Тренировка для теста на офисные навыки

Как обычно выглядит настоящий тест

«Тест на канцелярские навыки» может означать две совершенно разные вещи: короткие онлайн-тесты от частных работодателей и более длительные экзамены на государственные офисные должности. В обоих случаях проверяются одни и те же повседневные офисные навыки.

Тесты от частных работодателей. Обычно они короткие и проходят онлайн. Например, тест компьютерных навыков CLIK от Criteria длится 13 минут: сначала нужно выполнить три коротких задания-симуляции, затем ответить на десять вопросов с выбором ответа. Проверяются навыки работы с браузерами, электронной почтой и текстовыми редакторами. Criteria рекомендует этот тест для административных помощников, офисных работников, секретарей и специалистов на похожих должностях. Работодатели часто добавляют тест на скорость печати, тест на ввод данных или небольшой набор вопросов на работу с документами, проверку информации и математику, как в примере выше.

Экзамены на офисные должности на государственной службе. Правительства штатов и местные органы власти публикуют руководства к экзаменам. В серии экзаменов для начинающих офисных работников штата Нью-Йорк на выполнение всех заданий отводится 3 часа. Экзамены охватывают пять областей:

• Правописание: три слова. Нужно выбрать слово с ошибкой или вариант «В остальных словах ошибок нет».
• Сортировка по алфавиту: определить место имени в алфавитном списке, например указать, каким по счёту будет имя.
• Ведение учёта: вопросы о сопоставлении данных из нескольких источников, составлении расписания, расчёте текущего баланса, а также таблицах с итогами, промежуточными итогами, средними значениями и процентами.
• Операции с буквами и числами: сортировка по алфавиту, сравнение, проверка и подсчёт групп букв и чисел. Эта область входит во все экзамены серии.
• Работа со справочником: обновить телефонный справочник с учётом изменений имён и номеров кабинетов, а затем ответить на вопросы, которые может задать звонящий.

В объявлении об экзамене указано, какие области он охватывает. Экзамены сдают на бумаге в экзаменационном центре. Пользоваться телефонами и другими электронными устройствами нельзя.

Офисные должности в федеральных учреждениях США. Требования OPM к кандидатам на должности офисной и административной поддержки основаны на опыте и образовании. Для должностей, связанных с набором текста, требуется дополнительный навык: скорость печати не менее 40 слов в минуту для машинистов и специалистов по офисной автоматизации. Проверка длится 5 минут, допускается не более трёх ошибок.

Criteria и CLIK являются товарными знаками своих владельцев. Intellect Council не связан с ними, не получает от них одобрения и не спонсируется ими.

Типы вопросов с примерами решений

Семь разобранных примеров по темам выше. Для каждого приведены способ решения и типичная ловушка. Эти задания не повторяют бесплатный образец.

1. Алфавитный порядок: какое имя будет третьим? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Ответ: Hartley, Ann. Порядок такой: Hart, Harte, Hartley, Hartman. Способ решения: сравнивайте буквы по одной и помните: «перед чем-то стоит ничто». Hart короче, чем Harte, поэтому идёт первым. Затем e стоит перед l, а l - перед m. Ловушка: ориентироваться на имена. Они важны только в том случае, если фамилии совпадают.

2. Правописание с вариантом «ни один». Есть ли здесь слово с ошибкой? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) В словах выше нет ошибок.

Ответ: D. Все три слова написаны правильно. Способ решения: проверьте каждое слово отдельно, а затем уверенно выберите вариант «ни одно». Ловушка: предполагать, что одно из трёх слов обязательно написано с ошибкой. Часто неправильно написанные слова тоже могут быть написаны правильно.

3. Учёт: текущий остаток. Начальный бюджет на канцелярские товары составляет $1,500. Сделаны покупки на $240.00 и $315.50, за возврат начислено $60.00, затем потрачено ещё $129.75. Какой остаток?

Ответ: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Затем $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Прибавим $60.00 за возврат: $1,004.50. Вычтем $129.75: $874.75. Ловушка: вычесть сумму возврата вместо того, чтобы прибавить её.

