Oefenen voor de Excel-assessmenttest

Hoe de echte test er meestal uitziet

Er is niet één standaardtest voor Excel. Werkgevers kopen tests bij aanbieders van beoordelingen of maken zelf opdrachten. De vorm hangt af van de aanbieder en het functieniveau. Dit zijn de vormen die aanbieders openbaar beschrijven:

• Korte meerkeuzetest. De Excel-tests voor 2013 en 2016 van Criteria bevatten 20 meerkeuzevragen met een totale tijdslimiet van 10 minuten. De Excel 365-test bevat 12 vragen, met 1 minuut per vraag. De test put uit grote vragendatabanken, waardoor kandidaten zelden dezelfde reeks krijgen. TestGorilla vermeldt voor de Microsoft Excel (General)-test 16 vragen in 10 minuten, op gemiddeld niveau.
• Simulatie (praktische test). Je werkt in een scherm dat op een spreadsheet lijkt en voert opdrachten uit. Criteria's Excel 365 Interactive bevat daarnaast 3 simulaties van elk 1 minuut en moet op een computer worden gemaakt. Testlify vermeldt voor een Excel-simulatietest een duur van 30 minuten. Je kunt bijvoorbeeld PivotTables maken, formules schrijven en grafieken maken.
• Opdrachten voor thuis of tijdens een gesprek. Voor functies als analist of in de financiële sector krijg je vaak een gegevensbestand met vragen, of word je gevraagd je scherm te delen en tijdens een sollicitatiegesprek een opdracht uit te voeren.

Adaptief of vast. Criteria zegt dat de tests voor 2013 en 2016 elke kandidaat dezelfde vragen voorleggen en basisvaardigheden meten. De tests voor 365 zijn adaptief en bestrijken het volledige vaardigheidsniveau.

En Indeed? Veel mensen herinneren zich de Excel-tests van Indeed. Indeed geeft nu aan dat Indeed Assessments is stopgezet en niet meer beschikbaar is voor nieuwe klanten. Een huidige werkgever gebruikt daarom waarschijnlijker een van de bovenstaande aanbieders of een eigen opdracht.

Vrijwel elke versie behandelt dezelfde basisvaardigheden: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF en SUMIF, zoekfuncties, relatieve en absolute verwijzingen, sorteren en filteren, PivotTables, grafieken en opmaak. De eigen documentatie van Microsoft is de beste bron voor de werking van elke functie: XLOOKUP, PivotTables en celverwijzingen.

Microsoft Excel, Criteria, TestGorilla, Testlify en Indeed zijn handelsmerken van hun respectieve eigenaren. Intellect Council is niet aan hen gelieerd en wordt niet door hen onderschreven of gesponsord.

Vraagtypen met uitgewerkte voorbeelden

Zeven vraagtypen die in de meeste Excel-toetsen voorkomen, met telkens de aanpak en de valkuil. Geen van deze vragen komt voor in het gratis voorbeeld.

1. Totalen op basis van voorwaarden met SUMIFS. In kolom B staat de regio, in kolom C het kwartaal en in kolom D het bedrag. Welke formule telt de verkopen in North in Q2 op?

Antwoord: =SUMIFS(D:D,B:B,"North",C:C,"Q2"). Aanpak: bij SUMIFS komt eerst het bereik dat je optelt. Daarna volgen telkens een criteriumbereik en de bijbehorende voorwaarde. Valkuil: bij SUMIF staat het optelbereik als laatste, waardoor mensen de volgorde door elkaar halen. Als een vraag één voorwaarde gebruikt, werken ze allebei. Bij twee of meer voorwaarden werkt alleen SUMIFS.

2. De ontbrekende FALSE in VLOOKUP. =VLOOKUP(E2,A:B,2) geeft een prijs terug, maar voor sommige codes klopt die niet. Hoe komt dat?

Antwoord: zonder een vierde argument gebruikt VLOOKUP een benadering. Daarbij gaat de functie ervan uit dat kolom A gesorteerd is. Daardoor kan de functie een code teruggeven die in de buurt ligt, in plaats van de exacte code. Oplossing: =VLOOKUP(E2,A:B,2,FALSE), of gebruik XLOOKUP. Die zoekt standaard naar een exacte overeenkomst. Valkuil: de formule geeft een getal terug, geen foutmelding. Daardoor is de fout makkelijk over het hoofd te zien.

3. Gemengde celverwijzingen. Je maakt een vermenigvuldigingstabel met de getallen 1 tot en met 10 in A2:A11 en 1 tot en met 10 in B1:K1. Wat typ je in B2 zodat je de formule naar rechts en naar beneden kunt kopiëren?

