Übungen zum Büro-Einstellungstest

Wie der echte Test normalerweise aussieht

„Bürotest“ kann zwei sehr unterschiedliche Dinge bedeuten: kurze Online-Tests bei privaten Arbeitgebern und längere Prüfungen für Stellen im öffentlichen Dienst. Bei beiden werden dieselben grundlegenden Bürokenntnisse geprüft.

Tests bei privaten Arbeitgebern. Diese sind normalerweise kurz und finden online statt. Criteria's CLIK computer skills test dauert zum Beispiel 13 Minuten: Auf drei kurze Aufgaben-Simulationen folgen zehn Multiple-Choice-Fragen zu Webbrowsern, E-Mail und Textverarbeitung. Criteria empfiehlt den Test für Verwaltungsassistenzen, Bürokräfte, Empfangsmitarbeitende und ähnliche Berufe. Arbeitgeber ergänzen häufig einen Schreibtest, einen Dateneingabetest oder einen kurzen Abschnitt mit Aufgaben zu Ablage, Kontrolle und Mathematik wie in der kostenlosen Beispielaufgabe oben.

Büroprüfungen im öffentlichen Dienst. Bundesstaaten und Kommunen veröffentlichen Leitfäden zu ihren Tests. Die Entry-Level Clerical Series des Bundesstaats New York sieht insgesamt 3 Stunden vor und umfasst fünf Themenbereiche:

• Rechtschreibung: drei Wörter. Sie wählen das falsch geschriebene Wort oder „Keines der oben genannten Wörter ist falsch geschrieben“.
• Alphabetisches Sortieren: Finden Sie heraus, an welcher Stelle ein Name in einer alphabetischen Ablage steht, zum Beispiel welcher Name an dritter Stelle stehen würde.
• Dokumentation: Aufgabengruppen zum Zusammenführen von Daten aus mehreren Quellen, zur Terminplanung, zu laufenden Kontoständen sowie zu Tabellen mit Summen, Zwischensummen, Durchschnittswerten und Prozentangaben.
• Arbeiten mit Buchstaben und Zahlen: Gruppen aus Buchstaben und Zahlen alphabetisch sortieren, vergleichen, prüfen und zählen. Dieser Bereich ist in jeder Prüfung dieser Reihe enthalten.
• Arbeiten mit einem Verzeichnis: Aktualisieren Sie ein Telefonverzeichnis nach Änderungen bei Namen und Zimmernummern und beantworten Sie anschließend mögliche Fragen einer anrufenden Person.

In der Prüfungsankündigung steht, welche Bereiche Ihre Prüfung umfasst. Diese Prüfungen finden an einem Testort auf Papier statt. Mobiltelefone und andere elektronische Geräte sind nicht erlaubt.

Bürostellen bei US-Bundesbehörden. Der Qualifikationsstandard für Büro- und Verwaltungsassistenzstellen des OPM richtet sich nach Berufserfahrung und Ausbildung. Für Stellen mit Schreibaufgaben gilt zusätzlich eine Geschwindigkeitsanforderung: 40 Wörter pro Minute für Schreibkräfte und Stellen in der Büroautomation, geprüft anhand eines 5-Minuten-Tests mit höchstens drei Fehlern.

Criteria und CLIK sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Intellect Council ist mit keinem von ihnen verbunden und wird von keinem von ihnen unterstützt oder gesponsert.

Fragetypen mit Lösungsbeispielen

Sieben durchgearbeitete Beispiele aus den oben genannten Themenbereichen. Zu jedem gibt es eine Methode und eine typische Falle. Keines kommt im kostenlosen Beispieltest vor.

1. Alphabetische Reihenfolge: Welcher Name steht an dritter Stelle? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Antwort: Hartley, Ann. Die Reihenfolge lautet Hart, Harte, Hartley, Hartman. Methode: Vergleichen Sie die Buchstaben der Reihe nach. Denken Sie daran: „Nichts kommt vor etwas“: Hart ist kürzer als Harte und steht daher zuerst. Danach kommt e vor l und l vor m. Falle: auf die Vornamen zu achten. Sie sind nur relevant, wenn die Nachnamen identisch sind.

