Data Entry Test की प्रैक्टिस

10-key स्पीड टेस्ट

कई data entry tests में यह भी देखा जाता है कि आप number pad पर कितनी तेज़ी से नंबर टाइप करते हैं। नीचे हर नंबर टाइप करें और Enter दबाएं। आपकी speed और accuracy, keystrokes per hour (KPH) में दिखाई जाएगी।

असली test आम तौर पर कैसा होता है

Data entry tests छोटे और व्यावहारिक होते हैं। ज़्यादातर employers इनमें से दो या तीन sections मिलाकर रखते हैं:

• Typing (alphanumeric) test. Criteria का typing test एक passage दिखाता है और उसमें से जितना हो सके टाइप करने के लिए एक मिनट देता है। Instructions समेत इसमें लगभग 2 मिनट लगते हैं। इसमें words per minute (WPM), गलतियों की संख्या और adjusted WPM बताया जाता है। Adjusted WPM का मतलब WPM में से गलतियों की संख्या घटाना है।
• 10-key (number pad) test. Criteria का Ten Key Test आपको दर्ज करने के लिए 20 entries देता है और instructions समेत आमतौर पर 5 मिनट से कम समय लेता है। इसमें keystrokes per hour (KPH) में speed score और accuracy score यानी सही दर्ज किए गए fields की संख्या बताई जाती है।
• Checking और error spotting. दर्ज किए गए records की source document से तुलना करें और पता लगाएँ कि क्या बदला है, जैसा कि ऊपर दिए गए मुफ़्त sample में है।
• Formatting rules और basic math. Dates, phone numbers और codes को तय format में दर्ज करें, entries के समूह का total निकालें या records को sort करें।
• Computer skills. कुछ employers एक छोटा computer literacy test भी शामिल करते हैं। Criteria का CLIK 13 मिनट का होता है: इसमें task के तीन छोटे simulations होते हैं, फिर दस multiple choice questions। Criteria इसे data entry clerks और office के अन्य roles के लिए सुझाता है।

US federal jobs. Federal government typing standards लिखित रूप में तय करती है। OPM के clerical positions के qualification standard के अनुसार clerk-typist और office automation positions के लिए 40 WPM ज़रूरी हैं। Data transcriber positions में GS-2 transcription duties के लिए 20 WPM या GS-3 और GS-4 के लिए 25 WPM स्वीकार किए जाते हैं, या alphanumeric data transcribing machine चलाने का कौशल होना चाहिए। गति का आकलन 5 मिनट के sample और तीन या उससे कम गलतियों के आधार पर होता है। Applicants performance test, अधिकृत school के certificate या self-certification से अपनी दक्षता दिखा सकते हैं। Agencies self-certified skills को test के ज़रिए जाँच सकती हैं। Results और certificates 3 years तक स्वीकार किए जाते हैं।

Online या in person. Private employers आमतौर पर online link भेजते हैं। कुछ government exams test site पर जाकर देने होते हैं।

Criteria और CLIK अपने मालिक के trademarks हैं। Intellect Council इनमें से किसी से affiliated, endorsed या sponsored नहीं है।

हल किए गए उदाहरणों के साथ सवालों के प्रकार

डेटा एंट्री टेस्ट में किन चीज़ों की जाँच होती है, इसके छह हल किए हुए उदाहरण। हर उदाहरण में तरीका और ध्यान रखने वाली गलती दी गई है।

1. एडजस्टेड टाइपिंग स्पीड। एक टेस्ट में आप 52 WPM की रफ्तार से टाइप करते हैं और 6 गलतियाँ होती हैं। टेस्ट एडजस्टेड WPM को WPM में से गलतियाँ घटाकर बताता है। आपकी एडजस्टेड स्पीड क्या होगी?

जवाब: 52 - 6 = 46 एडजस्टेड WPM। ध्यान रखें: केवल कच्ची स्पीड के पीछे न भागें। इस तरह के स्कोर में हर गलती से प्रति मिनट एक पूरा शब्द कम हो जाता है। इसलिए गलतियाँ घटाने के लिए थोड़ी धीमी रफ्तार से टाइप करने पर अक्सर नतीजा बेहतर होता है।

2. KPH निकालना। आप 7 अंकों वाली 20 एंट्री टाइप करते हैं और हर एंट्री के बाद Enter दबाते हैं। इसमें आपको 90 सेकंड लगते हैं। आपकी प्रति घंटे कीस्ट्रोक की स्पीड क्या है?

जवाब: हर एंट्री में 7 + 1 = 8 कीस्ट्रोक हैं, इसलिए 20 एंट्री में 160 कीस्ट्रोक हुए। 1.5 मिनट में 160 कीस्ट्रोक यानी लगभग 106.7 प्रति मिनट, और 106.7 x 60 = 6,400 KPH। ध्यान रखें: यह न भूलें कि Enter भी एक कीस्ट्रोक है।

3. रकम में अंकों का क्रम बदलना। स्रोत: "Acct 50317, $2,940.15"। दर्ज किया गया: "Acct 50317, $2,904.15"। इसमें क्या गलत है?

