Práctica de pruebas administrativas

Cómo suele ser la prueba real

"Prueba de habilidades administrativas" abarca dos tipos muy distintos: evaluaciones breves en línea de empleadores privados y exámenes más largos de la administración pública para puestos de oficina. Ambos evalúan las mismas habilidades cotidianas de oficina.

Evaluaciones de empleadores privados. Por lo general, son breves y en línea. Por ejemplo, la prueba de habilidades informáticas CLIK de Criteria dura 13 minutos: incluye tres simulaciones breves de tareas y luego diez preguntas de opción múltiple sobre navegadores web, correo electrónico y procesamiento de textos. Criteria la recomienda para asistentes administrativos, empleados de oficina, recepcionistas y puestos similares. Los empleadores suelen añadir una prueba de mecanografía, una prueba de ingreso de datos o una breve serie de preguntas sobre archivo, verificación y matemáticas, como la muestra gratuita anterior.

Exámenes administrativos de la función pública. Los gobiernos estatales y locales publican guías para sus pruebas. La Entry-Level Clerical Series del estado de Nueva York tiene un tiempo total asignado de 3 horas y abarca cinco áreas temáticas:

• Ortografía: se presentan tres palabras y usted debe elegir la que tiene un error ortográfico o "Ninguna de las anteriores tiene errores ortográficos".
• Orden alfabético: debe encontrar dónde iría un nombre en un archivo alfabético, por ejemplo, qué nombre ocuparía el tercer lugar.
• Registro de datos: series de preguntas sobre la recopilación de datos de varias fuentes, la programación de actividades, los saldos acumulados y tablas con totales, subtotales, promedios y porcentajes.
• Operaciones con letras y números: ordenar alfabéticamente, comparar, verificar y contar grupos de letras y números. Todos los exámenes de la serie incluyen esta área.
• Uso de un directorio: actualizar un directorio telefónico con cambios de nombres y números de habitación, y luego responder preguntas que podría hacer una persona que llama.

El anuncio del examen indica qué áreas abarca. Estos exámenes se realizan en papel en un centro de evaluación. No se permiten teléfonos ni otros dispositivos electrónicos.

Puestos administrativos del gobierno federal de EE. UU. El estándar de cualificación para puestos de apoyo administrativo y de oficina de OPM se basa en la experiencia y la formación académica. Los puestos que requieren mecanografía añaden un requisito de habilidad: 40 palabras por minuto para puestos de mecanógrafo y de automatización de oficinas, en una prueba de 5 minutos con tres errores o menos.

Criteria y CLIK son marcas registradas de sus respectivos propietarios. Intellect Council no está afiliado a ninguna de ellas, ni cuenta con su respaldo o patrocinio.

Tipos de preguntas con ejemplos resueltos

Siete ejemplos resueltos de las áreas temáticas anteriores, cada uno con su método y su trampa. Ninguno se repite en la muestra gratuita.

1. Orden alfabético: ¿qué nombre ocupa el tercer lugar? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Respuesta: Hartley, Ann. El orden es Hart, Harte, Hartley, Hartman. Método: compare letra por letra y recuerde que "lo que no está va antes de lo que sí está": Hart es más corto que Harte, así que va primero. Luego, e va antes que l, y l antes que m. Trampa: fijarse en los nombres. Solo importan cuando los apellidos son idénticos.

2. Ortografía con una opción "ninguna". ¿Cuál, si alguna, está mal escrita? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Ninguna de las anteriores está mal escrita.

Respuesta: D. Las tres están escritas correctamente. Método: revise cada palabra por separado y luego elija "ninguna" con confianza. Trampa: suponer que una de las tres tiene que estar mal. Las palabras que suelen escribirse mal también pueden aparecer escritas correctamente.

3. Registro de datos: saldo acumulado. El presupuesto para suministros empieza en $1,500. Se hacen compras de $240.00 y $315.50, se acredita una devolución de $60.00 y luego se gastan $129.75. ¿Cuál es el saldo?

