Prática para teste administrativo

Como costuma ser o teste real

"Teste de habilidades administrativas" abrange duas coisas bem diferentes: avaliações online curtas de empregadores privados e exames mais longos do serviço público para cargos administrativos no governo. Ambos avaliam as mesmas habilidades comuns de escritório.

Avaliações de empregadores privados. Em geral, são curtas e online. O teste de habilidades de informática CLIK da Criteria, por exemplo, dura 13 minutos: são três simulações curtas de tarefas e, depois, dez questões de múltipla escolha sobre navegadores, e-mail e processamento de texto. A Criteria recomenda o teste para assistentes administrativos, profissionais de apoio administrativo, recepcionistas e cargos semelhantes. Os empregadores costumam incluir um teste de digitação, um teste de entrada de dados ou um conjunto breve de questões sobre arquivamento, conferência e matemática, como o exemplo grátis acima.

Exames administrativos do serviço público. Governos estaduais e municipais publicam guias de estudo. A série de exames administrativos de nível inicial do estado de Nova York tem duração total de 3 horas e aborda cinco áreas:

• Ortografia: três palavras; você escolhe a que está escrita incorretamente ou "Nenhuma das opções acima está escrita incorretamente".
• Ordem alfabética: descubra a posição de um nome em um arquivo organizado alfabeticamente, por exemplo, qual nome ficaria em terceiro lugar.
• Registro de informações: conjuntos de questões sobre a organização de dados de várias fontes, agendamento, controle de saldos e tabelas com totais, subtotais, médias e porcentagens.
• Operações com letras e números: organizar em ordem alfabética, comparar, conferir e contar grupos de letras e números. Todos os exames da série incluem essa área.
• Uso de um diretório: atualizar uma lista telefônica com alterações de nomes e salas e, em seguida, responder a perguntas que uma pessoa poderia fazer por telefone.

O edital do exame informa quais áreas serão cobradas. Esses exames são feitos em papel, em um local de prova, e não é permitido usar celulares ou outros dispositivos eletrônicos.

Cargos administrativos no governo federal dos EUA. O padrão de qualificação para cargos de apoio administrativo e de escritório da OPM se baseia em experiência e escolaridade. Cargos que exigem digitação também têm um requisito de habilidade: 40 palavras por minuto para cargos de digitador e de automação de escritório, em um teste de 5 minutos com três erros ou menos.

Criteria e CLIK são marcas registradas de seus respectivos proprietários. A Intellect Council não tem vínculo com nenhuma delas, nem é endossada ou patrocinada por elas.

Tipos de questão com exemplos resolvidos

Sete exemplos resolvidos no estilo das áreas mencionadas acima, com o método e a pegadinha de cada um. Nenhum se repete na amostra grátis.

1. Ordem alfabética: qual nome aparece em terceiro lugar? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Resposta: Hartley, Ann. A ordem é Hart, Harte, Hartley, Hartman. Método: compare letra por letra e lembre-se de que "o vazio vem antes do que tem algo": Hart é mais curto que Harte, então vem primeiro. Depois, e vem antes de l, e l vem antes de m. Pegadinha: prestar atenção aos primeiros nomes. Eles só importam quando os sobrenomes são iguais.

2. Ortografia com a opção "nenhuma". Alguma palavra está escrita incorretamente? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Nenhuma das palavras acima está escrita incorretamente.

Resposta: D. As três palavras estão escritas corretamente. Método: confira cada palavra individualmente e, depois, escolha "nenhuma" com confiança. Pegadinha: presumir que uma das três precisa estar errada. Palavras frequentemente escritas de forma incorreta também podem aparecer grafadas corretamente.

3. Controle de registros: saldo acumulado. O orçamento para materiais começa em $1,500. São feitas compras de $240.00 e $315.50, um reembolso de $60.00 é creditado e, depois, $129.75 são gastos. Qual é o saldo?

Resposta: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Depois, $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Some o reembolso de $60.00: $1,004.50. Subtraia $129.75: $874.75. Pegadinha: subtrair o reembolso em vez de somá-lo.

4. Controle de registros: preenchimento de uma tabela. Uma central de atendimento registra 80, 64, 72, 90 e 69 chamadas de segunda a sexta-feira. Qual é a média diária e que porcentagem das 80 chamadas de segunda-feira corresponde às 28 chamadas de cobrança?

Resposta: o total é 375, então a média é 375 / 5 = 75. As chamadas de cobrança representam 28 / 80 = 0.35, ou 35%. Pegadinha: dividir pelo total errado, como o total semanal de 375 em vez das 80 chamadas de segunda-feira. Nosso guia de questões sobre porcentagem oferece mais exercícios.

5. Contagem com uma condição. Na sequência 571837927477, quantas vezes o 7 vem imediatamente depois de um algarismo ímpar?

Resposta: 3. Os 7s vêm depois de 5, 3, 2, 4 e 7. Apenas 5, 3 e 7 são ímpares. Método: primeiro encontre todos os 7s e, depois, confira o algarismo que vem antes de cada um. Pegadinha: responder 5, que é o total de ocorrências do 7.

6. Distância entre letras. Qual letra vem antes de R pela mesma quantidade de posições que M vem antes de T?

Resposta: K. M vem 7 letras antes de T, e K vem 7 letras antes de R. Método: conte os passos entre as duas letras indicadas e, depois, conte a mesma quantidade de passos a partir da nova letra, na mesma direção. Pegadinha: contar as letras entre elas (6) em vez dos passos (7).

7. Uso de um diretório. Ana Ortiz está no ramal 4410, Raj Patel no 4415 e Lee Quinn no 4420. Alterações: Raj Patel está de licença e suas chamadas são encaminhadas para Lee Quinn. O ramal de Ana Ortiz agora é 4499. As chamadas para qualquer pessoa que não esteja na lista vão para a recepção, no 4400. Para onde deve ser encaminhada uma chamada para Raj Patel?