4. Учёт: заполнение таблицы. С понедельника по пятницу служба поддержки зарегистрировала 80, 64, 72, 90 и 69 звонков. Каково среднее число звонков в день и какой процент от 80 звонков в понедельник составили 28 звонков по вопросам оплаты?

Ответ: всего было 375 звонков, поэтому среднее составляет 375 / 5 = 75. Доля звонков по вопросам оплаты: 28 / 80 = 0.35, или 35%. Ловушка: делить на неверное общее число, например на 375 звонков за неделю вместо 80 звонков в понедельник. Больше заданий можно найти в нашем руководстве по задачам на проценты.

5. Подсчёт с условием. Сколько раз в последовательности 571837927477 цифра 7 стоит сразу после нечётной цифры?

Ответ: 3. Перед цифрами 7 стоят 5, 3, 2, 4 и 7. Нечётные из них - только 5, 3 и 7. Способ решения: сначала найдите каждую цифру 7, затем проверьте цифру перед ней. Ловушка: ответить 5 - это общее количество цифр 7.

6. Расстояние между буквами. Какая буква находится перед R на таком же расстоянии, на каком M находится перед T?

Ответ: K. Буква M стоит на 7 позиций перед T, а на 7 позиций перед R стоит K. Способ решения: посчитайте шаги между двумя заданными буквами, затем отсчитайте столько же шагов от новой буквы в том же направлении. Ловушка: считать буквы между заданными буквами (6), а не шаги (7).

7. Поиск в справочнике. Ана Ортис использует внутренний номер 4410, Радж Патель - 4415, а Ли Куинн - 4420. Изменения: Радж Патель в отпуске, и его звонки перенаправляются Ли Куинн. Внутренний номер Аны Ортис теперь 4499. Звонки людям, которых нет в списке, переводят на ресепшен по номеру 4400. Куда нужно перевести звонок Раджу Пателю?

Ответ: 4420, Ли Куинн. Способ решения: сначала проверьте список изменений, а затем сам справочник. Ловушка: назвать старый внутренний номер Раджа Пателя - 4415, потому что это первое число, которое вы видите.

Как подготовиться

1. Сначала прочитайте объявление об экзамене или приглашение. В объявлениях о государственных экзаменах перечислены темы, которые вам предстоит пройти. Сосредоточьтесь на них.
2. Выберите темп. В Criteria's CLIK нужно пройти три коротких задания и ответить на десять вопросов за 13 минут. Это примерно 25-40 секунд на вопрос с несколькими вариантами ответа. На большинство отдельных канцелярских вопросов должно уходить значительно меньше минуты. Если какой-то вопрос занимает больше времени, переходите к следующему и вернитесь к нему позже.
3. Потренируйтесь сортировать слова по алфавиту, обращая внимание на сложные случаи: Mac и Mc, фамилии с дефисом, а также короткие имена, совпадающие с началом более длинных.
4. Выучите часто встречающиеся слова деловой лексики с непростым написанием, например accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary и correspondence.
5. Потренируйтесь рассчитывать остатки и заполнять таблицы на бумаге. Записывайте каждый шаг. В заданиях по ведению учёта одна ранняя ошибка влияет на все последующие ответы.
6. Проверьте правила использования калькулятора. На некоторых государственных экзаменах телефоны вообще запрещено проносить в помещение. Поэтому заранее выясните, какой калькулятор разрешён, или подготовьтесь считать в уме.
7. Тренируйтесь сравнивать и считать короткими ежедневными занятиями. Наш тест на внимательность к деталям поможет потренироваться в разделе на работу с буквами и числами.
8. Если должность связана с набором текста, потренируйтесь и в печати. Для федеральных должностей секретаря-машинистки требуется набирать 40 слов в минуту в течение 5 минут, допуская не более трёх ошибок.

