi chép sổ sách: điền vào bảng. Bộ phận hỗ trợ ghi nhận số cuộc gọi từ thứ Hai đến thứ Sáu lần lượt là 80, 64, 72, 90 và 69. Trung bình mỗi ngày có bao nhiêu cuộc gọi, và 28 cuộc gọi về thanh toán chiếm bao nhiêu phần trăm trong tổng số 80 cuộc gọi hôm thứ Hai?

Đáp án: tổng số là 375, nên trung bình là 375 / 5 = 75. Tỷ lệ cuộc gọi về thanh toán là 28 / 80 = 0.35, tương đương 35%. Lỗi dễ mắc: chia cho tổng sai, chẳng hạn lấy tổng số 375 cuộc gọi trong tuần thay vì 80 cuộc gọi hôm thứ Hai. Hãy xem hướng dẫn bài tập phần trăm của chúng tôi để luyện tập thêm.

5. Đếm theo điều kiện. Trong chuỗi 571837927477, chữ số 7 xuất hiện bao nhiêu lần ngay sau một chữ số lẻ?

Đáp án: 3. Các chữ số 7 đứng sau 5, 3, 2, 4 và 7. Chỉ có 5, 3 và 7 là số lẻ. Cách làm: trước tiên tìm tất cả các chữ số 7, sau đó kiểm tra chữ số đứng trước mỗi số. Lỗi dễ mắc: trả lời 5, tức tổng số chữ số 7.

6. Khoảng cách giữa các chữ cái. Chữ cái nào đứng trước R một khoảng bằng khoảng cách từ M đến T?

Đáp án: K. M đứng trước T 7 chữ cái, và chữ cái đứng trước R 7 vị trí là K. Cách làm: đếm số bước giữa hai chữ cái đã cho, rồi đếm cùng số bước theo cùng hướng từ chữ cái mới. Lỗi dễ mắc: đếm số chữ cái ở giữa (6) thay vì số bước (7).

7. Tra cứu danh bạ. Ana Ortiz có số máy lẻ 4410, Raj Patel có số máy lẻ 4415 và Lee Quinn có số máy lẻ 4420. Thay đổi: Raj Patel nghỉ phép và các cuộc gọi đến anh ấy được chuyển cho Lee Quinn. Số máy lẻ của Ana Ortiz hiện là 4499. Các cuộc gọi đến người không có tên trong danh sách được chuyển đến quầy lễ tân theo số 4400. Cuộc gọi cho Raj Patel nên được chuyển đến đâu?

Đáp án: 4420, Lee Quinn. Cách làm: kiểm tra danh sách thay đổi trước khi tra danh bạ. Lỗi dễ mắc: đưa ra số máy lẻ cũ của Raj Patel là 4415 vì đó là số đầu tiên bạn nhìn thấy.

Cách chuẩn bị

1. Trước tiên, hãy đọc thông báo hoặc thư mời dự thi. Với các kỳ thi công vụ, thông báo sẽ liệt kê những lĩnh vực kiến thức bạn sẽ gặp. Hãy tập trung ôn luyện những nội dung đó.
2. Xác định tốc độ làm bài. CLIK của Criteria đưa ba bài mô phỏng ngắn và mười câu hỏi vào 13 phút, tương đương khoảng 25 đến 40 giây cho mỗi câu trắc nghiệm. Hầu hết câu hỏi hành chính riêng lẻ chỉ nên mất chưa đến một phút. Nếu một câu mất lâu hơn, hãy chuyển sang câu khác rồi quay lại.
3. Luyện sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái với những trường hợp dễ nhầm: Mac và Mc, tên có dấu gạch nối và tên ngắn trùng với phần đầu của tên dài hơn.
4. Học cách viết đúng những từ công việc thường bị viết sai, chẳng hạn như accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary và correspondence.
5. Luyện tính số dư lũy kế và điền bảng trên giấy. Ghi lại từng bước. Với các bài tập về lưu trữ hồ sơ, một lỗi ở bước đầu có thể ảnh hưởng đến mọi câu trả lời sau đó.
6. Kiểm tra quy định về máy tính. Một số kỳ thi của chính phủ hoàn toàn không cho phép mang điện thoại vào phòng thi, vì vậy hãy chuẩn bị dùng loại máy tính được phép hoặc tính nhẩm.
7. Luyện so sánh và đếm trong những buổi ngắn mỗi ngày. Bài kiểm tra chú ý đến chi tiết của chúng tôi là bài luyện tập phù hợp cho phần thao tác với chữ cái và chữ số.
8. Nếu vị trí ứng tuyển có yêu cầu đánh máy, hãy luyện kỹ năng này. Các vị trí thư ký kiêm đánh máy của chính phủ liên bang yêu cầu tốc độ 40 từ mỗi phút trong bài kiểm tra mẫu kéo dài 5 phút, với không quá ba lỗi.

Cách tính điểm thường gặp

Điểm thô. Bài kiểm tra nghiệp vụ văn phòng tính số câu trả lời đúng, đôi khi tính riêng theo từng phần. Các bài sàng lọc trực tuyến thường báo cáo cho nhà tuyển dụng tổng điểm hoặc mức năng lực. Ví dụ, Criteria chấm CLIK trên thang 25 điểm, không trừ điểm cho câu trả lời sai, rồi chia kết quả thành ba mức: Chưa thành thạo, Thành thạo và Rất thành thạo.

