Excel Assessment Test की प्रैक्टिस

असली test आम तौर पर कैसा होता है

Excel टेस्ट का कोई एक मानक नहीं है। नियोक्ता assessment publishers से टेस्ट खरीदते हैं या अपने काम के टास्क बनाते हैं। फ़ॉर्मैट publisher और नौकरी के स्तर पर निर्भर करता है। Publishers सार्वजनिक रूप से जिन फ़ॉर्मैट का ज़िक्र करते हैं, वे ये हैं:

• छोटा multiple-choice टेस्ट। Criteria के Excel 2013 and 2016 tests में कुल 10 मिनट की समय-सीमा के साथ 20 multiple-choice सवाल होते हैं। इसके Excel 365 टेस्ट में 12 सवाल होते हैं, हर सवाल के लिए 1 मिनट मिलता है और सवालों का चुनाव बड़े item banks से होता है, इसलिए उम्मीदवारों को शायद ही कभी सवालों का एक जैसा सेट दिखता है। TestGorilla के अनुसार, उसके Microsoft Excel (General) test में intermediate स्तर के 16 सवाल होते हैं, जिन्हें 10 मिनट में पूरा करना होता है।
• Simulation (खुद करके दिखाना)। आप spreadsheet जैसी स्क्रीन पर काम करके टास्क पूरे करते हैं। Criteria के Excel 365 Interactive में 1-1 मिनट के 3 simulations शामिल हैं और इसे कंप्यूटर पर देना होता है। Testlify के Excel simulation test की अवधि 30 मिनट है। इसमें PivotTables बनाना, formulas लिखना और charts बनाना जैसे टास्क होते हैं।
• घर से या लाइव किए जाने वाले टास्क। Analyst और finance की भूमिकाओं के लिए अक्सर सवालों वाली data file भेजी जाती है, या interview में आपसे स्क्रीन शेयर करके कोई टास्क पूरा करने को कहा जाता है।

अनुकूली या तय। Criteria के अनुसार, उसके 2013 और 2016 टेस्ट में सभी उम्मीदवारों को एक जैसे सवाल दिखाए जाते हैं और बुनियादी दक्षता मापी जाती है। वहीं, उसके 365 टेस्ट अनुकूली होते हैं और कौशल के पूरे दायरे को कवर करते हैं।

Indeed के बारे में क्या? कई लोगों को Indeed पर होने वाले Excel टेस्ट याद हैं। Indeed अब कहता है कि Indeed Assessments has been sunset और यह अब नए ग्राहकों के लिए उपलब्ध नहीं है। इसलिए आज का कोई नियोक्ता ऊपर बताए गए publishers में से किसी का टेस्ट या अपना बनाया हुआ टास्क इस्तेमाल करने की अधिक संभावना रखता है।

लगभग हर संस्करण में यही मुख्य विषय शामिल होते हैं: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF और SUMIF, lookups, relative और absolute references, sorting और filtering, PivotTables, charts और formatting। हर feature कैसे काम करता है, इसके लिए Microsoft के अपने पेज सबसे अच्छे संदर्भ हैं: XLOOKUP, PivotTables और cell references।

Microsoft Excel, Criteria, TestGorilla, Testlify और Indeed उनके मालिकों के ट्रेडमार्क हैं। Intellect Council इनमें से किसी से संबद्ध नहीं है, न ही किसी ने इसका समर्थन या प्रायोजन किया है।

हल किए गए उदाहरणों के साथ सवालों के प्रकार

ज़्यादातर Excel tests में पूछे जाने वाले सात तरह के सवाल, जिनमें हर सवाल हल करने का तरीका और आम गलती बताई गई है। इनमें से कोई भी मुफ़्त सैंपल में दोहराया नहीं गया है।

1. SUMIFS से शर्तों के आधार पर कुल निकालना। कॉलम B में क्षेत्र, कॉलम C में तिमाही और कॉलम D में राशि है। Q2 में North की बिक्री का कुल निकालने के लिए कौन-सा फ़ॉर्मूला इस्तेमाल होगा?

