Esercitazioni per test amministrativi

Com'è di solito il test vero

"Test per mansioni d'ufficio" può indicare due cose molto diverse: brevi test online proposti da datori di lavoro privati e prove più lunghe per l'impiego pubblico in uffici governativi. Entrambi valutano le stesse abilità pratiche d'ufficio.

Test proposti da datori di lavoro privati. Di solito sono brevi e si svolgono online. Il test di competenze informatiche CLIK di Criteria, per esempio, dura 13 minuti: prevede tre brevi simulazioni di attività, seguite da dieci domande a scelta multipla su browser web, email e videoscrittura. Criteria lo consiglia per assistenti amministrativi, addetti a mansioni d'ufficio, receptionist e ruoli simili. I datori di lavoro spesso aggiungono una prova di dattilografia, un test di inserimento dati o un breve gruppo di domande su archiviazione, controllo e calcoli, come nell'esempio gratuito qui sopra.

Esami per mansioni d'ufficio nel pubblico impiego. Le amministrazioni statali e locali pubblicano guide agli esami. L'Entry-Level Clerical Series dello Stato di New York prevede un tempo totale di 3 ore e verte su cinque aree:

• Ortografia: tre parole; occorre scegliere quella scritta in modo errato oppure "Nessuna delle precedenti è scritta in modo errato".
• Ordinamento alfabetico: individuare la posizione di un nome in un archivio alfabetico, per esempio stabilire quale nome verrebbe al terzo posto.
• Gestione dei dati: gruppi di domande sulla raccolta e il confronto di dati da diverse fonti, la pianificazione, i saldi progressivi e le tabelle con totali, subtotali, medie e percentuali.
• Operazioni con lettere e numeri: ordinare alfabeticamente, confrontare, controllare e contare gruppi di lettere e numeri. Tutti gli esami della serie includono quest'area.
• Uso di un elenco: aggiornare un elenco telefonico con cambi di nominativo e di stanza, quindi rispondere alle domande che potrebbe fare una persona al telefono.

L'avviso d'esame indica quali aree sono incluse nella prova. Questi esami si svolgono su carta presso una sede d'esame; non sono consentiti telefoni né altri dispositivi elettronici.

Impieghi amministrativi federali negli Stati Uniti. I requisiti di qualificazione dell'OPM per le posizioni di supporto amministrativo e d'ufficio si basano sull'esperienza e sull'istruzione. Per le posizioni che richiedono la dattilografia è prevista anche una competenza specifica: 40 parole al minuto per i ruoli di dattilografo d'ufficio e di automazione d'ufficio, in una prova di 5 minuti con tre o meno errori.

Criteria e CLIK sono marchi dei rispettivi titolari. Intellect Council non è affiliata, approvata né sponsorizzata da nessuno di loro.

Tipi di domande con esempi svolti

Sette esempi svolti nello stile degli argomenti qui sopra, con il metodo e l’errore da evitare per ciascuno. Nessuno ripete il campione gratuito.

1. Ordine alfabetico: quale nome è al terzo posto? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Risposta: Hartley, Ann. L’ordine è Hart, Harte, Hartley, Hartman. Metodo: confronta le lettere una per una e ricorda che «il vuoto viene prima di una lettera»: Hart è più corto di Harte, quindi viene prima. Poi e viene prima di l, e l prima di m. Errore da evitare: leggere i nomi. Contano solo quando i cognomi sono identici.

2. Ortografia con un’opzione «nessuna». Quale parola, se ce n’è una, è scritta in modo errato? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Nessuna delle precedenti è scritta in modo errato.

Risposta: D. Tutte e tre le parole sono scritte correttamente. Metodo: controlla ogni parola singolarmente, poi scegli «nessuna» con sicurezza. Errore da evitare: presumere che una delle tre debba essere sbagliata. Anche le parole che vengono spesso scritte in modo errato possono essere scritte correttamente.

3. Registrazione dei dati: saldo progressivo. Il budget per le forniture parte da $1,500. Vengono effettuati acquisti per $240.00 e $315.50, viene accreditato un reso di $60.00 e poi vengono spesi $129.75. Qual è il saldo?

