Luyện thi đánh giá Excel

Bài kiểm tra thực tế thường có dạng như thế nào

Không có một bài kiểm tra Excel tiêu chuẩn duy nhất. Nhà tuyển dụng mua bài kiểm tra từ các đơn vị cung cấp bài đánh giá hoặc tự soạn nhiệm vụ. Hình thức bài kiểm tra tùy thuộc vào đơn vị cung cấp và cấp độ công việc. Dưới đây là các hình thức được các đơn vị công khai mô tả:

• Trắc nghiệm ngắn. Các bài kiểm tra Excel 2013 and 2016 của Criteria có 20 câu trắc nghiệm với giới hạn tổng thời gian là 10 phút. Bài kiểm tra Excel 365 của họ có 12 câu, giới hạn 1 phút cho mỗi câu và lấy câu hỏi từ ngân hàng đề lớn, vì vậy thí sinh hiếm khi gặp cùng một bộ câu hỏi. TestGorilla liệt kê bài Microsoft Excel (General) gồm 16 câu trong 10 phút, ở cấp độ trung cấp.
• Mô phỏng (thực hành). Bạn làm việc trên màn hình giống bảng tính và hoàn thành các nhiệm vụ. Bài Excel 365 Interactive của Criteria có thêm 3 bài mô phỏng, mỗi bài 1 phút, và phải làm trên máy tính. Testlify liệt kê bài kiểm tra mô phỏng Excel kéo dài 30 phút, với các nhiệm vụ như tạo PivotTable, viết công thức và lập biểu đồ.
• Bài làm tại nhà hoặc nhiệm vụ trực tiếp. Các vị trí phân tích và tài chính thường gửi một tệp dữ liệu kèm câu hỏi, hoặc yêu cầu bạn chia sẻ màn hình và thực hiện nhiệm vụ trong buổi phỏng vấn.

Thích ứng hay cố định. Criteria cho biết các bài kiểm tra 2013 và 2016 đưa cho mọi thí sinh cùng một bộ câu hỏi và đo lường năng lực cơ bản, trong khi các bài kiểm tra 365 có tính thích ứng và đánh giá toàn bộ phạm vi kỹ năng.

Còn Indeed thì sao? Nhiều người nhớ đến các bài kiểm tra Excel trên Indeed. Hiện Indeed cho biết Indeed Assessments đã ngừng hoạt động và không còn cung cấp dịch vụ cho khách hàng mới. Vì vậy, nhà tuyển dụng hiện nay có nhiều khả năng sử dụng một trong các đơn vị kể trên hoặc tự đưa ra nhiệm vụ.

Hầu hết các phiên bản đều bao gồm những nội dung cốt lõi giống nhau: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF và SUMIF, các hàm tra cứu, tham chiếu tương đối và tuyệt đối, sắp xếp và lọc, PivotTable, biểu đồ và định dạng. Tài liệu của Microsoft là nguồn tham khảo tốt nhất để tìm hiểu cách từng tính năng hoạt động: XLOOKUP, PivotTables và tham chiếu ô.

Microsoft Excel, Criteria, TestGorilla, Testlify và Indeed là nhãn hiệu của các chủ sở hữu tương ứng. Intellect Council không liên kết với, không được bảo chứng bởi và không được tài trợ bởi bất kỳ đơn vị nào trong số này.

Các dạng câu hỏi kèm ví dụ có lời giải

Bảy dạng câu hỏi thường gặp trong hầu hết các bài kiểm tra Excel, kèm theo cách làm và lỗi dễ mắc ở mỗi dạng. Không câu nào trong số này lặp lại bài mẫu miễn phí.

1. Tính tổng có điều kiện với SUMIFS. Cột B chứa khu vực, cột C chứa quý và cột D chứa số tiền. Công thức nào tính tổng doanh số ở khu vực North trong Q2?

Đáp án: =SUMIFS(D:D,B:B,"North",C:C,"Q2"). Cách làm: trong SUMIFS, trước tiên là phạm vi cần tính tổng, sau đó là từng phạm vi điều kiện đi kèm với điều kiện tương ứng. Lỗi dễ mắc: SUMIF đặt phạm vi tính tổng ở cuối, nên người làm dễ nhầm lẫn thứ tự của hai hàm. Nếu câu hỏi có một điều kiện thì dùng hàm nào cũng được; nếu có từ hai điều kiện trở lên thì chỉ SUMIFS đáp ứng được.