2. Rechtschreibung mit der Option „keines davon“. Welches Wort ist falsch geschrieben, falls überhaupt eines falsch ist? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Keines der oben genannten Wörter ist falsch geschrieben.

Antwort: D. Alle drei Wörter sind richtig geschrieben. Methode: Prüfen Sie jedes Wort einzeln und wählen Sie dann mit Überzeugung „keines davon“. Falle: anzunehmen, dass eines der drei Wörter falsch sein muss. Häufig falsch geschriebene Wörter können auch richtig geschrieben sein.

3. Buchführung: laufender Kontostand. Ein Budget für Büromaterial beginnt bei $1,500. Es werden Einkäufe für $240.00 und $315.50 getätigt. Eine Rückgabe im Wert von $60.00 wird gutgeschrieben, anschließend werden $129.75 ausgegeben. Wie hoch ist der Kontostand?

Antwort: $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Dann $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Addieren Sie die Gutschrift von $60.00: $1,004.50. Ziehen Sie $129.75 ab: $874.75. Falle: die Gutschrift abzuziehen, statt sie zu addieren.

4. Buchführung: eine Tabelle vervollständigen. Ein Helpdesk erfasst von Montag bis Freitag 80, 64, 72, 90 und 69 Anrufe. Wie hoch ist der Tagesdurchschnitt, und wie viel Prozent der 80 Anrufe am Montag entfielen auf die 28 Anrufe zur Abrechnung?

Antwort: Insgesamt sind es 375 Anrufe. Der Durchschnitt beträgt also 375 / 5 = 75. Der Anteil der Anrufe zur Abrechnung beträgt 28 / 80 = 0.35, also 35%. Falle: durch den falschen Gesamtwert zu teilen, zum Beispiel durch die 375 Anrufe der Woche statt durch die 80 Anrufe am Montag. In unserem Leitfaden zu Prozentaufgaben finden Sie weitere Übungsaufgaben.

5. Zählen mit einer Bedingung. Wie oft folgt in der Zahlenfolge 571837927477 direkt nach einer ungeraden Ziffer eine 7?

Antwort: 3. Vor den 7ern stehen die Ziffern 5, 3, 2, 4 und 7. Nur 5, 3 und 7 sind ungerade. Methode: Suchen Sie zuerst alle 7er und prüfen Sie dann jeweils die Ziffer davor. Falle: 5 zu antworten, also die Gesamtzahl der 7er.

6. Abstand zwischen Buchstaben. Welcher Buchstabe liegt genauso weit vor R, wie M vor T liegt?

Antwort: K. M liegt 7 Buchstaben vor T, und 7 Buchstaben vor R liegt K. Methode: Zählen Sie die Schritte zwischen den beiden vorgegebenen Buchstaben. Gehen Sie dann vom neuen Buchstaben aus dieselbe Anzahl Schritte in dieselbe Richtung. Falle: die Buchstaben dazwischen (6) statt der Schritte (7) zu zählen.

7. Ein Verzeichnis verwenden. Ana Ortiz hat die Durchwahl 4410, Raj Patel die 4415 und Lee Quinn die 4420. Änderungen: Raj Patel ist beurlaubt, und seine Anrufe werden an Lee Quinn weitergeleitet. Ana Ortiz hat jetzt die Durchwahl 4499. Anrufe für Personen, die nicht aufgeführt sind, gehen an den Empfang unter 4400. Wohin sollte ein Anruf für Raj Patel weitergeleitet werden?

Antwort: 4420, Lee Quinn. Methode: Prüfen Sie zuerst die Liste der Änderungen und danach das Verzeichnis. Falle: Raj Patels alte Durchwahl 4415 anzugeben, weil dies die erste Nummer ist, die Sie sehen.