Risposta: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Poi $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Aggiungi i $60.00 del reso: $1,004.50. Sottrai $129.75: $874.75. Errore da evitare: sottrarre il reso invece di aggiungerlo.

4. Registrazione dei dati: completare una tabella. Un servizio di assistenza registra 80, 64, 72, 90 e 69 chiamate da lunedì a venerdì. Qual è la media giornaliera e quale percentuale delle 80 chiamate di lunedì era costituita dalle 28 chiamate relative alla fatturazione?

Risposta: il totale è 375, quindi la media è 375 / 5 = 75. Le chiamate relative alla fatturazione sono 28 / 80 = 0.35, cioè 35%. Errore da evitare: dividere per il totale sbagliato, ad esempio per le 375 chiamate della settimana invece che per le 80 di lunedì. Nella nostra guida ai quesiti sulle percentuali trovi altri esercizi.

5. Conteggio con una condizione. Nella sequenza 571837927477, quante volte il 7 è preceduto direttamente da una cifra dispari?

Risposta: 3. I 7 sono preceduti da 5, 3, 2, 4 e 7. Solo 5, 3 e 7 sono dispari. Metodo: individua prima tutti i 7, poi controlla la cifra che precede ciascuno. Errore da evitare: rispondere 5, il numero totale di 7.

6. Distanza tra lettere. Quale lettera si trova prima di R alla stessa distanza che separa M da T?

Risposta: K. M si trova 7 lettere prima di T e K si trova 7 lettere prima di R. Metodo: conta i passaggi tra le due lettere indicate, poi conta lo stesso numero di passaggi dalla nuova lettera nella stessa direzione. Errore da evitare: contare le lettere comprese tra le due (6) invece dei passaggi (7).

7. Consultare un elenco. Ana Ortiz ha l’interno 4410, Raj Patel il 4415 e Lee Quinn il 4420. Modifiche: Raj Patel è in congedo e le sue chiamate vengono inoltrate a Lee Quinn. Il nuovo interno di Ana Ortiz è 4499. Le chiamate per chi non è nell’elenco vanno alla reception, al 4400. A quale numero va inoltrata una chiamata per Raj Patel?

Risposta: 4420, Lee Quinn. Metodo: controlla le modifiche prima di consultare l’elenco. Errore da evitare: indicare il vecchio interno di Raj Patel, 4415, perché è il primo numero che si vede.

Come prepararsi

1. Leggi prima l'avviso o l'invito all'esame. Per gli esami della pubblica amministrazione, indica gli argomenti che dovrai affrontare. Dedica il tuo tempo a quelli.
2. Stabilisci un ritmo. Criteria's CLIK include tre brevi simulazioni e dieci domande in 13 minuti, lasciando circa 25-40 secondi per ogni domanda a scelta multipla. La maggior parte delle singole domande di tipo amministrativo dovrebbe richiedere molto meno di un minuto. Se una domanda richiede più tempo, passa oltre e tornaci in seguito.
3. Esercitati a ordinare alfabeticamente i nomi con inizi insidiosi: Mac e Mc, nomi con trattino e nomi brevi che iniziano come nomi più lunghi.
4. Impara le parole di uso professionale che si scrivono spesso in modo errato, come accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary e correspondence.
5. Esercitati su carta con saldi progressivi e tabelle. Annota ogni passaggio. Negli esercizi di gestione dei registri, un errore iniziale si ripercuote su tutte le risposte successive.
6. Controlla le regole sull'uso della calcolatrice. Alcuni esami pubblici non consentono di portare telefoni nella stanza, quindi preparati a usare la calcolatrice consentita dall'esame oppure a fare i calcoli a mente.
7. Allenati a confrontare e contare con brevi sessioni quotidiane. Il nostro test di attenzione ai dettagli è un buon esercizio per la sezione sulle operazioni con lettere e numeri.
8. Se il lavoro prevede la digitazione, esercitati anche a scrivere al computer. Per i posti federali da dattilografo e addetto alla digitazione sono richieste 40 parole al minuto in una prova di 5 minuti con non più di tre errori.