जवाब: =SUMIFS(D:D,B:B,"North",C:C,"Q2"). तरीका: SUMIFS में जोड़ने वाली रेंज पहले आती है, फिर हर शर्त की रेंज और उसके बाद वह शर्त। आम गलती: SUMIF में जोड़ने वाली रेंज सबसे आखिर में आती है, इसलिए लोग दोनों का क्रम गड़बड़ा देते हैं। अगर सवाल में एक शर्त हो, तो दोनों काम करते हैं; दो या उससे ज़्यादा शर्तों के लिए सिर्फ SUMIFS काम करता है।

2. VLOOKUP में FALSE छूट जाना। =VLOOKUP(E2,A:B,2) से कीमत मिलती है, लेकिन कुछ कोड के लिए वह गलत है। क्यों?

जवाब: चौथा आर्ग्युमेंट न देने पर VLOOKUP लगभग मिलान करता है। इसमें माना जाता है कि कॉलम A क्रम में है, और इससे सटीक कोड के बजाय उससे मिलता-जुलता कोड मिल सकता है। सुधार: =VLOOKUP(E2,A:B,2,FALSE) इस्तेमाल करें, या XLOOKUP इस्तेमाल करें, जो डिफ़ॉल्ट रूप से सटीक मिलान करता है। आम गलती: फ़ॉर्मूला त्रुटि के बजाय एक संख्या देता है, इसलिए गलती पकड़ना आसान नहीं होता।

3. मिक्स्ड रेफ़रेंस। आप A2:A11 में 1 से 10 तक की संख्याएँ और B1:K1 में 1 से 10 तक की संख्याएँ रखकर गुणा तालिका बना रहे हैं। B2 में कौन-सा फ़ॉर्मूला लिखेंगे, ताकि उसे दाएँ और नीचे कॉपी कर सकें?

जवाब: =$A2B$1. A से पहले लगा डॉलर का चिह्न कॉलम को स्थिर रखता है, और 1 से पहले लगा चिह्न पंक्ति को। आम गलती: =$A$2$B$1 हर सेल में वही नतीजा कॉपी करता है, जबकि =A2*B1 हेडर से मेल खाना छोड़ देता है।

4. गणना का क्रम। A2 में पिछले साल की बिक्री 200 है और B2 में इस साल की बिक्री 250 है। वृद्धि दर निकालने के लिए कौन-सा फ़ॉर्मूला इस्तेमाल होगा?

जवाब: =(B2-A2)/A2, जिससे 0.25 मिलता है, यानी प्रतिशत फ़ॉर्मैट में 25%। आम गलती: =B2-A2/A2 में पहले भाग होता है, इसलिए नतीजा 250 - 1 = 249 आता है। प्रतिशत में बदलाव का और अभ्यास करने के लिए हमारी प्रतिशत वाले सवालों की गाइड देखें।

5. टेक्स्ट को साफ़ करना। A2 में अतिरिक्त खाली जगहों के साथ " INV-20931 " टेक्स्ट है। आपको सिर्फ़ "INV" चाहिए। कौन-सा फ़ॉर्मूला काम करेगा?

जवाब: =LEFT(TRIM(A2),3). TRIM आगे और पीछे की खाली जगहें हटाता है, फिर LEFT पहले तीन अक्षर लेता है। आम गलती: =LEFT(A2,3) से दो खाली जगहें और I अक्षर मिलता है, जो संकरे सेल में लगभग सही दिखता है।

6. PivotTable में Sum के बजाय Count दिख रहा है। आप Amount को Values में खींचते हैं और "Count of Amount" दिखता है। इसकी सबसे संभावित वजह क्या है?

जवाब: Microsoft के अनुसार, PivotTable डिफ़ॉल्ट रूप से संख्यात्मक फ़ील्ड का कुल जोड़ता है, लेकिन जब Excel डेटा को टेक्स्ट के रूप में पढ़ता है, तो उसकी गिनती करता है। Amount कॉलम में टेक्स्ट के रूप में सेव की गई संख्याएँ देखें, उन्हें संख्याओं में बदलें और फिर रीफ़्रेश करें। आम गलती: डेटा ठीक किए बिना सारांश को Sum में बदलने से समस्या छिप जाती है।

7. तारीखें संख्याएँ होती हैं। A2 में 3/1/2026 और B2 में 3/15/2026 है। =B2-A2 का नतीजा क्या होगा?

