Oefenen voor een administratieve test

Hoe de echte test er meestal uitziet

"Clerical test" kan twee heel verschillende dingen betekenen: korte online tests van particuliere werkgevers en langere ambtenarenexamens voor kantoorbanen bij de overheid. Bij beide worden dezelfde alledaagse kantoorvaardigheden getest.

Tests bij particuliere werkgevers. Die zijn meestal kort en worden online gemaakt. Criteria's CLIK computer skills test duurt bijvoorbeeld 13 minuten: drie korte taaksimulaties, gevolgd door tien meerkeuzevragen over webbrowsers, e-mail en tekstverwerking. Criteria beveelt de test aan voor administratief assistenten, kantoormedewerkers, receptionisten en vergelijkbare functies. Werkgevers voegen er vaak een typetest, een data-entrytest of een korte reeks vragen over archiveren, controleren en rekenen aan toe, zoals in het gratis voorbeeld hierboven.

Ambtenarenexamens voor kantoorfuncties. Deelstaat- en lokale overheden publiceren testhandleidingen. De Entry-Level Clerical Series van de staat New York heeft een totale tijdslimiet van 3 uur en behandelt vijf onderwerpen:

• Spelling: drie woorden; je kiest het woord dat verkeerd gespeld is of "Geen van bovenstaande woorden is verkeerd gespeld".
• Alfabetiseren: bepaal waar een naam in een alfabetisch geordend bestand thuishoort, bijvoorbeeld welke naam op de derde plek komt.
• Administratie bijhouden: reeksen vragen over gegevens uit verschillende bronnen samenvoegen, planningen, doorlopende saldo's en tabellen met totalen, subtotalen, gemiddelden en percentages.
• Werken met letters en cijfers: groepen letters en cijfers alfabetiseren, vergelijken, controleren en tellen. Dit onderdeel komt in elk examen van de reeks voor.
• Een telefoongids gebruiken: werk een telefoongids bij met wijzigingen van namen en kamernummers en beantwoord daarna vragen die een beller zou kunnen stellen.

In de aankondiging van het examen staat welke onderdelen erin voorkomen. Deze examens maak je op papier op een testlocatie. Telefoons en andere elektronische apparaten zijn niet toegestaan.

Federale kantoorbanen in de VS. De kwalificatiestandaard van OPM voor administratieve en ondersteunende functies is gebaseerd op werkervaring en opleiding. Voor typistenfuncties gelden aanvullende vaardigheidseisen: 40 woorden per minuut voor functies als clerk-typist en office automation, gemeten met een test van 5 minuten met drie of minder fouten.

Criteria en CLIK zijn handelsmerken van hun eigenaar. Intellect Council is niet aan hen verbonden, wordt niet door hen onderschreven en wordt niet door hen gesponsord.

Vraagtypen met uitgewerkte voorbeelden

Zeven uitgewerkte voorbeelden in de stijl van de onderwerpen hierboven, met bij elk voorbeeld de aanpak en de valkuil. Geen ervan komt terug in het gratis voorbeeld.

1. Alfabetiseren: welke naam staat op de derde plaats? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Antwoord: Hartley, Ann. De volgorde is Hart, Harte, Hartley, Hartman. Methode: vergelijk letter voor letter en onthoud: "niets komt vóór iets". Hart is korter dan Harte en komt dus eerst. Daarna komt e vóór l en l vóór m. Valkuil: de voornamen lezen. Die tellen alleen mee als de achternamen hetzelfde zijn.

2. Spelling met de optie "geen van bovenstaande". Welk woord is verkeerd gespeld, als dat zo is? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Geen van bovenstaande is verkeerd gespeld.

Antwoord: D. Alle drie de woorden zijn goed gespeld. Methode: controleer elk woord afzonderlijk en kies dan met vertrouwen voor "geen van bovenstaande". Valkuil: ervan uitgaan dat een van de drie fout moet zijn. Woorden die vaak verkeerd worden gespeld, kunnen ook goed gespeld zijn.

3. Administratie: doorlopend saldo. Het budget voor benodigdheden begint op $1,500. Er worden aankopen gedaan van $240.00 en $315.50. Een retour van $60.00 wordt teruggestort en daarna wordt $129.75 uitgegeven. Wat is het saldo?