Come funziona di solito la valutazione

Punteggio grezzo. I test di segreteria contano le risposte corrette, a volte sezione per sezione. Le prove online spesso comunicano al datore di lavoro un punteggio totale o una fascia di competenza. Criteria, per esempio, assegna a CLIK un punteggio su 25 senza penalità per le risposte errate, poi suddivide i risultati in tre fasce: Non competente, Competente e Molto competente.

Rispetto a cosa. I datori di lavoro privati confrontano il punteggio con un obiettivo per il ruolo o con i risultati degli altri candidati. Per i concorsi pubblici, consultare il bando: spiega come viene valutata la prova e come vengono utilizzati i risultati.

Requisiti di dattilografia prevedono di solito il superamento o il mancato superamento in base a una velocità indicata, come il requisito federale di 40 parole al minuto per le posizioni di addetto alla battitura.

Il nostro punteggio di esercitazione corrisponde al numero di risposte corrette alle nostre domande, con una suddivisione per sezione: archiviazione, controllo, ortografia e grammatica, matematica e pianificazione. Non è il punteggio di un test reale e non permette di prevedere una valutazione in un concorso pubblico.

Lista di controllo per il giorno dell’esame amministrativo nel settore pubblico

Gli esami amministrativi del settore pubblico si svolgono di solito in presenza. La guida al test amministrativo dello Stato di New York riporta un elenco tipico: controlla quindi l'avviso di convocazione per conoscere le regole esatte:

• Porta: l'avviso di convocazione, due matite n. 2, un documento d'identità con foto e firma e uno spuntino che non faccia rumore.
• Lascia a casa: telefoni cellulari, cuffie e altri dispositivi elettronici. Usarne uno in qualsiasi punto dell'area della sede d'esame può comportare l'esclusione.
• Non portare la guida al test nella sala d'esame.
• Arriva in orario e segui le istruzioni del sorvegliante.
• Tieni d'occhio il tempo durante tutte le sezioni.
• Dopo il test, non discutere le domande né riprodurle. Il materiale del test è protetto e la violazione delle regole può comportare l'esclusione da esami futuri.

Per un test amministrativo online, la lista è più semplice: un laptop, una stanza tranquilla, una tastiera funzionante e l'eventuale controllo del sistema da effettuare il giorno prima.

Errori comuni nei test amministrativi

• Ordinare per nome quando le istruzioni indicano il cognome, o ignorare una regola come «ordina prima per data, poi per nome».
• Trattare Mc e Mac in modo diverso da quanto indicato nelle istruzioni. Alcune regole di ordinamento richiedono di considerarli lettera per lettera, altre di raggrupparli. Segui le indicazioni del test.
• Scegliere in fretta l'opzione «nessuna delle precedenti» nelle domande di ortografia, oppure evitarla del tutto.
• Perdere il segno in un esercizio di registrazione dei dati. Usa il margine per annotare i totali progressivi.
• Non leggere l'elenco delle modifiche prima di rispondere alle domande sugli elenchi.
• Passare troppo tempo su una domanda. Tutte le domande hanno lo stesso peso, quindi bloccarsi su una domanda ti fa perdere tempo che serve per quelle più facili.

Un piano di studio di una settimana per il test attitudinale amministrativo

Giorno 1. Svolgi il test gratuito di esempio qui sopra e annota le sezioni in cui hai fatto errori. Se devi sostenere un concorso pubblico, leggi il bando e la guida al test.

Giorno 2. Ordine alfabetico e archiviazione: ordina 30 nomi, compresi Mac, Mc, cognomi con trattino e cognomi identici.

Giorno 3. Ortografia e grammatica: ripassa 20 parole di uso comune in ambito professionale che si scrivono spesso in modo errato e le scelte dei pronomi, come "to Sam and me".

Giorno 4. Registrazione dei dati: esercitati su carta con saldi progressivi, prospetti e tabelle con medie e percentuali.

Giorno 5. Esercitati per 15 minuti con attività di confronto, verifica e conteggio; poi svolgi una simulazione completa a tempo e rivedi tutte le spiegazioni.

Giorno 6. Rifai da zero la sezione più difficile per te e fai pratica con la digitazione, se il lavoro lo richiede.

Giorno 7. Riposati. Prepara la convocazione, il documento d'identità e le matite oppure verifica che il portatile sia pronto per una prova online.