2. Thiếu FALSE trong VLOOKUP. =VLOOKUP(E2,A:B,2) trả về một mức giá, nhưng kết quả sai với một số mã. Vì sao?

Đáp án: nếu không có đối số thứ tư, VLOOKUP sẽ dùng kiểu khớp gần đúng. Kiểu khớp này giả định cột A đã được sắp xếp và có thể trả về mã gần giống thay vì mã chính xác. Cách sửa: =VLOOKUP(E2,A:B,2,FALSE), hoặc dùng XLOOKUP, vốn mặc định khớp chính xác. Lỗi dễ mắc: công thức vẫn trả về một con số chứ không báo lỗi, nên rất dễ bỏ sót sai sót.

3. Tham chiếu hỗn hợp. Bạn lập bảng cửu chương với các số từ 1 đến 10 trong A2:A11 và các số từ 1 đến 10 trong B1:K1. Bạn cần nhập công thức nào vào B2 để có thể sao chép công thức sang ngang và xuống dưới?

Đáp án: =$A2B$1. Dấu đô la trước A cố định cột, còn dấu đô la trước 1 cố định hàng. Lỗi dễ mắc: =$A$2$B$1 sẽ sao chép cùng một kết quả vào mọi ô, còn =A2*B1 sẽ khiến tham chiếu lệch khỏi các tiêu đề.

4. Thứ tự thực hiện phép tính. A2 chứa doanh số năm ngoái là 200, còn B2 chứa doanh số năm nay là 250. Công thức nào tính tỷ lệ tăng trưởng?

Đáp án: =(B2-A2)/A2, cho kết quả 0.25, tương đương 25% nếu định dạng dưới dạng phần trăm. Lỗi dễ mắc: =B2-A2/A2 thực hiện phép chia trước, nên kết quả là 250 - 1 = 249. Để luyện tập thêm về cách tính phần trăm thay đổi, xem hướng dẫn bài tập phần trăm của chúng tôi.

5. Làm sạch văn bản. A2 chứa văn bản " INV-20931 " có thêm khoảng trắng. Bạn chỉ cần lấy "INV". Công thức nào phù hợp?

Đáp án: =LEFT(TRIM(A2),3). TRIM xóa khoảng trắng ở đầu và cuối, sau đó LEFT lấy ba ký tự đầu tiên. Lỗi dễ mắc: =LEFT(A2,3) trả về hai khoảng trắng và chữ I, trông gần như đúng trong một ô hẹp.

6. PivotTable hiển thị Count thay vì Sum. Bạn kéo Amount vào Values và thấy "Count of Amount". Nguyên nhân có khả năng nhất là gì?

Đáp án: Microsoft lưu ý rằng PivotTable mặc định tính tổng một trường dữ liệu dạng số, nhưng sẽ đếm nếu Excel đọc dữ liệu dưới dạng văn bản. Hãy tìm các số đang được lưu dưới dạng văn bản trong cột Amount, chuyển chúng thành số rồi làm mới. Lỗi dễ mắc: đổi phép tính tổng hợp thành Sum mà không sửa dữ liệu sẽ che giấu vấn đề.

7. Ngày tháng là các con số. A2 chứa 3/1/2026 và B2 chứa 3/15/2026. =B2-A2 trả về kết quả gì?

Đáp án: 14, vì Excel lưu ngày tháng dưới dạng số sê-ri và phép trừ cho biết số ngày chênh lệch. Lỗi dễ mắc: nếu ô hiển thị ngày như 1/14/1900 thì công thức đúng, nhưng ô đang được định dạng ngày tháng. Hãy đổi định dạng thành General hoặc Number.

