Подготовка к тесту на знание Excel

Как обычно выглядит настоящий тест

Единого стандартного теста по Excel нет. Работодатели покупают тесты у компаний, разрабатывающих оценочные материалы, или составляют собственные задания. Формат зависит от разработчика теста и уровня должности. Вот какие форматы описывают разработчики в открытых источниках:

• Короткий тест с вариантами ответов. В тестах Criteria Excel 2013 и 2016 20 вопросов с вариантами ответов, на выполнение отводится 10 минут. В тесте Excel 365 от Criteria 12 вопросов, на каждый даётся 1 минута. Вопросы выбираются из больших банков заданий, поэтому кандидатам редко попадается один и тот же набор. В описании теста Microsoft Excel (общий уровень) TestGorilla указано, что он включает 16 вопросов, на выполнение отводится 10 минут, а уровень сложности - средний.
• Симуляция (практическое задание). Вы работаете в интерфейсе, похожем на электронную таблицу, и выполняете задания. Интерактивный тест Criteria Excel 365 включает 3 симуляции по 1 минуте каждая. Его нужно проходить на компьютере. В описании симуляционного теста по Excel Testlify указано, что он длится 30 минут и включает такие задания, как создание PivotTable, написание формул и построение диаграмм.
• Задания на дом или в реальном времени. Для должностей аналитиков и специалистов по финансам часто присылают файл с данными и вопросами или просят показать экран и выполнить задание во время собеседования.

Адаптивные или фиксированные тесты. По данным Criteria, в тестах 2013 и 2016 всем кандидатам задают одни и те же вопросы и проверяют базовые навыки, тогда как тесты 365 адаптивные и охватывают весь спектр навыков.

А что насчёт Indeed? Многие помнят тесты по Excel на Indeed. Сейчас Indeed сообщает, что Indeed Assessments больше не работает и больше недоступен для новых клиентов. Поэтому современный работодатель, скорее всего, воспользуется услугами одного из указанных выше разработчиков или предложит собственное задание.

Почти все варианты теста охватывают одни и те же основные темы: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF и SUMIF, функции поиска, относительные и абсолютные ссылки, сортировку и фильтрацию, PivotTable, диаграммы и форматирование. В документации Microsoft лучше всего объясняется работа каждой функции: XLOOKUP, PivotTables и ссылки на ячейки.

Microsoft Excel, Criteria, TestGorilla, Testlify и Indeed являются товарными знаками соответствующих владельцев. Intellect Council не связана ни с одной из этих компаний, не получает от них одобрения и не спонсируется ими.

Типы вопросов с примерами решений

Семь типов заданий, которые встречаются в большинстве тестов по Excel. Для каждого разобраны способ решения и типичная ловушка. Эти задания не повторяют бесплатный образец.

1. Условное суммирование с SUMIFS. В столбце B указан регион, в столбце C - квартал, а в столбце D - сумма. Какая формула подсчитает общую сумму продаж региона North за Q2?

Ответ: =SUMIFS(D:D,B:B,"North",C:C,"Q2"). Способ решения: в SUMIFS сначала указывается диапазон для суммирования, затем каждый диапазон условий и соответствующее условие. Ловушка: в SUMIF диапазон для суммирования указывается последним, поэтому порядок аргументов легко перепутать. Если в задании одно условие, подойдут обе функции; если условий два или больше - только SUMIFS.

2. В VLOOKUP пропущен аргумент FALSE. Формула =VLOOKUP(E2,A:B,2) возвращает цену, но для некоторых кодов она неверна. Почему?

Ответ: если не указать четвёртый аргумент, VLOOKUP выполняет приблизительный поиск. При этом предполагается, что столбец A отсортирован, и вместо точного кода может быть найден ближайший. Исправление: =VLOOKUP(E2,A:B,2,FALSE) или XLOOKUP, которая по умолчанию выполняет точное совпадение. Ловушка: формула возвращает число, а не ошибку, поэтому неточность легко не заметить.

3. Смешанные ссылки. Вы создаёте таблицу умножения: числа от 1 до 10 находятся в A2:A11 и числа от 1 до 10 - в B1:K1. Что нужно ввести в B2, чтобы скопировать формулу вправо и вниз?