So sánh với mức nào. Nhà tuyển dụng tư nhân so sánh điểm của bạn với mục tiêu dành cho vị trí đó hoặc với các ứng viên khác. Đối với kỳ thi tuyển công chức, hãy đọc thông báo kỳ thi: thông báo giải thích cách chấm điểm và cách sử dụng kết quả.

Yêu cầu đánh máy thường được đánh giá đạt hoặc không đạt dựa trên tốc độ quy định, chẳng hạn yêu cầu của liên bang là 40 từ mỗi phút đối với vị trí đánh máy viên văn thư.

Điểm luyện tập của chúng tôi là số câu hỏi do chúng tôi tự biên soạn mà bạn trả lời đúng, kèm phân tích theo từng phần: lưu hồ sơ, kiểm tra, chính tả và ngữ pháp, toán học và sắp xếp lịch. Đây không phải điểm số của bất kỳ bài kiểm tra thực tế nào và không dự đoán kết quả xếp loại trong kỳ thi tuyển công chức.

Danh sách kiểm tra cho ngày thi nghiệp vụ hành chính công

Các kỳ thi nghiệp vụ hành chính của chính quyền thường được tổ chức trực tiếp. Hướng dẫn bài kiểm tra nghiệp vụ hành chính của Bang New York đưa ra danh sách thông thường, vì vậy hãy kiểm tra giấy báo dự thi của bạn để biết chính xác các quy định:

• Mang theo: giấy báo dự thi, hai bút chì số 2, giấy tờ tùy thân có ảnh và chữ ký, cùng một món ăn nhẹ không gây tiếng ồn.
• Để ở nhà: điện thoại di động, tai nghe và các thiết bị điện tử khác. Sử dụng các thiết bị này ở bất kỳ đâu trong khu vực tổ chức thi đều có thể khiến bạn bị loại.
• Không mang tài liệu hướng dẫn thi vào phòng thi.
• Đến đúng giờ và làm theo hướng dẫn của giám thị.
• Tự theo dõi thời gian trong từng phần thi.
• Sau kỳ thi, không thảo luận hoặc sao chép lại các câu hỏi. Tài liệu thi được bảo vệ, và vi phạm quy định có thể khiến bạn bị loại khỏi các kỳ thi sau này.

Đối với bài kiểm tra nghiệp vụ hành chính trực tuyến, danh sách chuẩn bị đơn giản hơn: một máy tính xách tay, một căn phòng yên tĩnh, bàn phím hoạt động tốt và hoàn tất mọi bước kiểm tra hệ thống từ ngày hôm trước.

Những lỗi thường gặp trong bài kiểm tra nghiệp vụ hành chính

• Sắp xếp theo tên khi hướng dẫn yêu cầu sắp xếp theo họ, hoặc bỏ qua quy tắc như "sắp xếp theo ngày, rồi theo tên".
• Xử lý Mc và Mac khác với hướng dẫn. Một số quy tắc sắp xếp yêu cầu so từng chữ cái, số khác thì xếp chung. Hãy làm theo hướng dẫn của bài kiểm tra.
• Chọn vội phương án "không có đáp án nào ở trên" trong câu hỏi chính tả, hoặc hoàn toàn tránh chọn phương án này.
• Mất dấu khi làm một nhóm câu hỏi ghi chép hồ sơ. Ghi tổng lũy kế ở lề giấy.
• Không đọc danh sách thay đổi trước khi trả lời câu hỏi về danh bạ.
• Dành quá nhiều thời gian cho một câu. Mỗi câu có giá trị như nhau, vì vậy mắc kẹt ở một câu sẽ làm mất thời gian dành cho những câu dễ hơn.

Kế hoạch ôn tập bài kiểm tra nghiệp vụ hành chính trong một tuần

Ngày 1. Làm bài mẫu miễn phí ở trên và ghi lại những phần bạn làm sai. Nếu bạn sắp thi tuyển công chức, hãy đọc thông báo và hướng dẫn thi.

Ngày 2. Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và lưu hồ sơ: sắp xếp 30 cái tên, bao gồm các họ Mac, Mc, họ có dấu gạch nối và những họ giống nhau.

Ngày 3. Chính tả và ngữ pháp: ôn 20 từ trong lĩnh vực kinh doanh thường bị viết sai chính tả và các cách dùng đại từ như "to Sam and me".

Ngày 4. Lưu trữ hồ sơ: luyện tính số dư liên tục, lập lịch biểu và bảng có số trung bình và tỷ lệ phần trăm trên giấy.

Ngày 5. Luyện bài tập so sánh, kiểm tra và đếm trong 15 phút, sau đó làm một bài thi thử đầy đủ có giới hạn thời gian và xem lại tất cả phần giải thích.

Ngày 6. Làm lại từ đầu phần bạn yếu nhất và luyện gõ phím nếu công việc yêu cầu.

Ngày 7. Nghỉ ngơi. Chuẩn bị giấy báo dự thi, giấy tờ tùy thân và bút chì, hoặc kiểm tra máy tính xách tay nếu làm bài trực tuyến.