Как обычно оценивают результаты

Первичный балл. В тестах на канцелярские навыки считают правильные ответы, иногда отдельно по каждому разделу. В онлайн-тестах работодателю часто сообщают общий балл или категорию уровня подготовки. Например, Criteria оценивает CLIK по шкале до 25 баллов без вычета за неправильные ответы, а затем распределяет результаты по трём категориям: «Недостаточный уровень», «Достаточный уровень» и «Высокий уровень».

С чем сравнивают. Частные работодатели сравнивают ваш результат с целевым результатом для должности или с результатами других кандидатов. Если вы сдаёте экзамен для поступления на государственную службу, ознакомьтесь с объявлением об экзамене: в нём объясняется, как оценивают экзамен и используют результаты.

Требования к скорости печати обычно оценивают по принципу «сдал или не сдал» относительно указанной скорости, например федерального требования в 40 слов в минуту для должностей машинистов-делопроизводителей.

Наш тренировочный результат - это количество правильных ответов на наши собственные вопросы с разбивкой по разделам: систематизация документов, проверка, орфография и грамматика, математика и планирование. Это не результат какого-либо реального теста и не позволяет предсказать оценку на экзамене для поступления на государственную службу.

Список дел на день экзамена на административную должность госслужбы

Государственные экзамены на административные должности обычно сдают очно. В руководстве по тесту для административных должностей штата Нью-Йорк приведён типичный список, но точные правила уточните в своём уведомлении о допуске:

• Возьмите с собой: уведомление о допуске, два карандаша № 2, удостоверение личности с фотографией и вашей подписью, а также перекус, который можно съесть тихо.
• Оставьте дома: мобильные телефоны, наушники и другие электронные устройства. Их использование в любом месте на территории проведения теста может привести к дисквалификации.
• Не приносите само руководство по тесту в экзаменационную комнату.
• Приходите вовремя и следуйте указаниям экзаменатора.
• Следите за временем самостоятельно на протяжении всех разделов.
• После теста не обсуждайте вопросы и не воспроизводите их. Материалы теста защищены, и нарушение правил может лишить вас права сдавать экзамены в будущем.

Для онлайн-теста на административную должность список проще: ноутбук, тихая комната, исправная клавиатура и проверка системы, если она нужна, накануне.

Типичные ошибки в тестах на офисные навыки

• Сортировка по имени, когда в инструкции требуется сортировка по фамилии, или игнорирование правила вроде «сначала сортируйте по дате, затем по имени».
• Неправильная сортировка Mc и Mac вопреки инструкции. В некоторых правилах их предлагают сортировать по буквам, в других - объединять в одну группу. Следуйте указаниям теста.
• Поспешный выбор варианта «ни один из перечисленных» в заданиях на правописание или полный отказ от этого варианта.
• Потеря нужного места в задании на учёт данных. Используйте поля, чтобы записывать промежуточные итоги.
• Пропуск списка изменений перед ответом на вопросы по справочнику.
• Слишком много времени на один вопрос. Все вопросы имеют одинаковый вес, поэтому затянувшаяся задача отнимает время, которое нужно для более простых вопросов.

План подготовки к тесту на офисные навыки на одну неделю

День 1. Выполните бесплатный пробный тест выше и отметьте разделы, в которых допустили ошибки. Если вы сдаёте экзамен на государственную службу, прочитайте объявление и руководство к тесту.

День 2. Сортировка по алфавиту и оформление документов: отсортируйте 30 имён, включая Mac, Mc, фамилии через дефис и одинаковые фамилии.

День 3. Орфография и грамматика: 20 часто встречающихся слов из деловой лексики, в которых допускают ошибки, а также выбор местоимений, например "to Sam and me".

День 4. Ведение записей: текущие остатки, графики и таблицы со средними значениями и процентами. Выполняйте на бумаге.

День 5. В течение 15 минут потренируйтесь сравнивать, проверять и подсчитывать, затем пройдите полный пробный тест на время и разберите все пояснения.

День 6. Заново выполните самый сложный для вас раздел. Если этого требует работа, потренируйтесь печатать текст.

День 7. Отдохните. Подготовьте уведомление о допуске, удостоверение личности и карандаши или проверьте ноутбук для онлайн-тестирования.