जवाब: 14, क्योंकि Excel तारीखों को सीरियल नंबर के रूप में सेव करता है और उनका अंतर दिनों की संख्या बताता है। आम गलती: अगर सेल में 1/14/1900 जैसी तारीख दिखती है, तो फ़ॉर्मूला सही है, लेकिन सेल का फ़ॉर्मैट तारीख पर सेट है। फ़ॉर्मैट को General या Number में बदलें।

तैयारी कैसे करें

1. पूछें कि टेस्ट का format क्या होगा। Multiple choice, simulation और take-home tasks के लिए अलग-अलग तरह की प्रैक्टिस चाहिए। पूछने पर recruiter आम तौर पर बता देगा, और invitation में अक्सर publisher का नाम दिया होता है।
2. अपनी गति तय करें। 10 मिनट में 20 सवाल वाले टेस्ट में, जैसे Criteria के Excel 2016 test में, हर सवाल के लिए 30 सेकंड मिलते हैं। इसके Excel 365 test में हर सवाल के लिए अलग से 1-minute limit होती है। तब तक प्रैक्टिस करें जब तक एक बुनियादी formula वाला सवाल 30 सेकंड से कम में न हो जाए।
3. असली Excel में प्रैक्टिस करें। Formula के बारे में पढ़ना और उसे टाइप करना एक बात नहीं है। इस पेज पर दिए हर formula को एक बार खुद बनाएं, फिर कोई value बदलकर देखें कि नतीजा अपडेट होता है या नहीं।
4. मुख्य दस चीज़ों में महारत हासिल करें: SUM, AVERAGE, IF, COUNTIF और COUNTIFS, SUMIF और SUMIFS, XLOOKUP या VLOOKUP, ROUND, & और TRIM से text जोड़ना, sorting और filtering, और PivotTables।
5. समय बचाने वाले shortcuts सीखें, लेकिन उन पर निर्भर न रहें। F4 से absolute और mixed references के बीच बदलाव होता है, Ctrl+Shift+L से filters चालू होते हैं और Ctrl+T से table बनती है। कुछ simulations में shortcuts बंद होते हैं, इसलिए menu से करने का तरीका भी जानें।
6. Error codes जानें। #N/A का मतलब है lookup को कुछ नहीं मिला, #REF! का मतलब deleted reference, #VALUE! का मतलब गलत data type, #DIV/0! का मतलब zero या blank से भाग देना, और #### का मतलब column बहुत संकरा है।
7. Simulations में formulas सावधानी से टाइप करें। कुछ simulations में autocomplete नहीं होता और वे typos को अनदेखा नहीं करते। Enter दबाने से पहले brackets और commas जांचें।
8. Laptop या desktop इस्तेमाल करें। Simulation tests में आम तौर पर computer की ज़रूरत होती है, और formulas वाले multiple choice सवाल बड़ी screen पर पढ़ना बहुत आसान होता है।

आमतौर पर scoring कैसे होती है

मल्टिपल-चॉइस टेस्ट सही जवाबों की गिनती करते हैं। Criteria के Excel 365 वर्ज़न जैसे adaptive test में आपके जवाबों के अनुसार सवाल बदलते हैं। इसलिए नतीजे में आपके सही जवाबों की संख्या के साथ-साथ सवालों की कठिनाई भी शामिल होती है।

सिमुलेशन जांचते हैं कि हर काम का नतीजा सही था या नहीं। कुछ सिमुलेशन यह भी रिकॉर्ड करते हैं कि आपने कितना समय लिया।

नियोक्ता क्या देखता है। आम तौर पर कुल स्कोर या एक स्तर, जिसकी तुलना कभी-कभी दूसरे उम्मीदवारों से की जाती है। नियोक्ता नौकरी के हिसाब से अपना लक्ष्य तय करते हैं: रिसेप्शनिस्ट को सिर्फ बुनियादी फॉर्मेटिंग और जोड़ की ज़रूरत हो सकती है, जबकि फाइनेंशियल एनालिस्ट को lookups, PivotTables और डेटा को सही ढंग से संभालने की जानकारी चाहिए हो सकती है। पास होने का कोई एक तय मानक नहीं है और टेस्ट पब्लिशर शायद ही इसे सार्वजनिक करते हैं।

हमारा प्रैक्टिस स्कोर बताता है कि हमारे कितने सवालों के जवाब आपने सही दिए, और कौशल के हिसाब से उसका ब्योरा देता है: formulas, references, lookups, logic, PivotTables और formatting। इससे आपको पता चलता है कि किस पर ध्यान देना है। यह किसी असली टेस्ट का स्कोर नहीं है।

जॉब लेवल के अनुसार Excel कौशल

नियोक्ता आमतौर पर वही स्तर जाँचते हैं जिसकी नौकरी में ज़रूरत होती है। इस सूची में किस स्तर तक की तैयारी करनी है, यह तय करने के लिए जॉब डिस्क्रिप्शन देखें।