Ответ: =$A2B$1. Знак доллара перед A закрепляет столбец, а перед 1 - строку. Ловушка: формула =$A$2$B$1 скопирует один и тот же результат во все ячейки, а в формуле =A2*B1 ссылки будут смещаться относительно заголовков.

4. Порядок вычислений. В A2 указаны продажи за прошлый год - 200, а в B2 - продажи за этот год, 250. Какая формула вычислит темп роста?

Ответ: =(B2-A2)/A2. Формула возвращает 0.25, или 25%, если применить процентный формат. Ловушка: формула =B2-A2/A2 сначала выполняет деление, поэтому возвращает 250 - 1 = 249. Чтобы дополнительно потренироваться вычислять изменение в процентах, посмотрите наше руководство по задачам на проценты.

5. Очистка текста. В A2 содержится текст " INV-20931 " с лишними пробелами. Нужно получить только "INV". Какая формула подойдёт?

Ответ: =LEFT(TRIM(A2),3). TRIM удаляет пробелы в начале и в конце, а LEFT берёт первые три символа. Ловушка: =LEFT(A2,3) возвращает два пробела и букву I. В узкой ячейке результат может показаться почти правильным.

6. PivotTable показывает Count, а не Sum. Вы перетаскиваете Amount в область Values и видите "Count of Amount". Какова наиболее вероятная причина?

Ответ: Microsoft отмечает, что PivotTable по умолчанию суммирует числовые данные, но подсчитывает их, если Excel распознаёт данные как текст. Проверьте, не сохранены ли числа в столбце Amount как текст, преобразуйте их в числа, а затем обновите таблицу. Ловушка: если просто изменить сводную операцию на Sum, не исправив данные, проблема останется незамеченной.

7. Даты - это числа. В A2 указана дата 3/1/2026, а в B2 - 3/15/2026. Что вернёт формула =B2-A2?

Ответ: 14, потому что Excel хранит даты в виде порядковых чисел, а разность между ними показывает количество дней. Ловушка: если в ячейке отображается дата, например 1/14/1900, формула верна, но для ячейки задан формат даты. Измените формат на General или Number.

Как подготовиться

1. Узнайте, какой формат вас ждёт. Для вопросов с вариантами ответов, симуляций и заданий на дом нужна разная подготовка. Обычно рекрутер расскажет об этом, если вы спросите, а в приглашении часто указано название издателя теста.
2. Рассчитайте темп. В тесте из 20 вопросов на 10 минут, например в тесте Criteria по Excel 2016, на каждый вопрос отводится 30 секунд. В тесте Excel 365 от Criteria на каждый вопрос даётся отдельный лимит в 1 минуту. Практикуйтесь, пока не сможете решать простой вопрос на формулы менее чем за 30 секунд.
3. Практикуйтесь в настоящем Excel. Прочитать о формуле - не то же самое, что ввести её. Один раз самостоятельно составьте каждую формулу с этой страницы, затем измените значение и проверьте, обновился ли результат.
4. Освойте десять основных тем: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF и COUNTIFS, SUMIF и SUMIFS, XLOOKUP или VLOOKUP, ROUND, объединение текста с помощью & и TRIM, сортировку и фильтрацию, а также PivotTable.
5. Выучите сочетания клавиш, которые экономят время, но не полагайтесь только на них. F4 переключает абсолютные и смешанные ссылки, Ctrl+Shift+L включает фильтры, а Ctrl+T создаёт таблицу. В симуляциях сочетания клавиш иногда отключены, поэтому разберитесь и с командами в меню.
6. Разберитесь в кодах ошибок. #N/A означает, что поиск ничего не нашёл, #REF! - что ссылка удалена, #VALUE! - что указан неверный тип данных, #DIV/0! - деление на ноль или пустую ячейку, а #### - что столбец слишком узкий.
7. Аккуратно вводите формулы в симуляциях. В некоторых симуляциях нет автодополнения и опечатки не прощаются. Перед нажатием Enter проверьте скобки и запятые.
8. Пользуйтесь ноутбуком или настольным компьютером. Для тестов-симуляций обычно нужен компьютер, а вопросы с вариантами ответов и формулами гораздо удобнее читать на большом экране.

Как обычно оценивают результаты

Тесты с выбором ответа оценивают количество правильных ответов. В адаптивном тесте, например в версии Excel 365 от Criteria, вопросы меняются в зависимости от ваших ответов. Поэтому результат зависит и от сложности вопросов, на которые вы ответили, и от количества правильных ответов.