Antwoord: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Daarna: $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Tel de retour van $60.00 erbij op: $1,004.50. Trek $129.75 af: $874.75. Valkuil: de retour aftrekken in plaats van erbij optellen.

4. Administratie: een tabel invullen. Een helpdesk registreert van maandag tot en met vrijdag 80, 64, 72, 90 en 69 telefoontjes. Wat is het daggemiddelde en welk percentage van de 80 telefoontjes op maandag waren de 28 telefoontjes over facturering?

Antwoord: het totaal is 375, dus het gemiddelde is 375 / 5 = 75. Voor facturering geldt: 28 / 80 = 0.35, oftewel 35%. Valkuil: delen door het verkeerde totaal, bijvoorbeeld door het weektotaal van 375 in plaats van door de 80 telefoontjes op maandag. Je vindt meer oefeningen in onze gids met procentvragen.

5. Tellen met een voorwaarde. Hoe vaak komt in de reeks 571837927477 een 7 direct na een oneven cijfer?

Antwoord: 3. De 7's volgen op 5, 3, 2, 4 en 7. Alleen 5, 3 en 7 zijn oneven. Methode: zoek eerst elke 7 en controleer daarna het cijfer ervoor. Valkuil: 5 antwoorden, het totale aantal 7's.

6. Afstand tussen letters. Welke letter staat evenveel plaatsen vóór R als M vóór T staat?

Antwoord: K. M staat 7 letters vóór T, en 7 letters vóór R is K. Methode: tel het aantal stappen tussen de twee gegeven letters. Tel vervolgens hetzelfde aantal stappen vanaf de nieuwe letter, in dezelfde richting. Valkuil: de tussenliggende letters tellen (6) in plaats van de stappen (7).

7. Een telefoonlijst gebruiken. Ana Ortiz heeft toestelnummer 4410, Raj Patel 4415 en Lee Quinn 4420. Wijzigingen: Raj Patel is met verlof en zijn telefoontjes gaan naar Lee Quinn. Het toestelnummer van Ana Ortiz is nu 4499. Telefoontjes voor anderen gaan naar de receptie op 4400. Waar moet een telefoontje voor Raj Patel naartoe?

Antwoord: 4420, Lee Quinn. Methode: controleer de lijst met wijzigingen voordat je de telefoonlijst zelf bekijkt. Valkuil: het oude toestelnummer van Raj Patel geven, 4415, omdat dat het eerste nummer is dat je ziet.

Hoe je je voorbereidt

1. Lees eerst de aankondiging van je examen of je uitnodiging. Bij examens voor overheidsfuncties staat daarin welke onderwerpen aan bod komen. Richt je op die onderwerpen.
2. Bepaal je tempo. In Criteria's CLIK moet je drie korte simulaties en tien vragen in 13 minuten maken. Dat komt neer op ongeveer 25 tot 40 seconden per meerkeuzevraag. De meeste afzonderlijke administratieve vragen zouden je ruim minder dan een minuut moeten kosten. Ga verder met vragen die langer duren en kom er later op terug.
3. Oefen met alfabetiseren van lastige namen: Mac en Mc, namen met een koppelteken en korte namen die hetzelfde beginnen als langere namen.
4. Leer vaak verkeerd gespelde zakelijke woorden, zoals accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary en correspondence.
5. Oefen op papier met doorlopende saldo's en tabellen. Schrijf elke stap op. Bij opdrachten over administratie kan één vroege fout doorwerken in alle volgende antwoorden.
6. Controleer de regels voor rekenmachines. Bij sommige overheidsexamens zijn telefoons in de ruimte helemaal niet toegestaan. Houd dus rekening met de rekenmachine die je tijdens het examen mag gebruiken, of oefen met hoofdrekenen.
7. Oefen met vergelijken en tellen in korte dagelijkse sessies. Onze test aandacht voor detail is goede oefening voor het onderdeel waarin je met letters en cijfers werkt.
8. Is de functietitel typist? Oefen dan ook met typen. Voor federale functies als klerk-typist is een snelheid van 40 woorden per minuut vereist op een test van 5 minuten, met maximaal drie fouten.