जवाब: रकम में 40 की जगह 04 हो गया है। तरीका: संख्याओं को बाएँ से दाएँ दो या तीन अंकों के समूहों में जाँचें और पहले दशमलव के स्थान की तुलना करें। ध्यान रखें: दोनों कुल रकम मिलती-जुलती दिखती हैं, इसलिए सरसरी नज़र में गलती छूट सकती है।

4. फ़ॉर्मैट का नियम लागू करना। निर्देश कहते हैं: "नाम LAST, First के रूप में दर्ज करें और उपनाम बड़े अक्षरों में लिखें।" स्रोत में लिखा है "maria de la cruz"। आप क्या दर्ज करेंगे?

जवाब: DE LA CRUZ, Maria। तरीका: नियम को एक बार पढ़ें, फिर हर रिकॉर्ड पर उसी तरह लागू करें। ध्यान रखें: बड़े अक्षरों में लिखना ठीक करने के बाद कॉमा लगाना न भूलें, और उपनाम के रूप में सिर्फ "CRUZ" न लिखें। डेटा सही होने पर भी फ़ॉर्मैट की गलतियों को आम तौर पर गलती माना जाता है।

5. डुप्लिकेट पहचानना। एक बैच में "Invoice 77120, Delta Supply, $410.00" दो बार है और "Invoice 77210, Delta Supply, $410.00" एक बार है। कितने डुप्लिकेट रिकॉर्ड हैं?

जवाब: एक। 77120 वाली दोनों पंक्तियाँ एक ही रिकॉर्ड हैं। 77210 अलग इनवॉइस है, भले ही सप्लायर और रकम समान हों। ध्यान रखें: रेफ़रेंस नंबर जाँचे बिना, सिर्फ़ एक जैसे नाम और रकम देखकर रिकॉर्ड को डुप्लिकेट न मानें।

6. कोड में मिलते-जुलते अक्षर। स्रोत कोड: "SKU B08-L1O5"। इनमें से कौन-सी एंट्री सही है: "SKU B08-L1O5", "SKU BO8-L1O5" या "SKU B08-LIO5"?

जवाब: पहली। दूसरी एंट्री में B के बाद वाले शून्य की जगह अक्षर O है, और तीसरी में अंक 1 की जगह अक्षर I है। तरीका: अक्षर और अंक मिले-जुले वाले कोड में हर कैरेक्टर को अलग-अलग देखकर तय करें कि वह अक्षर है या अंक। अगर आप इस तरह के और अभ्यास करना चाहते हैं, तो हमारा बारीकियों पर ध्यान देने का टेस्ट इसी पर आधारित है।

तैयारी कैसे करें

1. जिस रफ्तार का लक्ष्य है, उसे समझें। Criteria के Ten Key Test में 20 प्रविष्टियाँ होती हैं और आम तौर पर इसे पूरा करने में 5 मिनट से कम लगते हैं। Federal typing checks में 5 मिनट का sample होता है और तीन से ज़्यादा गलतियाँ नहीं होनी चाहिए। इन्हीं छोटे blocks में प्रैक्टिस करें: typing के लिए 1 मिनट, 10-key के लिए 20 प्रविष्टियाँ, फिर एक बार में 5 मिनट।
2. असली number pad इस्तेमाल करें। तर्जनी 4 पर, बीच वाली उँगली 5 पर (इस पर उठा हुआ बिंदु होता है) और अनामिका 6 पर रखें। 0 के लिए अंगूठे और Enter के लिए छोटी उँगली का इस्तेमाल करें।
3. पहले Num Lock जाँचें। अगर यह बंद है, तो number pad अंक टाइप करने के बजाय cursor को चलाएगा।
4. पहले accuracy, फिर speed। Adjusted WPM जैसे scores में गलतियों के अंक घटते हैं, और कई employers बहुत ज़्यादा गलतियों वाले नतीजे स्वीकार नहीं करते।
5. अपने हाथों को न देखें। नज़र सामने दिए गए text पर रखें। Keys ढूँढ़ने के लिए नीचे देखने की आदत छोड़ना सबसे मुश्किल है, इसलिए अभी से शुरू करें।
6. Timer शुरू होने से पहले format के नियम पढ़ें। Dates, बड़े अक्षर, punctuation और शुरुआत के zeros में सबसे ज़्यादा अंक छूटते हैं।
7. नंबरों को समूहों में पढ़ें। एक बार में दो या तीन अंक पढ़ना, एक-एक अंक पढ़ने या पूरा नंबर एक साथ पढ़ने की तुलना में तेज़ और सटीक है।
8. रोज़ थोड़ी-थोड़ी प्रैक्टिस करें। एक हफ़्ते तक रोज़ पाँच to दस मिनट प्रैक्टिस करने से, एक लंबे session की तुलना में ज़्यादा speed बढ़ती है।

