แบบฝึกหัดทดสอบทักษะงานธุรการ

ลักษณะทั่วไปของข้อสอบจริง

"แบบทดสอบงานธุรการ" ครอบคลุมการทดสอบที่แตกต่างกันมากสองประเภท ได้แก่ แบบคัดกรองออนไลน์ระยะสั้นจากนายจ้างเอกชน และการสอบราชการที่ใช้เวลานานกว่าสำหรับงานสำนักงานของภาครัฐ ทั้งสองประเภททดสอบทักษะสำนักงานที่ใช้ในชีวิตประจำวันเหมือนกัน

แบบคัดกรองจากนายจ้างเอกชน โดยทั่วไปเป็นแบบทดสอบออนไลน์ที่ใช้เวลาไม่นาน ตัวอย่างเช่น แบบทดสอบทักษะคอมพิวเตอร์ CLIK ของ Criteria ใช้เวลา 13 นาที ประกอบด้วยการจำลองงานสั้น ๆ 3 งาน ตามด้วยคำถามแบบเลือกตอบ 10 ข้อ ครอบคลุมเว็บเบราว์เซอร์ อีเมล และโปรแกรมประมวลผลคำ Criteria แนะนำแบบทดสอบนี้สำหรับผู้ช่วยฝ่ายธุรการ พนักงานธุรการ พนักงานต้อนรับ และตำแหน่งงานลักษณะใกล้เคียงกัน นายจ้างมักเพิ่มแบบทดสอบการพิมพ์ แบบทดสอบ การป้อนข้อมูล หรือชุดคำถามสั้น ๆ เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร การตรวจสอบ และคณิตศาสตร์ เช่นเดียวกับตัวอย่างฟรีด้านบน

การสอบงานธุรการสำหรับงานราชการ รัฐบาลระดับรัฐและท้องถิ่นเผยแพร่คู่มือการสอบ Entry-Level Clerical Series ของรัฐนิวยอร์กกำหนดเวลาสอบรวม 3 ชั่วโมง และครอบคลุมหัวข้อ 5 ด้าน:

• การสะกดคำ: มีคำสามคำให้เลือกคำที่สะกดผิด หรือเลือก "ไม่มีข้อใดสะกดผิด"
• การเรียงตามลำดับตัวอักษร: หาตำแหน่งที่ชื่อหนึ่งจะอยู่ในแฟ้มที่เรียงตามตัวอักษร เช่น พิจารณาว่าชื่อใดจะอยู่ลำดับที่สาม
• การจัดทำและดูแลบันทึก: ชุดคำถามเกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง การจัดตารางเวลา การคำนวณยอดคงเหลือ และตารางที่มีผลรวม ยอดรวมย่อย ค่าเฉลี่ย และร้อยละ
• การจัดการตัวอักษรและตัวเลข: การเรียงตามลำดับตัวอักษร การเปรียบเทียบ การตรวจสอบ และการนับกลุ่มตัวอักษรและตัวเลข การสอบทุกชุดในรายการนี้มีหัวข้อนี้
• การใช้สมุดรายชื่อ: ปรับปรุงสมุดโทรศัพท์เมื่อมีการเปลี่ยนชื่อและหมายเลขห้อง จากนั้นตอบคำถามที่ผู้โทรอาจสอบถาม

ประกาศการสอบจะระบุว่าการสอบของคุณครอบคลุมหัวข้อใดบ้าง การสอบเหล่านี้ทำบนกระดาษที่สนามสอบ และไม่อนุญาตให้นำโทรศัพท์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ เข้าไป

งานธุรการของรัฐบาลกลางสหรัฐฯ มาตรฐานคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งงานธุรการและงานสนับสนุนด้านการบริหาร ของ OPM พิจารณาจากประสบการณ์และการศึกษา ตำแหน่งที่กำหนดให้พิมพ์ดีดมีข้อกำหนดด้านทักษะเพิ่มเติม ได้แก่ การพิมพ์ 40 คำต่อนาทีสำหรับตำแหน่งเสมียนพิมพ์ดีดและงานสำนักงานอัตโนมัติ โดยทดสอบตัวอย่างการพิมพ์ 5 นาทีและต้องมีข้อผิดพลาดไม่เกินสามจุด

