Latihan Tes Administrasi

Seperti apa tes sebenarnya

"Tes administrasi perkantoran" mencakup dua jenis tes yang sangat berbeda: tes penyaringan daring singkat dari pemberi kerja swasta dan ujian dinas sipil yang lebih panjang untuk pekerjaan perkantoran pemerintah. Keduanya menguji keterampilan kantor sehari-hari yang sama.

Tes penyaringan dari pemberi kerja swasta. Tes ini biasanya singkat dan dilakukan secara daring. Sebagai contoh, tes keterampilan komputer CLIK dari Criteria memerlukan waktu 13 menit: tiga simulasi tugas singkat, lalu sepuluh soal pilihan ganda yang mencakup peramban web, email, dan pengolah kata. Criteria merekomendasikan tes ini untuk asisten administrasi, staf administrasi, resepsionis, dan posisi serupa. Pemberi kerja sering menambahkan tes mengetik, tes entri data, atau serangkaian singkat soal pengarsipan, pemeriksaan, dan matematika seperti contoh gratis di atas.

Ujian administrasi dinas sipil. Pemerintah negara bagian dan daerah menerbitkan panduan tes. Entry-Level Clerical Series dari Negara Bagian New York menyediakan waktu pengerjaan total 3 jam dan mencakup lima bidang:

• Ejaan: tiga kata; Anda memilih kata yang salah eja atau "Tidak ada kata di atas yang salah eja".
• Mengurutkan berdasarkan abjad: menentukan letak sebuah nama dalam berkas yang disusun menurut abjad, misalnya nama mana yang berada di urutan ketiga.
• Pencatatan: serangkaian soal tentang menggabungkan data dari beberapa sumber, penjadwalan, saldo berjalan, serta tabel berisi total, subtotal, rata-rata, dan persentase.
• Operasi dengan huruf dan angka: mengurutkan berdasarkan abjad, membandingkan, memeriksa, dan menghitung kelompok huruf dan angka. Setiap ujian dalam seri ini mencakup bidang tersebut.
• Menggunakan direktori: memperbarui direktori telepon dengan perubahan nama dan nomor ruang, lalu menjawab pertanyaan yang mungkin diajukan penelepon.

Pengumuman ujian mencantumkan bidang-bidang yang diujikan. Ujian ini dikerjakan di atas kertas di lokasi tes, dan telepon serta perangkat elektronik lainnya tidak diperbolehkan.

Pekerjaan administrasi pemerintah federal AS. Standar kualifikasi untuk posisi dukungan administrasi dan perkantoran dari OPM didasarkan pada pengalaman dan pendidikan. Posisi yang mencantumkan tugas mengetik memiliki persyaratan keterampilan tambahan: 40 kata per menit untuk posisi juru ketik administrasi dan otomasi perkantoran, berdasarkan sampel 5 menit dengan maksimal tiga kesalahan.

Criteria dan CLIK adalah merek dagang pemiliknya. Intellect Council tidak berafiliasi dengan, didukung oleh, atau disponsori oleh pihak-pihak tersebut.

Jenis soal dengan contoh pembahasan

Tujuh contoh soal dengan pembahasan dalam gaya bidang-bidang di atas, masing-masing disertai metode dan hal yang perlu diwaspadai. Tidak ada yang mengulang sampel gratis.

1. Mengurutkan nama berdasarkan abjad: nama mana yang berada di urutan ketiga? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Jawaban: Hartley, Ann. Urutannya adalah Hart, Harte, Hartley, Hartman. Metode: bandingkan huruf demi huruf, dan ingat bahwa "yang tidak memiliki huruf berikutnya berada lebih dulu": Hart lebih pendek daripada Harte, jadi Hart berada lebih dulu. Selanjutnya, e berada sebelum l, dan l sebelum m. Hal yang perlu diwaspadai: membaca nama depan. Nama depan hanya penting jika nama belakangnya sama.

2. Ejaan dengan opsi "tidak ada". Kata mana, jika ada, yang salah eja? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Tidak ada kata di atas yang salah eja.

Jawaban: D. Ketiganya dieja dengan benar. Metode: periksa setiap kata satu per satu, lalu pilih "tidak ada" dengan yakin. Hal yang perlu diwaspadai: menganggap salah satu dari tiga kata itu pasti salah. Kata yang sering salah dieja juga bisa ditulis dengan benar.

3. Pencatatan: saldo berjalan. Anggaran perlengkapan dimulai dari $1,500. Pembelian sebesar $240.00 dan $315.50 dilakukan, pengembalian sebesar $60.00 dikreditkan, lalu $129.75 dibelanjakan. Berapa saldonya?

Jawaban: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Lalu $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Tambahkan pengembalian sebesar $60.00: $1,004.50. Kurangi $129.75: $874.75. Hal yang perlu diwaspadai: mengurangi nilai pengembalian, bukan menambahkannya.