Симуляции проверяют, правильно ли выполнено каждое задание. В некоторых также учитывается, сколько времени вы потратили.

Что видит работодатель. Обычно общий балл или уровень, иногда в сравнении с результатами других кандидатов. Работодатели сами определяют требования к должности: секретарю может быть достаточно базового форматирования и простых сумм, а финансовому аналитику могут потребоваться функции поиска, сводные таблицы и аккуратная работа с данными. Единого проходного балла нет, и издатели тестов редко публикуют его.

Наш результат тренировки - это количество правильных ответов на наши вопросы с разбивкой по навыкам: формулы, ссылки, функции поиска, логика, сводные таблицы и форматирование. Он показывает, на чём стоит сосредоточиться. Это не результат какого-либо реального теста.

Навыки Excel в зависимости от должности

Обычно работодатели проверяют навыки на уровне, необходимом для работы. Посмотрите описание вакансии, чтобы понять, до какого пункта в этом списке готовиться.

Базовый уровень (административные должности, работа на ресепшене, обслуживание клиентов). Ввод и форматирование данных, SUM и AVERAGE, простая функция IF, сортировка и фильтрация, настройка страницы и печать, простые диаграммы.

Средний уровень (операционная деятельность, поддержка продаж, HR, бухгалтерский учёт). COUNTIFS и SUMIFS, XLOOKUP или VLOOKUP с точным совпадением, абсолютные и смешанные ссылки, условное форматирование, проверка данных, текстовые функции, такие как LEFT, RIGHT, TRIM и TEXT, а также создание и фильтрация сводных таблиц PivotTable. Если должность связана с финансами, наш тест по бухгалтерскому учёту для собеседований охватывает бухгалтерскую часть.

Продвинутый уровень (должности аналитиков и специалистов по финансам). Вложенная логика с IFS или IF с AND и OR, INDEX с MATCH, динамические массивы, например FILTER, UNIQUE и SORT, сводные таблицы PivotTable с вычисляемыми полями, очистка данных с помощью Power Query, а также создание краткого сводного отчёта или диаграммы на основе исходных данных в условиях ограниченного времени.

Если тест входит в более широкую оценку для должности в сфере данных, вам также могут предложить тест на числовое мышление, где нужно читать диаграммы и таблицы, как и в Excel.

Чем эта тренировка отличается от реального теста

Что мы воспроизводим. Навыки, которые работодатели проверяют чаще всего, вопросы с выбором ответа в стиле коротких тестов по Excel и реальное ограничение по времени. Каждый ответ соответствует документированному поведению Microsoft, и к каждому вопросу есть объяснение.

Что мы не можем воспроизвести. Мы не используем интерактивную электронную таблицу, поэтому не можем воссоздать симуляцию, которая проверяет ваши щелчки мышью и нажатия клавиш. Разработчики также используют собственные банки вопросов и уровни сложности, которые нам недоступны.

Как восполнить этот пробел. Используйте наши вопросы, чтобы найти слабые места и изучить правила, а затем повторите эти формулы непосредственно в Excel. Если в приглашении сказано, что тест проходит в формате симуляции, выделите хотя бы одно занятие на выполнение заданий в Excel с таймером: создайте PivotTable из исходного списка, напишите формулу поиска и примените условное форматирование, не пользуясь подсказками.

Список подготовки к тесту по Excel

• Устройство: ноутбук или настольный компьютер, желательно с мышью. Зарядите устройство и закройте остальные программы.
• Браузер: используйте обновлённый браузер и проверьте, есть ли в приглашении ссылка для проверки системы. Выполните её накануне.
• Версия Excel: если в тесте указана версия, например Excel 365 или Excel 2016, учтите, что меню могут немного отличаться. Названия функций одинаковые.
• Клавиатура: на клавиатуре Mac используются другие сочетания клавиш. Если вы обычно работаете в Windows, потренируйтесь на устройстве, которым будете пользоваться в день теста.
• Время: уточните, отведено ли время на каждый вопрос или на весь тест, и не задерживайтесь надолго на одной формуле.
• Заметки: приготовьте бумагу для быстрых вычислений и записи номеров вопросов, к которым хотите вернуться, если тест это позволяет.