Criteria และ CLIK เป็นเครื่องหมายการค้าของเจ้าของเครื่องหมายดังกล่าว Intellect Council ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง ไม่ได้รับการรับรอง หรือได้รับการสนับสนุนจากบริษัทเหล่านั้น

ประเภทคำถามพร้อมตัวอย่างวิธีทำ

ตัวอย่างโจทย์พร้อมวิธีทำ 7 ข้อในรูปแบบของหัวข้อข้างต้น พร้อมอธิบายวิธีทำและจุดที่มักพลาดในแต่ละข้อ ไม่มีข้อใดซ้ำกับตัวอย่างฝึกฟรี

1. เรียงตามตัวอักษร: ชื่อใดอยู่ลำดับที่สาม? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

คำตอบ: Hartley, Ann ลำดับคือ Hart, Harte, Hartley, Hartman วิธีทำ: เปรียบเทียบทีละตัวอักษร และจำไว้ว่า "ไม่มีตัวอักษรมาก่อนตัวอักษร": Hart สั้นกว่า Harte จึงอยู่ก่อน จากนั้น e มาก่อน l และ l มาก่อน m จุดที่มักพลาด: อ่านชื่อจริง ชื่อจริงจะมีผลก็ต่อเมื่อนามสกุลเหมือนกัน

2. การสะกดคำที่มีตัวเลือก "ไม่มีข้อใด" ข้อใดสะกดผิด หากมี (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) ไม่มีข้อใดข้างต้นสะกดผิด

คำตอบ: D ทั้งสามคำสะกดถูกต้อง วิธีทำ: ตรวจแต่ละคำแยกกัน แล้วเลือก "ไม่มีข้อใด" อย่างมั่นใจ จุดที่มักพลาด: คิดว่าต้องมีคำใดคำหนึ่งในสามคำสะกดผิด ทั้งที่คำที่มักสะกดผิดก็อาจเขียนถูกต้องได้เช่นกัน

3. การบันทึกข้อมูล: ยอดคงเหลือสะสม งบประมาณวัสดุสำนักงานเริ่มต้นที่ $1,500 มีการซื้อของราคา $240.00 และ $315.50 ได้รับเครดิตคืนสินค้า $60.00 จากนั้นใช้จ่ายไป $129.75 ยอดคงเหลือเท่าใด?

คำตอบ: $1,500 - $240.00 = $1,260.00 จากนั้น $1,260.00 - $315.50 = $944.50 บวกเงินคืน $60.00: $1,004.50 ลบ $129.75: $874.75 จุดที่มักพลาด: ลบยอดเงินคืนแทนที่จะบวก

4. การบันทึกข้อมูล: เติมข้อมูลในตาราง ฝ่ายช่วยเหลือบันทึกจำนวนสายตั้งแต่วันจันทร์ถึงวันศุกร์ได้ 80, 64, 72, 90 และ 69 สาย ค่าเฉลี่ยต่อวันเท่าใด และสายสอบถามเรื่องการเรียกเก็บเงิน 28 สายคิดเป็นกี่เปอร์เซ็นต์จาก 80 สายของวันจันทร์?

คำตอบ: ยอดรวมคือ 375 ดังนั้นค่าเฉลี่ยคือ 375 / 5 = 75 สายสอบถามเรื่องการเรียกเก็บเงินคิดเป็น 28 / 80 = 0.35 หรือ 35% จุดที่มักพลาด: หารด้วยยอดรวมผิด เช่น ใช้ยอดรวมทั้งสัปดาห์ 375 แทนยอดของวันจันทร์ 80 ดูแบบฝึกเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือโจทย์เปอร์เซ็นต์

5. การนับตามเงื่อนไข ในชุดตัวเลข 571837927477 มีเลข 7 กี่ครั้งที่ตามหลังเลขคี่โดยตรง?