Cách chuẩn bị

1. Hỏi xem bài kiểm tra sẽ có hình thức nào. Trắc nghiệm, mô phỏng và bài làm tại nhà đòi hỏi cách luyện tập khác nhau. Nếu hỏi, nhà tuyển dụng thường sẽ cho bạn biết; thư mời thường cũng nêu tên đơn vị phát hành bài kiểm tra.
2. Tính nhịp độ làm bài. Với bài kiểm tra có 20 câu trong 10 phút, chẳng hạn bài kiểm tra Excel 2016 của Criteria, bạn có 30 giây cho mỗi câu. Trong bài kiểm tra Excel 365 của họ, mỗi câu có giới hạn riêng là 1 phút. Hãy luyện tập cho đến khi bạn có thể làm một câu hỏi công thức cơ bản trong chưa đầy 30 giây.
3. Thực hành trên Excel thật. Đọc về một công thức không giống với việc tự nhập công thức đó. Tự tạo mỗi công thức trên trang này một lần, sau đó thay đổi một giá trị và kiểm tra xem kết quả có cập nhật không.
4. Nắm vững mười nội dung cốt lõi: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF và COUNTIFS, SUMIF và SUMIFS, XLOOKUP hoặc VLOOKUP, ROUND, nối văn bản bằng & và TRIM, sắp xếp và lọc dữ liệu, cùng PivotTable.
5. Học các phím tắt giúp tiết kiệm thời gian, nhưng đừng phụ thuộc vào chúng. F4 chuyển đổi giữa tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu hỗn hợp, Ctrl+Shift+L bật bộ lọc, còn Ctrl+T tạo bảng. Một số bài mô phỏng sẽ tắt phím tắt, vì vậy hãy biết cách thao tác qua menu.
6. Nắm rõ các mã lỗi. #N/A nghĩa là không tìm thấy kết quả tra cứu, #REF! là tham chiếu đã bị xóa, #VALUE! là kiểu dữ liệu không phù hợp, #DIV/0! là phép chia cho 0 hoặc ô trống, còn #### cho biết cột quá hẹp.
7. Nhập công thức cẩn thận trong bài mô phỏng. Một số bài mô phỏng không tự hoàn thành công thức hoặc bỏ qua lỗi gõ. Hãy kiểm tra dấu ngoặc và dấu phẩy trước khi nhấn Enter.
8. Dùng laptop hoặc máy tính để bàn. Bài kiểm tra mô phỏng thường yêu cầu máy tính, còn câu hỏi trắc nghiệm có công thức sẽ dễ đọc hơn nhiều trên màn hình lớn.

Cách tính điểm thường gặp

Bài kiểm tra trắc nghiệm tính số câu trả lời đúng. Trong bài kiểm tra thích ứng, chẳng hạn như phiên bản Excel 365 của Criteria, câu hỏi thay đổi theo câu trả lời của bạn. Vì vậy, kết quả phản ánh cả độ khó của những câu bạn trả lời lẫn số câu bạn làm đúng.

Bài kiểm tra mô phỏng đánh giá xem mỗi tác vụ có cho ra kết quả chính xác hay không. Một số bài còn ghi lại thời gian bạn hoàn thành.

Nhà tuyển dụng xem gì? Thường là tổng điểm hoặc một mức xếp loại, đôi khi được so sánh với các ứng viên khác. Nhà tuyển dụng tự đặt ra yêu cầu cho từng vị trí: nhân viên lễ tân có thể chỉ cần biết định dạng cơ bản và tính tổng, trong khi chuyên viên phân tích tài chính có thể cần dùng hàm tra cứu, PivotTables và xử lý dữ liệu sạch. Không có điểm đạt chung cho mọi bài kiểm tra, và các đơn vị phát hành hiếm khi công khai điểm này.

Điểm luyện tập của chúng tôi là số câu hỏi do chúng tôi biên soạn mà bạn trả lời đúng, kèm phân tích theo từng kỹ năng: công thức, tham chiếu, hàm tra cứu, logic, PivotTables và định dạng. Kết quả cho biết bạn nên tập trung vào đâu. Đây không phải điểm số của bất kỳ bài kiểm tra thực tế nào.

Kỹ năng Excel theo cấp bậc công việc

Nhà tuyển dụng thường kiểm tra trình độ cần thiết cho công việc. Hãy dựa vào mô tả công việc để xác định bạn cần ôn đến mức nào trong danh sách này.