So bereiten Sie sich vor

1. Lesen Sie zuerst Ihre Prüfungsankündigung oder Einladung. Bei Prüfungen für den öffentlichen Dienst sind darin die Themenbereiche aufgeführt, die auf Sie zukommen. Konzentrieren Sie sich beim Üben darauf.
2. Legen Sie ein Tempo fest. Criteria's CLIK umfasst drei kurze Simulationen und zehn Fragen in 13 Minuten. Das entspricht ungefähr 25 bis 40 Sekunden pro Multiple-Choice-Frage. Die meisten einzelnen Büroaufgaben sollten deutlich weniger als eine Minute dauern. Gehen Sie bei Fragen, die länger dauern, zunächst weiter und kommen Sie später darauf zurück.
3. Üben Sie das alphabetische Ordnen mit schwierigen Anfängen: Mac und Mc, Namen mit Bindestrich und kurze Namen, die mit denselben Buchstaben beginnen wie längere Namen.
4. Lernen Sie häufig falsch geschriebene Wörter aus dem Geschäftsleben, zum Beispiel accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary und correspondence.
5. Üben Sie, laufende Salden zu berechnen und Tabellen auf Papier zu bearbeiten. Notieren Sie jeden Schritt. Bei Aufgaben zur Aktenführung wirkt sich ein früher Fehler auf alle späteren Antworten aus.
6. Prüfen Sie die Regeln zum Taschenrechner. Bei manchen Prüfungen für den öffentlichen Dienst sind Mobiltelefone im Raum gar nicht erlaubt. Planen Sie also mit dem Taschenrechner, den die Prüfung zulässt, oder mit Kopfrechnen.
7. Üben Sie Vergleichen und Zählen in kurzen täglichen Einheiten. Unser Test zur Aufmerksamkeit für Details eignet sich gut zum Üben des Bereichs „Operationen mit Buchstaben und Zahlen“.
8. Wenn es um eine Stelle als Schreibkraft geht, üben Sie auch das Tippen. Für Stellen als Schreibkraft im öffentlichen Dienst des Bundes sind bei einem 5-minütigen Test 40 Wörter pro Minute und höchstens drei Fehler erforderlich.

Wie die Bewertung üblicherweise funktioniert

Rohwert. Bei Büro- und Verwaltungstests werden die richtigen Antworten gezählt, manchmal für jeden Abschnitt einzeln. Online-Tests teilen dem Arbeitgeber häufig ein Gesamtergebnis oder eine Kompetenzstufe mit. Criteria bewertet beispielsweise CLIK mit bis zu 25 Punkten, ohne Punktabzug für falsche Antworten, und teilt die Ergebnisse anschließend in drei Stufen ein: nicht kompetent, kompetent und sehr kompetent.

Womit wird verglichen? Private Arbeitgeber vergleichen Ihr Ergebnis mit einem Zielwert für die Stelle oder mit den Ergebnissen anderer Bewerberinnen und Bewerber. Bei Prüfungen für den öffentlichen Dienst sollten Sie die Prüfungsankündigung lesen. Darin wird erklärt, wie die Prüfung bewertet wird und wie die Ergebnisse verwendet werden.

Tippen wird üblicherweise anhand einer angegebenen Geschwindigkeit mit „bestanden“ oder „nicht bestanden“ bewertet, zum Beispiel bei der bundesweit geltenden Vorgabe von 40 Wörtern pro Minute für Schreibkräfte.

Unser Übungsergebnis gibt an, wie viele unserer eigenen Fragen Sie richtig beantwortet haben, aufgeschlüsselt nach Abschnitt: Ablage, Überprüfung, Rechtschreibung und Grammatik, Mathematik und Terminplanung. Es ist kein Ergebnis aus einem echten Test und sagt keine Bewertung in einer Prüfung für den öffentlichen Dienst voraus.