आमतौर पर scoring कैसे होती है

टाइपिंग स्कोर। टेस्ट में आमतौर पर WPM, गलतियों की संख्या और नेट या एडजस्टेड स्पीड बताई जाती है। उदाहरण के लिए, Criteria एडजस्टेड WPM की गणना WPM में से गलतियों की संख्या घटाकर करता है।

10-key स्कोर। इसमें प्रति घंटे कीस्ट्रोक की संख्या और सटीकता शामिल होती है, जैसे कि सही तरीके से भरे गए फ़ील्ड की संख्या। कम सटीकता वाला तेज़ स्कोर आमतौर पर नियोक्ता के लिए धीमे लेकिन सटीक स्कोर से कम उपयोगी होता है।

पास होने के न्यूनतम मानदंड। निजी नियोक्ता हर भूमिका के लिए अपने लक्ष्य तय करते हैं और उन्हें शायद ही कभी प्रकाशित करते हैं। US की संघीय क्लेरिकल नौकरियां इसका अपवाद हैं: OPM प्रकाशित न्यूनतम स्पीड तय करता है, जैसे क्लर्क-टाइपिस्ट पदों के लिए 40 WPM। इसे 5 मिनट के सैंपल में तीन या उससे कम गलतियों के आधार पर मापा जाता है।

हमारा प्रैक्टिस स्कोर बताता है कि आपने हमारे सटीकता से जुड़े कितने सवाल सही किए, साथ ही ऊपर दिए गए 10-key टेस्ट में आपका KPH और सटीकता क्या रही। यह आपकी मौजूदा गति और सटीकता का अंदाज़ा देता है, किसी असली टेस्ट का स्कोर नहीं।

Data entry tests का इस्तेमाल कौन करता है

Data entry tests उन सभी कामों में होते हैं जहाँ records हाथ से दर्ज या जाँचे जाते हैं:

• Data entry clerks और operators, जिनमें remote data entry roles भी शामिल हैं।
• Accounts payable और receivable clerks, जो दिनभर invoice numbers और amounts दर्ज करते हैं, इसलिए 10-key tests आम हैं। इनमें से कई roles में accounting test भी देना होता है।
• Medical billing और claims processors, जहाँ codes में अक्षर और अंक मिले-जुले होते हैं। Criteria, CLIK computer skills test के लिए उपयुक्त roles में medical billers को भी शामिल करता है।
• Administrative और customer service roles, जिनमें अक्सर typing test के साथ clerical test भी होता है।
• US federal clerk-typist, office automation और data transcriber positions, जिनके लिए OPM के प्रकाशित typing standards हैं।

यह practice असली test से कैसे अलग है

हम किससे मिलते-जुलते हैं। ऊपर दिया गया 10-key test, ज़्यादातर employer tests की तरह KPH और accuracy मापता है। इसके sample questions में data entry tests में इस्तेमाल होने वाले जाँच और formatting के नियमों का अभ्यास होता है।

हम किससे मेल नहीं बिठा सकते। हर publisher अपने passages, entry की लंबाई और scoring की जानकारी इस्तेमाल करता है, जिन्हें हम नहीं देख सकते। Test center का keyboard भी आपके keyboard से अलग महसूस हो सकता है।

इसका इस्तेमाल कैसे करें। कुछ दिनों में 10-key test कई बार दें और दोनों numbers पर ध्यान दें। अगर speed बढ़ने पर accuracy घटती है, तो accuracy सुधरने तक धीरे करें। Full mocks में असली परीक्षा की गति से जाँच और formatting के लंबे sets भी शामिल हैं।

Data entry test के दिन की checklist

• Keyboard: number pad वाला full-size keyboard इस्तेमाल करें, या laptop के लिए अलग USB number pad लें। एक दिन पहले इसे जाँच लें।
• Num Lock: चालू रखें और शुरू करने से पहले जाँच लें।
• Browser: updated browser इस्तेमाल करें और बाकी tabs बंद कर दें। Invitation में system check दिया हो तो उसे चलाएँ।
• कमरा: शांत जगह चुनें, जहाँ screen और source text पर अच्छी रोशनी हो।
• बैठने का तरीका: keyboard के सामने सीधे बैठें और कलाइयाँ सीधी रखें। बैठने के तरीके में छोटे बदलाव भी आपकी गति को आपकी उम्मीद से ज़्यादा धीमा कर सकते हैं।
• Instructions: Start दबाने से पहले format से जुड़े सभी नियम पढ़ें। ज़्यादातर tests में pause करने की सुविधा नहीं होती।