4. Pencatatan: melengkapi tabel. Pusat bantuan mencatat 80, 64, 72, 90, dan 69 panggilan dari Senin hingga Jumat. Berapa rata-rata panggilan per hari, dan berapa persen dari 80 panggilan pada hari Senin yang merupakan 28 panggilan terkait penagihan?

Jawaban: totalnya 375, sehingga rata-ratanya adalah 375 / 5 = 75. Panggilan terkait penagihan adalah 28 / 80 = 0.35, atau 35%. Hal yang perlu diwaspadai: membagi dengan total yang salah, misalnya total panggilan seminggu, 375, bukan 80 panggilan pada hari Senin. Latihan tambahan tersedia dalam panduan soal persentase.

5. Menghitung dengan suatu kriteria. Dalam rangkaian 571837927477, berapa kali angka 7 muncul tepat setelah angka ganjil?

Jawaban: 3. Angka 7 muncul setelah 5, 3, 2, 4, dan 7. Hanya 5, 3, dan 7 yang merupakan angka ganjil. Metode: cari semua angka 7 terlebih dahulu, lalu periksa angka tepat sebelumnya. Hal yang perlu diwaspadai: menjawab 5, yaitu jumlah keseluruhan angka 7.

6. Jarak huruf. Huruf apa yang berjarak sama sebelum R seperti M sebelum T?

Jawaban: K. M berjarak 7 huruf sebelum T, dan huruf yang berjarak 7 huruf sebelum R adalah K. Metode: hitung langkah di antara kedua huruf yang diberikan, lalu hitung jumlah langkah yang sama dari huruf baru, ke arah yang sama. Hal yang perlu diwaspadai: menghitung jumlah huruf di antaranya (6), bukan jumlah langkahnya (7).

7. Menggunakan direktori. Ana Ortiz menggunakan ekstensi 4410, Raj Patel menggunakan 4415, dan Lee Quinn menggunakan 4420. Perubahan: Raj Patel sedang cuti dan panggilannya dialihkan ke Lee Quinn. Ekstensi Ana Ortiz sekarang adalah 4499. Panggilan untuk siapa pun yang tidak tercantum dialihkan ke resepsionis di 4400. Ke mana panggilan untuk Raj Patel harus dialihkan?

Jawaban: 4420, Lee Quinn. Metode: periksa daftar perubahan sebelum melihat direktori itu sendiri. Hal yang perlu diwaspadai: memberikan ekstensi lama Raj Patel, 4415, karena itulah nomor pertama yang terlihat.

Cara mempersiapkan diri

1. Baca pengumuman ujian atau undangan Anda terlebih dahulu. Untuk ujian pegawai negeri, pengumuman tersebut mencantumkan bidang yang akan diujikan. Fokuskan waktu Anda pada bidang-bidang itu.
2. Tentukan kecepatan. Criteria's CLIK memuat tiga simulasi singkat dan sepuluh soal dalam 13 menit, sehingga tersedia sekitar 25 hingga 40 detik untuk setiap soal pilihan ganda. Sebagian besar soal administrasi satu bagian seharusnya dapat diselesaikan dalam waktu jauh di bawah satu menit. Lewati soal yang memerlukan waktu lebih lama dan kerjakan kembali nanti.
3. Berlatihlah mengurutkan nama berdasarkan abjad dengan awalan yang sulit: Mac dan Mc, nama yang menggunakan tanda hubung, serta nama pendek yang sama dengan awal nama yang lebih panjang.
4. Pelajari kata-kata bisnis yang sering salah eja, seperti accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary, dan correspondence.
5. Berlatihlah menghitung saldo berjalan dan mengisi tabel di atas kertas. Catat setiap langkah. Dalam rangkaian soal pencatatan, satu kesalahan di awal dapat memengaruhi semua jawaban berikutnya.
6. Periksa aturan penggunaan kalkulator. Beberapa ujian pemerintah sama sekali tidak mengizinkan ponsel di ruang ujian, jadi bersiaplah menggunakan kalkulator yang diizinkan dalam ujian atau mengandalkan hitungan dalam pikiran.
7. Latih keterampilan membandingkan dan menghitung dalam sesi singkat setiap hari. Tes ketelitian kami merupakan latihan yang baik untuk bagian operasi dengan huruf dan angka.
8. Jika posisi yang dilamar adalah pekerjaan mengetik, berlatihlah mengetik juga. Posisi juru ketik di pemerintah federal mensyaratkan kecepatan 40 kata per menit dalam tes sampel 5 menit dengan tiga kesalahan atau kurang.