Checkliste für den Prüfungstag beim Einstellungstest für Verwaltungsberufe

Verwaltungstests im öffentlichen Dienst werden üblicherweise vor Ort abgelegt. Der Leitfaden für Verwaltungstests des Bundesstaats New York enthält eine typische Liste. Prüfen Sie daher Ihre eigene Einladung, um die genauen Regeln zu erfahren:

• Bringen Sie mit: Ihre Einladung, zwei Bleistifte der Stärke No. 2, einen Lichtbildausweis mit Ihrer Unterschrift und einen kleinen Snack, der keine Geräusche macht.
• Lassen Sie zu Hause: Mobiltelefone, Kopfhörer und andere elektronische Geräte. Wenn Sie ein solches Gerät irgendwo auf dem Testgelände benutzen, kann dies zum Ausschluss führen.
• Bringen Sie den Testleitfaden selbst nicht in den Prüfungsraum mit.
• Kommen Sie pünktlich und folgen Sie den Anweisungen der Aufsichtsperson.
• Behalten Sie die Zeit im Blick und teilen Sie sie sich für die einzelnen Abschnitte selbst ein.
• Sprechen Sie nach dem Test nicht über die Fragen und geben Sie sie nicht wieder. Die Testmaterialien sind geschützt. Wer gegen die Regeln verstößt, kann von zukünftigen Prüfungen ausgeschlossen werden.

Für einen Online-Verwaltungstest ist die Checkliste einfacher: ein Laptop, ein ruhiger Raum, eine funktionierende Tastatur und ein am Vortag durchgeführter Systemcheck.

Häufige Fehler bei Büro- und Verwaltungstests

• Nach Vornamen statt nach Nachnamen sortieren, obwohl die Anweisungen den Nachnamen vorgeben, oder eine Regel wie „zuerst nach Datum, dann nach Namen sortieren“ übersehen.
• Mc und Mac anders behandeln, als es die Anweisungen vorgeben. Manche Sortierregeln behandeln die Namen Buchstabe für Buchstabe, andere gruppieren sie. Halten Sie sich an die Angaben im Test.
• Bei Rechtschreibfragen die Antwortmöglichkeit „Keine der obigen Antworten“ überstürzt wählen oder sie ganz vermeiden.
• In einer Aufgabe zur Datensatzverwaltung die Übersicht verlieren. Notieren Sie Zwischensummen am Rand.
• Die Liste der Änderungen nicht lesen, bevor Sie Verzeichnisfragen beantworten.
• Zu lange bei einer Frage bleiben. Jede Frage zählt gleich viel. Eine Frage, bei der Sie nicht weiterkommen, kostet Zeit, die Sie für einfachere Fragen brauchen.

Ein einwöchiger Lernplan für den Büroeignungstest

Tag 1. Bearbeiten Sie oben den kostenlosen Probetest und notieren Sie, in welchen Abschnitten Sie Fehler gemacht haben. Wenn Sie einen Einstellungstest im öffentlichen Dienst absolvieren, lesen Sie die Ausschreibung und den dazugehörigen Testleitfaden.

Tag 2. Alphabetisieren und Ablage: Sortieren Sie 30 Namen, darunter Mac, Mc, Namen mit Bindestrich und gleiche Nachnamen.

Tag 3. Rechtschreibung und Grammatik: 20 häufig falsch geschriebene Geschäftsbegriffe und Pronomen wie „to Sam and me“.

Tag 4. Schriftführung: laufende Salden, Verzeichnisse und Tabellen mit Durchschnittswerten und Prozentangaben, auf Papier.

Tag 5. Üben Sie 15 Minuten lang das Vergleichen, Prüfen und Zählen. Bearbeiten Sie anschließend einen vollständigen Probetest unter Zeitvorgabe und sehen Sie sich jede Erklärung an.

Tag 6. Bearbeiten Sie Ihren schwächsten Abschnitt noch einmal von Grund auf. Üben Sie auch das Tippen, wenn es für die Stelle erforderlich ist.

Tag 7. Erholen Sie sich. Legen Sie Ihre Einladung, Ihren Ausweis und Ihre Stifte bereit oder testen Sie Ihren Laptop für einen Online-Test.