คำตอบ: 3 เลข 7 อยู่หลังเลข 5, 3, 2, 4 และ 7 มีเพียง 5, 3 และ 7 ที่เป็นเลขคี่ วิธีทำ: หาเลข 7 ทุกตัวก่อน แล้วตรวจเลขที่อยู่หน้าของแต่ละตัว จุดที่มักพลาด: ตอบ 5 ซึ่งเป็นจำนวนเลข 7 ทั้งหมด

6. ระยะห่างระหว่างตัวอักษร ตัวอักษรใดอยู่ก่อน R เป็นระยะเท่ากับที่ M อยู่ก่อน T?

คำตอบ: K โดย M อยู่ก่อน T 7 ตัวอักษร และตัวอักษรที่อยู่ก่อน R 7 ตัวคือ K วิธีทำ: นับจำนวนขั้นระหว่างตัวอักษรสองตัวที่โจทย์ให้ แล้วนับจำนวนขั้นเท่ากันจากตัวอักษรใหม่ไปในทิศทางเดียวกัน จุดที่มักพลาด: นับจำนวนตัวอักษรที่คั่นกลาง (6) แทนจำนวนขั้น (7)

7. การใช้รายชื่อและหมายเลขภายใน Ana Ortiz ใช้หมายเลขภายใน 4410, Raj Patel ใช้ 4415 และ Lee Quinn ใช้ 4420 มีการเปลี่ยนแปลงดังนี้: Raj Patel ลางานและให้โอนสายไปที่ Lee Quinn หมายเลขภายในของ Ana Ortiz เปลี่ยนเป็น 4499 สายที่ติดต่อถึงบุคคลที่ไม่มีชื่อในรายชื่อจะโอนไปยังแผนกต้อนรับที่หมายเลข 4400 หากมีคนโทรหา Raj Patel ควรโอนไปที่หมายเลขใด?

คำตอบ: 4420, Lee Quinn วิธีทำ: ตรวจสอบรายการเปลี่ยนแปลงก่อนดูรายชื่อ จุดที่มักพลาด: ตอบหมายเลขเดิมของ Raj Patel คือ 4415 เพราะเป็นหมายเลขแรกที่เห็น

วิธีเตรียมตัว

1. อ่านประกาศสอบหรือคำเชิญเข้าสอบก่อน สำหรับการสอบเข้ารับราชการ เอกสารนี้จะแสดงหัวข้อที่คุณจะต้องสอบ ให้ใช้เวลาทบทวนหัวข้อเหล่านั้น
2. กำหนดความเร็วในการทำข้อสอบ CLIK ของ Criteria มีแบบจำลองสั้น ๆ สามชุดและคำถามสิบข้อภายใน 13 นาที เท่ากับมีเวลาประมาณ 25 ถึง 40 วินาทีต่อข้อแบบปรนัย โดยทั่วไป คำถามงานธุรการแต่ละข้อควรใช้เวลาไม่ถึงหนึ่งนาที หากข้อใดใช้เวลานานกว่านั้น ให้ข้ามไปก่อนแล้วค่อยกลับมาทำ
3. ฝึกเรียงลำดับตัวอักษรโดยใช้คำขึ้นต้นที่ชวนสับสน: Mac และ Mc ชื่อที่มีขีดกลาง และชื่อสั้นที่ขึ้นต้นเหมือนชื่อที่ยาวกว่า
4. เรียนรู้คำศัพท์ทางธุรกิจที่มักสะกดผิด เช่น accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary และ correspondence
5. ฝึกคำนวณยอดคงเหลือและทำตารางบนกระดาษ จดแต่ละขั้นตอนไว้ หากทำข้อสอบเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูล ความผิดพลาดในช่วงต้นเพียงครั้งเดียวอาจส่งผลต่อคำตอบข้อถัด ๆ ไปทั้งหมด
6. ตรวจสอบกฎเรื่องเครื่องคิดเลข การสอบของหน่วยงานรัฐบางแห่งไม่อนุญาตให้นำโทรศัพท์เข้าห้องสอบเลย จึงควรเตรียมใช้เครื่องคิดเลขที่ข้อสอบอนุญาต หรือฝึกคำนวณในใจ
7. ฝึกเปรียบเทียบและนับ โดยแบ่งฝึกสั้น ๆ ทุกวัน แบบทดสอบความใส่ใจในรายละเอียด ของเราเป็นแบบฝึกที่ดีสำหรับหัวข้อการทำงานกับตัวอักษรและตัวเลข
8. หากตำแหน่งงานเกี่ยวกับการพิมพ์ ให้ฝึกพิมพ์ด้วย ตำแหน่งเสมียนพิมพ์ดีดของรัฐบาลกลางกำหนดให้พิมพ์ได้ 40 คำต่อนาทีในแบบทดสอบตัวอย่าง 5 นาที โดยผิดได้ไม่เกินสามข้อ