Cara kerja penilaian pada umumnya

Skor mentah. Tes administrasi menghitung jawaban yang benar, terkadang per bagian. Tes penyaringan daring sering melaporkan skor total atau tingkat kemahiran kepada pemberi kerja. Sebagai contoh, Criteria memberi skor CLIK dari 25 tanpa mengurangi nilai untuk jawaban yang salah, lalu mengelompokkan hasil ke dalam tiga tingkat: Not Proficient, Proficient, dan Highly Proficient.

Dibandingkan dengan apa. Pemberi kerja swasta membandingkan skor Anda dengan target untuk posisi tersebut atau dengan skor pelamar lain. Untuk ujian pegawai negeri, baca pengumuman ujian karena pengumuman tersebut menjelaskan cara penilaian dan penggunaan hasil ujian.

Persyaratan mengetik biasanya dinilai lulus atau tidak lulus berdasarkan kecepatan yang ditetapkan, seperti standar federal 40 kata per menit untuk posisi juru ketik administrasi.

Skor latihan kami adalah jumlah soal buatan kami sendiri yang Anda jawab dengan benar, disertai perincian per bagian: pengarsipan, pemeriksaan, ejaan dan tata bahasa, matematika, serta penjadwalan. Skor ini bukan skor dari tes sungguhan mana pun dan tidak dapat digunakan untuk memprediksi hasil penilaian pegawai negeri.

Daftar periksa untuk hari ujian administrasi pegawai negeri

Ujian administrasi pemerintahan biasanya dilaksanakan secara langsung. Panduan tes administrasi dari Negara Bagian New York memberikan daftar umum. Periksa pemberitahuan ujian Anda untuk mengetahui ketentuan yang tepat:

• Bawa: pemberitahuan ujian, dua pensil No. 2, kartu identitas berfoto dengan tanda tangan Anda, dan camilan yang tidak berisik.
• Tinggalkan di rumah: ponsel, headphone, dan perangkat elektronik lainnya. Menggunakan perangkat tersebut di mana pun di area lokasi tes dapat menyebabkan diskualifikasi.
• Jangan bawa panduan tes itu sendiri ke ruang ujian.
• Datang tepat waktu dan ikuti instruksi pengawas.
• Pantau waktu sendiri selama setiap bagian tes.
• Setelah tes, jangan membahas atau menyalin soal. Materi tes dilindungi, dan pelanggaran terhadap aturan dapat membuat Anda didiskualifikasi dari ujian mendatang.

Untuk tes administrasi daring, persiapannya lebih sederhana: laptop, ruangan yang tenang, keyboard yang berfungsi, dan pemeriksaan sistem yang dilakukan sehari sebelumnya.

Kesalahan umum dalam tes administrasi

• Mengurutkan berdasarkan nama depan padahal instruksi meminta nama belakang, atau mengabaikan aturan seperti "urutkan berdasarkan tanggal, lalu nama".
• Memperlakukan Mc dan Mac secara berbeda dari instruksi. Beberapa aturan pengurutan meminta Anda membandingkan huruf satu per satu, sedangkan aturan lain mengelompokkannya. Ikuti petunjuk dalam tes.
• Tergesa-gesa memilih opsi "tidak satu pun di atas" pada soal ejaan, atau sama sekali tidak memilih opsi tersebut.
• Kehilangan posisi saat mengerjakan soal pencatatan data. Gunakan bagian tepi halaman untuk mencatat jumlah sementara.
• Tidak membaca daftar perubahan sebelum menjawab soal direktori.
• Menghabiskan terlalu banyak waktu untuk satu soal. Setiap soal memiliki bobot yang sama, jadi terlalu lama terpaku pada satu soal akan mengurangi waktu untuk mengerjakan soal yang lebih mudah.

Rencana belajar tes administrasi perkantoran selama satu minggu

Hari 1. Kerjakan sampel gratis di atas dan catat bagian yang belum Anda kuasai. Jika Anda akan mengikuti ujian pegawai negeri, baca pengumuman dan panduan tesnya.

Hari 2. Mengurutkan abjad dan mengarsipkan: urutkan 30 nama, termasuk Mac, Mc, nama dengan tanda hubung, dan nama belakang yang sama.

Hari 3. Ejaan dan tata bahasa: pelajari 20 kata bisnis yang sering salah dieja, serta pilihan kata ganti seperti "to Sam and me".

Hari 4. Pencatatan: saldo berjalan, jadwal, dan tabel berisi rata-rata dan persentase, di atas kertas.

Hari 5. Latihan membandingkan, memeriksa, dan menghitung selama 15 menit, lalu kerjakan satu simulasi lengkap berwaktu dan tinjau semua penjelasannya.

Hari 6. Kerjakan ulang bagian terlemah Anda dari awal dan berlatih mengetik jika pekerjaan tersebut mengharuskannya.

Hari 7. Beristirahatlah. Siapkan pemberitahuan ujian, ID, dan pensil, atau uji laptop Anda untuk tes daring.