Antwoord: =$A2B$1. Het dollarteken voor A vergrendelt de kolom en het dollarteken voor 1 vergrendelt de rij. Valkuil: =$A$2$B$1 kopieert hetzelfde resultaat naar elke cel, en =A2*B1 verschuift ten opzichte van de kopteksten.

4. Volgorde van bewerkingen. In A2 staan de verkopen van vorig jaar: 200. In B2 staan de verkopen van dit jaar: 250. Welke formule berekent het groeipercentage?

Antwoord: =(B2-A2)/A2. De uitkomst is 0.25, oftewel 25% als je de cel als percentage opmaakt. Valkuil: =B2-A2/A2 voert eerst de deling uit. De uitkomst wordt dus 250 - 1 = 249. Wil je meer oefenen met procentuele veranderingen? Bekijk dan onze gids met vragen over percentages.

5. Tekst opschonen. In A2 staat de tekst " INV-20931 " met extra spaties. Je hebt alleen "INV" nodig. Welke formule werkt?

Antwoord: =LEFT(TRIM(A2),3). TRIM verwijdert de spaties voor en achter de tekst. Daarna haalt LEFT de eerste drie tekens op. Valkuil: =LEFT(A2,3) geeft twee spaties en de letter I terug. In een smalle cel lijkt dat bijna goed.

6. PivotTable toont Count in plaats van Sum. Je sleept Amount naar Values en ziet "Count of Amount". Wat is de meest waarschijnlijke oorzaak?

Antwoord: Microsoft vermeldt dat een PivotTable een numeriek veld standaard optelt, maar het aantal waarden telt als Excel de gegevens als tekst leest. Controleer of er in de kolom Amount getallen als tekst zijn opgeslagen. Zet ze om naar getallen en vernieuw de draaitabel. Valkuil: de samenvatting wijzigen in Sum zonder de gegevens te herstellen, verbergt het probleem.

7. Datums zijn getallen. In A2 staat 3/1/2026 en in B2 staat 3/15/2026. Wat geeft =B2-A2 terug?

Antwoord: 14, omdat Excel datums opslaat als serienummers en het verschil een aantal dagen aangeeft. Valkuil: als de cel een datum toont, zoals 1/14/1900, is de formule goed, maar is de celopmaak ingesteld op datum. Wijzig de opmaak in Algemeen of Getal.

Hoe je je voorbereidt

1. Vraag welk soort test je kunt verwachten. Voor meerkeuzevragen, simulaties en opdrachten om thuis te maken heb je verschillende oefening nodig. Een recruiter vertelt het meestal als je ernaar vraagt, en in de uitnodiging staat vaak welke aanbieder de test heeft gemaakt.
2. Bepaal je tempo. Bij een test met 20 vragen in 10 minuten, zoals Criteria's Excel 2016-test, heb je 30 seconden per vraag. Bij de Excel 365-test van Criteria heeft elke vraag een eigen tijdslimiet van 1 minuut. Oefen tot je een eenvoudige formulevraag binnen 30 seconden kunt beantwoorden.
3. Oefen in Excel zelf. Over een formule lezen is niet hetzelfde als die zelf invoeren. Stel elke formule op deze pagina minstens één keer zelf op. Verander daarna een waarde en controleer of het resultaat wordt bijgewerkt.
4. Beheers de tien belangrijkste onderdelen: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF en COUNTIFS, SUMIF en SUMIFS, XLOOKUP of VLOOKUP, ROUND, tekst samenvoegen met & en TRIM, sorteren en filteren, en PivotTables.
5. Leer de sneltoetsen die tijd besparen, maar vertrouw er niet volledig op. Met F4 wissel je tussen absolute en gemengde verwijzingen, met Ctrl+Shift+L zet je filters aan en met Ctrl+T maak je een tabel. In sommige simulaties zijn sneltoetsen uitgeschakeld, dus weet ook hoe je de opdrachten via de menu's uitvoert.
6. Ken de foutcodes. #N/A betekent dat een zoekopdracht niets heeft gevonden, #REF! dat een verwijzing is verwijderd, #VALUE! dat het verkeerde gegevenstype is gebruikt, #DIV/0! dat er door nul of een lege cel wordt gedeeld, en #### dat een kolom te smal is.
7. Voer formules zorgvuldig in bij simulaties. Sommige simulaties vullen formules niet automatisch aan en laten typefouten niet door de vingers zien. Controleer haakjes en komma's voordat je op Enter drukt.
8. Gebruik een laptop of desktop. Voor simulatietests heb je meestal een computer nodig. Meerkeuzevragen met formules zijn bovendien veel makkelijker te lezen op een groot scherm.

Hoe de beoordeling meestal werkt

Meerkeuzetests tellen het aantal goede antwoorden. Bij een adaptieve test, zoals de Excel 365-versie van Criteria, veranderen de vragen op basis van je antwoorden. Je resultaat geeft dus zowel de moeilijkheid van de vragen die je hebt beantwoord als het aantal goede antwoorden weer.