Resposta: 4420, Lee Quinn. Método: confira a lista de alterações antes de consultar o diretório. Pegadinha: informar o ramal antigo de Raj Patel, 4415, por ser o primeiro número que aparece.

Como se preparar

1. Leia primeiro o edital ou o convite para o exame. Em concursos públicos, ele lista as áreas que serão cobradas. Dedique seu tempo a elas.
2. Defina um ritmo. O CLIK da Criteria inclui três simulações curtas e dez questões em 13 minutos, o que deixa cerca de 25 a 40 segundos por questão de múltipla escolha. A maioria das questões administrativas individuais deve levar bem menos de um minuto. Passe adiante se alguma levar mais tempo e volte a ela depois.
3. Pratique a ordem alfabética com casos complicados: Mac e Mc, sobrenomes com hífen e nomes curtos que começam como nomes mais longos.
4. Aprenda palavras comerciais que costumam ser escritas incorretamente, como accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary e correspondence.
5. Pratique no papel cálculos de saldo e tabelas. Anote cada etapa. Em exercícios de registro de dados, um erro no início afeta todas as respostas seguintes.
6. Confira as regras sobre calculadoras. Alguns exames governamentais não permitem celulares na sala, então prepare-se para usar a calculadora permitida no exame ou fazer contas de cabeça.
7. Treine comparação e contagem em sessões curtas diárias. Nosso teste de atenção aos detalhes é uma boa prática para a área de operações com letras e números.
8. Se o cargo envolver digitação, pratique também. Cargos federais de auxiliar de escritório com digitação exigem 40 palavras por minuto em uma amostra de 5 minutos, com três erros ou menos.

Como a pontuação costuma funcionar

Pontuação bruta. Testes de habilidades administrativas contam as respostas corretas, às vezes seção por seção. Avaliações online muitas vezes informam ao empregador uma pontuação total ou uma faixa de proficiência. A Criteria, por exemplo, pontua o CLIK de 0 a 25, sem descontar pontos por respostas erradas, e depois divide os resultados em três faixas: Não proficiente, Proficiente e Altamente proficiente.

Em comparação com o quê. Empregadores do setor privado comparam sua pontuação com uma meta para a vaga ou com a dos outros candidatos. Para concursos públicos, consulte o edital: ele explica como a prova é avaliada e como os resultados são usados.

Requisitos de digitação geralmente são avaliados como aprovado ou reprovado, com base em uma velocidade definida, como a exigência federal de 40 palavras por minuto para cargos de datilógrafo administrativo.

Nossa pontuação de prática é o número de questões próprias que você acertou, com um detalhamento por seção: arquivamento, conferência, ortografia e gramática, matemática e agendamento. Não é uma pontuação de nenhum teste real e não prevê uma avaliação em concurso público.

Lista de verificação para o dia da prova administrativa do serviço público

As provas administrativas do governo geralmente são feitas presencialmente. O guia da prova administrativa do estado de Nova York apresenta uma lista típica, então confira seu próprio aviso de convocação para saber as regras exatas:

• Leve: seu aviso de convocação, dois lápis nº 2, um documento de identidade com foto e assinatura e um lanche que não faça barulho.
• Deixe em casa: celulares, fones de ouvido e outros dispositivos eletrônicos. Usar qualquer um deles em qualquer área do local da prova pode levar à desclassificação.
• Não leve o próprio guia da prova para a sala.
• Chegue no horário e siga as instruções do fiscal.
• Controle o tempo por conta própria em cada seção.
• Após a prova, não comente nem reproduza as questões. O material da prova é protegido, e desrespeitar as regras pode desclassificar você de provas futuras.

Para uma triagem administrativa on-line, a lista é mais simples: um notebook, um lugar silencioso, um teclado funcionando e qualquer verificação do sistema feita no dia anterior.

Erros comuns em testes administrativos

• Ordenar pelo primeiro nome quando as instruções dizem para usar o sobrenome, ou ignorar uma regra como "ordenar por data e depois por nome".
• Tratar Mc e Mac de forma diferente do que dizem as instruções. Algumas regras de ordenação mandam considerar cada letra; outras agrupam os nomes. Siga as instruções do teste.
• Marcar às pressas a opção "nenhuma das alternativas" em questões de ortografia ou evitá-la completamente.
• Perder a posição em um conjunto de registros. Use a margem para anotar os totais acumulados.
• Não ler a lista de alterações antes de responder às questões de diretório.
• Passar tempo demais em uma questão. Todas têm o mesmo peso, então ficar preso em uma questão consome o tempo de que você precisa para responder às mais fáceis.

Um plano de estudos de uma semana para teste de aptidão administrativa

Dia 1. Faça a amostra grátis acima e anote as seções que você errou. Se você vai prestar um concurso público, leia o edital e o guia da prova.

Dia 2. Ordem alfabética e arquivamento: organize 30 nomes, incluindo Mac, Mc, sobrenomes com hífen e sobrenomes iguais.

Dia 3. Ortografia e gramática: 20 palavras comerciais que costumam ser escritas incorretamente e escolhas de pronomes como "para Sam e mim".

Dia 4. Registro de informações: saldos acumulados, cronogramas e tabelas com médias e porcentagens, no papel.

Dia 5. Faça exercícios de comparação, conferência e contagem por 15 minutos; depois, faça um simulado completo cronometrado e revise todas as explicações.

Dia 6. Refaça do zero a seção em que você teve mais dificuldade e pratique digitação se a função exigir.

Dia 7. Descanse. Separe seu comprovante de inscrição, documento de identidade e lápis, ou teste seu notebook para uma etapa online.