Hoe de beoordeling meestal werkt

Ruwe score. Tests voor administratieve vaardigheden tellen het aantal goede antwoorden, soms per onderdeel. Online tests geven de werkgever vaak een totaalscore of een vaardigheidsniveau. Criteria geeft bijvoorbeeld een score voor CLIK op een schaal van 25, zonder aftrek voor foute antwoorden, en deelt de resultaten vervolgens in drie niveaus in: Not Proficient, Proficient en Highly Proficient.

Waarmee wordt je score vergeleken? Particuliere werkgevers vergelijken je score met een doel voor de functie of met die van andere sollicitanten. Lees voor examens voor overheidsfuncties de examenaankondiging. Daarin staat hoe het examen wordt beoordeeld en hoe de resultaten worden gebruikt.

Typvereisten zijn meestal een kwestie van geslaagd of gezakt, op basis van een opgegeven snelheid, zoals de federale eis van 40 woorden per minuut voor typisten en administratief medewerkers.

Onze oefenscore is het aantal van onze eigen vragen dat je goed had, uitgesplitst per onderdeel: archiveren, controleren, spelling en grammatica, rekenen en plannen. Het is geen score van een echte test en voorspelt geen beoordeling voor een overheidsexamen.

Checklist voor de dag van een administratief ambtenarenexamen

Overheidsexamens voor administratieve functies worden meestal op locatie afgenomen. De handleiding voor de administratieve test van de staat New York geeft een gebruikelijke lijst. Controleer dus je eigen oproep voor de exacte regels:

• Neem mee: je oproep, twee potloden nr. 2, een identiteitsbewijs met foto en je handtekening, en een snack die geen geluid maakt.
• Laat thuis: mobiele telefoons, koptelefoons en andere elektronische apparaten. Als je er een gebruikt op het terrein van de testlocatie, kun je worden uitgesloten.
• Neem de handleiding voor de test zelf niet mee de testruimte in.
• Kom op tijd en volg de instructies van de toezichthouder.
• Houd zelf de tijd in de gaten tijdens de verschillende onderdelen.
• Bespreek of reproduceer na de test de vragen niet. Het testmateriaal is beschermd en als je de regels overtreedt, kun je worden uitgesloten van toekomstige examens.

Voor een online test voor administratieve functies is de checklist eenvoudiger: een laptop, een stille ruimte, een goed werkend toetsenbord en eventuele systeemcontroles die je de dag ervoor uitvoert.

Veelgemaakte fouten bij administratieve tests

• Sorteren op voornaam terwijl de instructies zeggen dat je op achternaam moet sorteren, of een regel negeren zoals "sorteer op datum en daarna op naam".
• Mc en Mac anders behandelen dan de instructies voorschrijven. Bij sommige sorteeregels spel je ze letter voor letter uit, bij andere groepeer je ze. Volg de aanwijzingen in de test.
• Te snel kiezen voor "none of the above" bij spellingvragen, of die optie helemaal vermijden.
• De draad kwijtraken bij een reeks vragen over gegevens bijhouden. Noteer tussentotalen in de kantlijn.
• De lijst met wijzigingen niet lezen voordat je vragen over een register beantwoordt.
• Te lang aan één vraag besteden. Elke vraag telt even zwaar, dus een vraag waar je op vastloopt kost tijd die je nodig hebt voor makkelijkere vragen.

Een studieplan van één week voor een administratieve vaardighedentest

Dag 1. Maak de gratis oefentoets hierboven en noteer welke onderdelen je niet goed had. Doe je een ambtenarenexamen, lees dan de aankondiging en de toetsgids.

Dag 2. Alfabetiseren en archiveren: sorteer 30 namen, waaronder Mac, Mc, namen met een koppelteken en dezelfde achternamen.

Dag 3. Spelling en grammatica: oefen 20 zakelijke woorden die vaak verkeerd worden gespeld en voornaamwoordkeuzes zoals "to Sam and me".

Dag 4. Administratie bijhouden: oefen op papier met doorlopende saldo's, overzichten en tabellen met gemiddelden en percentages.

Dag 5. Oefen 15 minuten met vergelijken, controleren en tellen. Maak daarna een volledige oefentoets onder tijdsdruk en bekijk alle uitleg.

Dag 6. Begin opnieuw met het onderdeel waar je het minst goed in bent. Oefen ook met typen als de functie dat vereist.

Dag 7. Rust uit. Leg je oproepbrief, ID en potloden klaar, of test je laptop voor een online toets.