बेसिक (एडमिन, रिसेप्शन, कस्टमर सर्विस)। डेटा दर्ज करना और फ़ॉर्मैट करना, SUM और AVERAGE, साधारण IF, सॉर्ट और फ़िल्टर करना, पेज सेटअप और प्रिंटिंग, और बुनियादी चार्ट।

इंटरमीडिएट (ऑपरेशंस, सेल्स सपोर्ट, HR, अकाउंट्स)। COUNTIFS और SUMIFS, सटीक मैच के साथ XLOOKUP या VLOOKUP, ऐब्सोल्यूट और मिक्स्ड रेफ़रेंस, कंडीशनल फ़ॉर्मैटिंग, डेटा वैलिडेशन, LEFT, RIGHT, TRIM और TEXT जैसे टेक्स्ट फ़ंक्शन, और PivotTables बनाना व फ़िल्टर करना। अगर पद फ़ाइनेंस में है, तो हमारा accounting test for job interviews बुककीपिंग से जुड़े हिस्से को कवर करता है।

एडवांस्ड (एनालिस्ट और फ़ाइनेंस पद)। IFS या AND और OR के साथ IF का इस्तेमाल करके नेस्टेड लॉजिक, MATCH के साथ INDEX, FILTER, UNIQUE और SORT जैसी डायनामिक ऐरे, कैलकुलेटेड फ़ील्ड वाले PivotTables, Power Query से डेटा साफ़ करना, और समय के दबाव में कच्चे डेटा से छोटा सारांश या चार्ट बनाना।

अगर डेटा से जुड़े पद के लिए टेस्ट किसी बड़े असेसमेंट का हिस्सा है, तो आपको numerical reasoning test भी देना पड़ सकता है। इसमें Excel के बिना भी चार्ट और टेबल पढ़ने के उन्हीं कौशलों का इस्तेमाल होता है।

यह practice असली test से कैसे अलग है

हम किससे मिलते-जुलते हैं। वे skills जिनकी employers सबसे ज़्यादा जाँच करते हैं, छोटे Excel screens जैसे multiple choice questions और असली समय का दबाव। हर जवाब Microsoft के बताए हुए तरीके के अनुसार है और हर प्रश्न के साथ स्पष्टीकरण दिया गया है।

हम किससे मेल नहीं बिठा सकते। हम live spreadsheet नहीं चलाते, इसलिए ऐसे simulation की नकल नहीं कर सकते जो आपके clicks और keystrokes की जाँच करता है। Publishers अपने question banks और difficulty levels भी इस्तेमाल करते हैं, जिन्हें हम नहीं देख सकते।

इस कमी को कैसे पूरा करें। कमज़ोरियों का पता लगाने और नियम सीखने के लिए हमारे प्रश्नों का इस्तेमाल करें, फिर उन्हीं formulas को Excel में खुद बनाकर देखें। अगर आपके invitation में test को simulation कहा गया है, तो कम से कम एक session timer लगाकर Excel में tasks करें: raw list से PivotTable बनाएं, lookup लिखें और conditional format लागू करें। कुछ भी खोजे बिना यह सब करें।

Excel टेस्ट के दिन की चेकलिस्ट

• Device: अगर आपके पास mouse है, तो उसके साथ laptop या desktop इस्तेमाल करें। उसे चार्ज करें और बाकी programs बंद कर दें।
• Browser: updated browser इस्तेमाल करें और invitation में system test का कोई link हो तो उसे देखें। Test से एक दिन पहले उसे चलाकर देखें।
• Excel version: अगर test में Excel 365 या Excel 2016 जैसा कोई version दिया है, तो ध्यान रखें कि menus थोड़े अलग हो सकते हैं। Function names एक जैसे होते हैं।
• Keyboard: Mac keyboard में shortcuts अलग होते हैं। अगर आप आमतौर पर Windows इस्तेमाल करते हैं, तो test के दिन इस्तेमाल होने वाली machine पर अभ्यास करें।
• समय: जाँचें कि timer हर सवाल के लिए है या पूरे test के लिए। किसी एक formula पर अटकें नहीं।
• Notes: जल्दी हिसाब करने के लिए कागज़ पास रखें। अगर test में वापस जाने की सुविधा है, तो जिन सवालों पर फिर से काम करना है उनके numbers भी लिख लें।