Respuesta: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Luego, $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Sume la devolución de $60.00: $1,004.50. Reste $129.75: $874.75. Trampa: restar la devolución en vez de sumarla.

4. Registro de datos: completar una tabla. Una mesa de ayuda registra 80, 64, 72, 90 y 69 llamadas de lunes a viernes. ¿Cuál es el promedio diario y qué porcentaje de las 80 llamadas del lunes fueron las 28 llamadas de facturación?

Respuesta: el total es 375, así que el promedio es 375 / 5 = 75. Las llamadas de facturación representan 28 / 80 = 0.35, o 35%. Trampa: dividir por el total incorrecto, como las 375 llamadas de la semana en lugar de las 80 del lunes. En nuestra guía de preguntas sobre porcentajes encontrará más ejercicios.

5. Contar con una condición. En la cadena 571837927477, ¿cuántas veces aparece un 7 inmediatamente después de un dígito impar?

Respuesta: 3. Los 7 van después de 5, 3, 2, 4 y 7. Solo 5, 3 y 7 son impares. Método: primero localice todos los 7 y luego revise el dígito anterior a cada uno. Trampa: responder 5, que es la cantidad total de 7.

6. Distancia entre letras. ¿Qué letra está antes de R a la misma distancia que M está antes de T?

Respuesta: K. M está 7 letras antes de T, y 7 letras antes de R está K. Método: cuente los pasos entre las dos letras dadas y luego cuente la misma cantidad de pasos desde la nueva letra, en la misma dirección. Trampa: contar las letras que quedan en medio (6) en vez de los pasos (7).

7. Usar un directorio. Ana Ortiz tiene la extensión 4410, Raj Patel la 4415 y Lee Quinn la 4420. Cambios: Raj Patel está de permiso y sus llamadas se derivan a Lee Quinn. La extensión de Ana Ortiz ahora es 4499. Las llamadas de quienes no aparecen en la lista van a recepción, a la extensión 4400. ¿Adónde debe dirigirse una llamada para Raj Patel?

Respuesta: 4420, Lee Quinn. Método: revise la lista de cambios antes de consultar el directorio. Trampa: dar la extensión anterior de Raj Patel, 4415, porque es el primer número que ve.

Cómo prepararse

1. Lea primero el anuncio o la invitación al examen. En los exámenes para el servicio público se indican las áreas temáticas que se evaluarán. Dedique su tiempo a esas áreas.
2. Establezca un ritmo. Criteria's CLIK incluye tres simulaciones breves y diez preguntas en 13 minutos, lo que deja aproximadamente entre 25 y 40 segundos por pregunta de opción múltiple. La mayoría de las preguntas individuales de oficina deberían llevarle bastante menos de un minuto. Pase a la siguiente si alguna le lleva más tiempo y vuelva a ella después.
3. Practique ordenar alfabéticamente palabras con comienzos complicados: Mac y Mc, apellidos con guion y nombres cortos que coinciden con el comienzo de otros más largos.
4. Aprenda las palabras comerciales que suelen escribirse mal, como accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary y correspondence.
5. Practique en papel los saldos acumulados y las tablas. Anote cada paso. En los ejercicios de registro, un error al principio afecta todas las respuestas posteriores.
6. Consulte las reglas sobre el uso de calculadoras. Algunos exámenes del gobierno no permiten tener teléfonos en la sala, así que prepárese para usar la calculadora permitida en el examen o para hacer cálculos mentales.
7. Practique la comparación y el conteo en sesiones breves diarias. Nuestra prueba de atención al detalle es un buen ejercicio para el área de operaciones con letras y números.
8. Si el puesto requiere mecanografía, practique también. Los puestos federales de mecanógrafo administrativo requieren una velocidad de 40 palabras por minuto en una prueba de 5 minutos, con tres errores o menos.