Simulaties controleren of elke taak het juiste resultaat opleverde. Sommige houden ook bij hoelang je erover deed.

Wat de werkgever ziet. Meestal een totaalscore of niveau, soms vergeleken met dat van andere kandidaten. Werkgevers bepalen zelf welk niveau nodig is voor de functie: een receptionist heeft misschien alleen basisopmaak en sommen nodig, terwijl een financieel analist mogelijk moet kunnen werken met zoekfuncties, PivotTables en gegevens netjes moet kunnen verwerken. Er is geen algemene norm om voor te slagen en testaanbieders maken die zelden openbaar.

Onze oefenscore is het aantal van onze eigen vragen dat je goed hebt beantwoord, uitgesplitst naar vaardigheden: formules, celverwijzingen, zoekfuncties, logica, PivotTables en opmaak. Zo zie je waar je je op kunt richten. Het is geen score van een echte test.

Excel-vaardigheden per functieniveau

Werkgevers toetsen meestal op het niveau dat voor de functie nodig is. Gebruik de functieomschrijving om te bepalen hoe ver je op deze lijst moet gaan.

Basis (administratie, receptie, klantenservice). Gegevens invoeren en opmaken, SUM en AVERAGE, eenvoudige IF, sorteren en filteren, pagina-instelling en afdrukken, en eenvoudige grafieken.

Gemiddeld (bedrijfsvoering, verkoopondersteuning, HR, boekhouding). COUNTIFS en SUMIFS, XLOOKUP of VLOOKUP met exacte overeenkomst, absolute en gemengde verwijzingen, voorwaardelijke opmaak, gegevensvalidatie, tekstfuncties zoals LEFT, RIGHT, TRIM en TEXT, en PivotTables maken en filteren. Is de functie financieel gericht? Dan behandelt onze boekhoudtest voor sollicitatiegesprekken de boekhoudkundige kant.

Gevorderd (analisten- en financiële functies). Geneste logica met IFS of IF in combinatie met AND en OR, INDEX met MATCH, dynamische matrixfuncties zoals FILTER, UNIQUE en SORT, PivotTables met berekende velden, gegevens opschonen met Power Query en onder tijdsdruk een korte samenvatting of grafiek maken op basis van ruwe gegevens.

Is de test onderdeel van een bredere beoordeling voor een datafunctie? Dan kun je ook een numerieke redeneertest krijgen. Daarin gebruik je dezelfde vaardigheden om grafieken en tabellen te lezen, maar zonder Excel.

Hoe deze oefening zich verhoudt tot de echte test

Wat we nabootsen. De vaardigheden waarop werkgevers het vaakst testen, meerkeuzevragen in een stijl die vergelijkbaar is met korte Excel-tests en echte tijdsdruk. Elk antwoord volgt het door Microsoft beschreven gedrag en bij elke vraag staat uitleg.

Wat we niet kunnen nabootsen. We werken niet met een live spreadsheet en kunnen dus geen simulatie namaken die je muisklikken en toetsaanslagen controleert. Aanbieders gebruiken ook hun eigen vragenbanken en moeilijkheidsniveaus, waar wij geen toegang toe hebben.

Zo vul je het verschil aan. Gebruik onze vragen om je zwakke punten te ontdekken en de regels te leren. Maak de formules daarna zelf opnieuw in Excel. Staat er in je uitnodiging dat de test een simulatie is? Doe dan minstens één sessie met Excel-opdrachten en een timer: maak een PivotTable van een ruwe lijst, schrijf een zoekformule en pas een voorwaardelijke opmaak toe, zonder iets op te zoeken.

Checklist voor de dag van je Excel-test

• Apparaat: een laptop of desktopcomputer, liefst met muis. Laad het apparaat op en sluit andere programma's af.
• Browser: gebruik een bijgewerkte browser en kijk in de uitnodiging of er een link is om je systeem te testen. Voer de test de dag ervoor uit.
• Excel-versie: als in de test een versie wordt genoemd, zoals Excel 365 of Excel 2016, houd er dan rekening mee dat menu's iets kunnen verschillen. De functienamen zijn hetzelfde.
• Toetsenbord: op een Mac-toetsenbord werken andere sneltoetsen. Gebruik je normaal Windows, oefen dan op het apparaat dat je op de testdag gaat gebruiken.
• Tijd: controleer of de tijd per vraag geldt of voor de hele test, en blijf niet te lang op één formule steken.
• Aantekeningen: leg papier klaar voor snelle berekeningen en om de vraagnummers te noteren waar je later op terug wilt komen, als je bij de test terug kunt gaan.