Cơ bản (hành chính, lễ tân, dịch vụ khách hàng). Nhập và định dạng dữ liệu, SUM và AVERAGE, IF đơn giản, sắp xếp và lọc, thiết lập trang và in, cùng các biểu đồ cơ bản.

Trung cấp (vận hành, hỗ trợ bán hàng, nhân sự, kế toán). COUNTIFS và SUMIFS, XLOOKUP hoặc VLOOKUP với đối sánh chính xác, tham chiếu tuyệt đối và hỗn hợp, định dạng có điều kiện, xác thực dữ liệu, các hàm văn bản như LEFT, RIGHT, TRIM và TEXT, cùng việc tạo và lọc PivotTable. Nếu vị trí thuộc lĩnh vực tài chính, bài kiểm tra kế toán khi phỏng vấn xin việc của chúng tôi có nội dung về nghiệp vụ ghi sổ kế toán.

Nâng cao (vị trí phân tích và tài chính). Logic lồng nhau với IFS hoặc IF kết hợp AND và OR, INDEX kết hợp MATCH, mảng động như FILTER, UNIQUE và SORT, PivotTable có trường tính toán, làm sạch dữ liệu bằng Power Query, và tạo bản tóm tắt ngắn hoặc biểu đồ từ dữ liệu thô trong điều kiện giới hạn thời gian.

Nếu bài kiểm tra là một phần của đợt đánh giá tổng thể cho vị trí dữ liệu, bạn cũng có thể phải làm bài kiểm tra tư duy số học, sử dụng các kỹ năng đọc biểu đồ và bảng tương tự nhưng không cần Excel.

Bài luyện tập này khác với bài kiểm tra thực tế như thế nào

Những điểm chúng tôi mô phỏng. Các kỹ năng mà nhà tuyển dụng thường kiểm tra nhất, câu hỏi trắc nghiệm theo phong cách tương tự các bài kiểm tra Excel ngắn và áp lực thời gian thực tế. Mọi câu trả lời đều tuân theo cách hoạt động được Microsoft ghi nhận, và mọi câu hỏi đều có lời giải thích.

Những điểm chúng tôi không thể mô phỏng. Chúng tôi không chạy bảng tính trực tiếp nên không thể tạo bản mô phỏng kiểm tra thao tác nhấp chuột và gõ phím của bạn. Các đơn vị cung cấp bài kiểm tra cũng sử dụng ngân hàng câu hỏi và mức độ khó riêng mà chúng tôi không được biết.

Cách bù đắp. Dùng câu hỏi của chúng tôi để tìm ra điểm yếu và học các quy tắc, sau đó tự tạo lại những công thức đó trong Excel. Nếu thư mời cho biết bài kiểm tra là dạng mô phỏng, hãy dành ít nhất một buổi thực hành làm tác vụ trong Excel có bấm giờ: tạo PivotTable từ danh sách dữ liệu thô, viết hàm tra cứu và áp dụng định dạng có điều kiện mà không tra cứu tài liệu.

Danh sách kiểm tra cho ngày thi Excel

• Thiết bị: Máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn, kèm chuột nếu có. Sạc pin và đóng các chương trình khác.
• Trình duyệt: Sử dụng trình duyệt đã cập nhật và kiểm tra thư mời xem có liên kết kiểm tra hệ thống hay không. Hãy chạy kiểm tra vào ngày hôm trước.
• Phiên bản Excel: Nếu bài kiểm tra nêu phiên bản, chẳng hạn Excel 365 hoặc Excel 2016, lưu ý rằng các menu có thể hơi khác nhau. Tên hàm vẫn giống nhau.
• Bàn phím: Bàn phím Mac sử dụng các phím tắt khác. Nếu thường dùng Windows, hãy luyện tập trên máy tính bạn sẽ dùng vào ngày thi.
• Thời gian: Kiểm tra xem thời gian được tính cho từng câu hay cho toàn bài, và đừng mất quá nhiều thời gian với một công thức.
• Ghi chú: Chuẩn bị giấy để tính nhanh và ghi lại số câu bạn muốn xem lại, nếu bài kiểm tra cho phép quay lại câu trước.