Cómo suele funcionar la puntuación

Puntuación bruta. Los tests administrativos cuentan las respuestas correctas, a veces sección por sección. Las pruebas de selección en línea suelen informar al empleador de una puntuación total o de un nivel de competencia. Por ejemplo, Criteria puntúa CLIK sobre 25, sin restar puntos por las respuestas incorrectas, y después agrupa los resultados en tres niveles: No competente, Competente y Muy competente.

¿En comparación con qué? Los empleadores privados comparan su puntuación con un objetivo para el puesto o con la de otros candidatos. Para los exámenes de la administración pública, consulte la convocatoria: explica cómo se califica el examen y cómo se utilizan los resultados.

Los requisitos de mecanografía suelen evaluarse como aprobado o no aprobado en función de una velocidad determinada, como las 40 palabras por minuto exigidas a nivel federal para puestos de mecanógrafo administrativo.

Nuestra puntuación de práctica es el número de preguntas propias que respondió correctamente, con un desglose por sección: archivo, revisión, ortografía y gramática, matemáticas y programación de horarios. No es una puntuación de ningún test real ni predice una calificación en un examen de la administración pública.

Lista de verificación para el día del examen administrativo del servicio público

Los exámenes administrativos del gobierno suelen hacerse en persona. La guía para la prueba administrativa del estado de Nueva York ofrece una lista habitual, así que revise su propio aviso de admisión para conocer las reglas exactas:

• Lleve: su aviso de admisión, dos lápices No. 2, una identificación con foto y su firma, y un tentempié que no haga ruido.
• Deje en casa: teléfonos celulares, auriculares y otros dispositivos electrónicos. Usar uno en cualquier lugar del recinto donde se realiza la prueba puede llevar a la descalificación.
• No lleve la guía de la prueba a la sala de examen.
• Llegue a tiempo y siga las instrucciones del supervisor.
• Controle el tiempo por su cuenta durante las distintas secciones.
• Después de la prueba, no comente ni reproduzca las preguntas. El material de la prueba está protegido; incumplir las reglas puede descalificarle para futuros exámenes.

Para una prueba administrativa en línea, la lista es más sencilla: una computadora portátil, una habitación tranquila, un teclado que funcione y cualquier comprobación del sistema realizada el día anterior.

Errores frecuentes en pruebas de aptitud administrativa

• Ordenar por nombre cuando las instrucciones indican que se ordene por apellido, o ignorar una regla como «ordenar por fecha y luego por nombre».
• Tratar Mc y Mac de forma distinta a lo que indican las instrucciones. Algunas reglas de archivo los ordenan letra por letra y otras los agrupan. Siga las instrucciones de la prueba.
• Apresurarse con la opción «ninguna de las anteriores» en las preguntas de ortografía, o evitarla por completo.
• Perder el lugar en un ejercicio de registro de datos. Use el margen para anotar los totales acumulados.
• No leer la lista de cambios antes de responder las preguntas sobre directorios.
• Dedicar demasiado tiempo a una pregunta. Todas las preguntas tienen el mismo valor, así que quedarse atascado en una le quita tiempo que necesita para las más fáciles.

Un plan de estudio de una semana para una prueba administrativa

Día 1. Haga la prueba de muestra gratuita de arriba y anote las secciones que no respondió correctamente. Si va a rendir un examen de la administración pública, lea el anuncio y la guía del examen.

Día 2. Orden alfabético y archivo: ordene 30 nombres, incluidos Mac, Mc, apellidos con guion y apellidos idénticos.

Día 3. Ortografía y gramática: repase 20 palabras de negocios que suelen escribirse mal y opciones de pronombres como "to Sam and me".

Día 4. Registro de datos: saldos acumulados, cronogramas y tablas con promedios y porcentajes, en papel.

Día 5. Practique comparar, revisar y contar durante 15 minutos; después, haga una prueba de práctica completa con tiempo y revise todas las explicaciones.

Día 6. Vuelva a hacer desde cero la sección que más le cuesta y practique mecanografía si el puesto lo requiere.

Día 7. Descanse. Prepare el aviso de admisión, su identificación y lápices, o pruebe su computadora portátil si la prueba será en línea.