โดยทั่วไปการให้คะแนนเป็นอย่างไร

คะแนนดิบ แบบทดสอบงานธุรการนับจำนวนคำตอบที่ถูก บางครั้งแยกเป็นรายส่วน ระบบคัดกรองออนไลน์มักรายงานคะแนนรวมหรือระดับความชำนาญให้นายจ้างทราบ ตัวอย่างเช่น Criteria ให้คะแนน CLIK เต็ม 25 โดยไม่หักคะแนนเมื่อตอบผิด จากนั้นแบ่งผลออกเป็นสามระดับ ได้แก่ ยังไม่ชำนาญ ชำนาญ และชำนาญมาก

เปรียบเทียบกับอะไร นายจ้างภาคเอกชนเปรียบเทียบคะแนนของคุณกับเป้าหมายของตำแหน่งหรือกับผู้สมัครคนอื่น สำหรับการสอบเข้ารับราชการ โปรดอ่านประกาศสอบ ซึ่งอธิบายวิธีให้คะแนนและการนำผลไปใช้

ข้อกำหนดด้านการพิมพ์ โดยทั่วไปใช้เกณฑ์ผ่านหรือไม่ผ่านตามความเร็วที่กำหนด เช่น เกณฑ์ของรัฐบาลกลางที่ 40 คำต่อนาทีสำหรับตำแหน่งเสมียนพิมพ์ดีด

คะแนนฝึกทำของเรา แสดงจำนวนคำถามที่เราแต่งขึ้นเองซึ่งคุณตอบถูก พร้อมแยกตามส่วน ได้แก่ การจัดเก็บเอกสาร การตรวจสอบ การสะกดและไวยากรณ์ คณิตศาสตร์ และการจัดตารางเวลา คะแนนนี้ไม่ใช่คะแนนจากแบบทดสอบจริงใดๆ และไม่สามารถใช้ทำนายผลการประเมินสำหรับงานราชการได้

รายการตรวจสอบสำหรับวันสอบงานธุรการภาครัฐ

การสอบงานธุรการของหน่วยงานรัฐบาลมักจัดสอบแบบไปสอบด้วยตนเอง คู่มือ การสอบงานธุรการ ของรัฐนิวยอร์กระบุรายการทั่วไปไว้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบประกาศเข้าสอบของคุณเพื่อดูข้อกำหนดที่แน่นอน:

• นำไปด้วย: ประกาศเข้าสอบ ดินสอ No. 2 จำนวนสองแท่ง บัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายและลายเซ็นของคุณ และอาหารว่างที่รับประทานได้โดยไม่ส่งเสียงรบกวน
• ทิ้งไว้ที่บ้าน: โทรศัพท์มือถือ หูฟัง และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ การใช้อุปกรณ์เหล่านี้ในบริเวณสถานที่สอบอาจทำให้ถูกตัดสิทธิ์
• อย่านำ คู่มือการสอบเข้าไปในห้องสอบ
• ไปถึงตรงเวลา และปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้คุมสอบ
• คอยดูเวลา ด้วยตนเองตลอดแต่ละส่วนของการสอบ
• หลังสอบเสร็จ อย่าพูดคุยหรือเผยแพร่ข้อสอบ เนื้อหาการสอบได้รับการคุ้มครอง และการฝ่าฝืนกฎอาจทำให้คุณถูกตัดสิทธิ์จากการสอบในอนาคต

สำหรับแบบทดสอบคัดกรองงานธุรการออนไลน์ รายการเตรียมตัวจะง่ายกว่า ได้แก่ แล็ปท็อป ห้องที่เงียบสงบ แป้นพิมพ์ที่ใช้งานได้ และการตรวจสอบระบบล่วงหน้าหนึ่งวัน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการทดสอบงานธุรการ

• เรียงตามชื่อ ทั้งที่คำสั่งให้เรียงตามนามสกุล หรือมองข้ามกฎอย่าง "เรียงตามวันที่ แล้วตามด้วยชื่อ"
• จัดการ Mc และ Mac ไม่ตรงตามคำสั่ง กฎการเรียงบางแบบให้พิจารณาทีละตัวอักษร ขณะที่บางแบบจัดกลุ่มเข้าด้วยกัน ให้ทำตามคำสั่งของแบบทดสอบ
• รีบเลือกตัวเลือก "ไม่มีข้อใดข้างต้น" ในคำถามการสะกด หรือไม่เลือกตัวเลือกนี้เลย
• ทำตำแหน่งในชุดโจทย์การบันทึกข้อมูลหาย ใช้ขอบกระดาษจดยอดรวมสะสม
• ไม่อ่านรายการการเปลี่ยนแปลง ก่อนตอบคำถามเกี่ยวกับไดเรกทอรี
• ใช้เวลากับข้อใดข้อหนึ่งนานเกินไป ทุกข้อมีคะแนนเท่ากัน การติดอยู่กับข้อหนึ่งจึงทำให้เสียเวลาที่ควรใช้กับข้อที่ง่ายกว่า

แผนเตรียมสอบงานธุรการในหนึ่งสัปดาห์

วันที่ 1. ทำแบบทดสอบตัวอย่างฟรีด้านบน แล้วจดส่วนที่ทำผิด หากคุณกำลังจะสอบเข้ารับราชการ ให้อ่านประกาศและคู่มือการสอบ

วันที่ 2. เรียงตามตัวอักษรและจัดแฟ้ม: เรียงชื่อ 30 ชื่อ รวมถึงชื่อที่ขึ้นต้นด้วย Mac, Mc ชื่อที่มีขีดกลาง และนามสกุลที่เหมือนกัน

วันที่ 3. การสะกดและไวยากรณ์: ทบทวนคำศัพท์ธุรกิจ 20 คำที่มักสะกดผิด และการเลือกใช้สรรพนาม เช่น "to Sam and me"

วันที่ 4. การจัดทำบันทึก: ฝึกยอดคงเหลือสะสม ตารางบันทึก และตารางที่มีค่าเฉลี่ยกับเปอร์เซ็นต์ โดยเขียนลงบนกระดาษ

วันที่ 5. ฝึกเปรียบเทียบ ตรวจสอบ และนับเป็นเวลา 15 นาที จากนั้นทำข้อสอบจำลองเต็มชุดแบบจับเวลา แล้วทบทวนคำอธิบายทุกข้อ

วันที่ 6. เริ่มทำส่วนที่อ่อนที่สุดใหม่ตั้งแต่ต้น และฝึกพิมพ์หากงานนั้นต้องใช้ทักษะนี้

วันที่ 7. พักผ่อน เตรียมหนังสือแจ้งเข้าสอบ บัตรประจำตัว และดินสอ หรือทดสอบแล็ปท็อปหากเป็นการสอบออนไลน์