Entraînement aux tests de secrétariat

À quoi ressemble généralement le test réel

L’expression « clerical test » désigne deux choses très différentes : les tests de présélection en ligne, courts, proposés par des employeurs privés, et les examens de la fonction publique, plus longs, pour des postes administratifs dans le secteur public. Les deux évaluent les mêmes compétences courantes en bureautique.

Tests de présélection des employeurs privés. Ils sont généralement courts et se passent en ligne. Le test de compétences informatiques CLIK de Criteria, par exemple, dure 13 minutes : trois courtes simulations de tâches, puis dix questions à choix multiples sur les navigateurs Web, les courriels et le traitement de texte. Criteria le recommande pour les assistants administratifs, le personnel de bureau, les réceptionnistes et les postes similaires. Les employeurs ajoutent souvent un test de dactylographie, un test de saisie de données ou une courte série de questions sur le classement, la vérification et le calcul, comme dans l’exemple gratuit ci-dessus.

Examens administratifs de la fonction publique. Les administrations des États et les collectivités locales publient des guides de préparation. La Entry-Level Clerical Series de l’État de New York prévoit une durée totale de 3 heures et porte sur cinq domaines :

• Orthographe : trois mots ; vous devez choisir celui qui est mal orthographié ou « Aucun des mots ci-dessus n’est mal orthographié ».
• Classement par ordre alphabétique : trouvez où se situe un nom dans un fichier classé par ordre alphabétique, par exemple quel nom serait en troisième position.
• Tenue de dossiers : séries de questions sur le regroupement de données provenant de plusieurs sources, la planification, le suivi des soldes et les tableaux comportant des totaux, des sous-totaux, des moyennes et des pourcentages.
• Opérations avec des lettres et des nombres : classement alphabétique, comparaison, vérification et comptage de groupes de lettres et de nombres. Tous les examens de la série comprennent ce domaine.
• Utilisation d’un annuaire : mettez à jour un annuaire téléphonique en tenant compte de changements de noms et de numéros de bureau, puis répondez aux questions qu’un appelant pourrait poser.

L’avis d’examen indique les domaines évalués. Ces examens se passent sur papier dans un centre d’examen. Les téléphones et autres appareils électroniques sont interdits.

Postes administratifs fédéraux aux États-Unis. La norme de qualification de l’OPM pour les postes de soutien administratif et de bureau repose sur l’expérience et la formation. Les postes de dactylographie exigent une compétence supplémentaire : 40 mots par minute pour les postes de dactylographe et de bureautique, lors d’un exercice de 5 minutes comportant trois erreurs ou moins.

Criteria et CLIK sont des marques commerciales appartenant à leurs propriétaires. Intellect Council n’est ni affilié à ces marques, ni approuvé ni parrainé par elles.

Types de questions avec exemples corrigés

Sept exemples détaillés portant sur les domaines ci-dessus, avec la méthode et le piège à éviter pour chacun. Aucun ne reprend l’échantillon gratuit.

1. Classement alphabétique : quel nom arrive en troisième ? Hartley, Ann / Hart, Daniel / Hartman, Joe / Harte, Lisa.

Réponse : Hartley, Ann. L’ordre est Hart, Harte, Hartley, Hartman. Méthode : comparez les lettres une à une et rappelez-vous que « rien vient avant quelque chose » : Hart est plus court que Harte, donc il vient en premier. Ensuite, e vient avant l, et l avant m. Piège : lire les prénoms. Ils ne comptent que si les noms de famille sont identiques.

2. Orthographe avec une option « aucun ». Lequel de ces mots est mal orthographié, s’il y en a un ? (A) accommodate (B) occurrence (C) liaison (D) Aucun des mots ci-dessus n’est mal orthographié.

Réponse : D. Les trois mots sont correctement orthographiés. Méthode : vérifiez chaque mot séparément, puis choisissez « aucun » en toute confiance. Piège : penser que l’un des trois doit forcément être incorrect. Des mots souvent mal orthographiés peuvent aussi être écrits correctement.

3. Tenue de registres : solde courant. Le budget des fournitures est de $1,500 au départ. Des achats de $240.00 et $315.50 sont effectués, un retour de $60.00 est crédité, puis $129.75 sont dépensés. Quel est le solde ?

Réponse : $1,500 - $240.00 = $1,260.00. Puis $1,260.00 - $315.50 = $944.50. Ajoutez le retour de $60.00 : $1,004.50. Soustrayez $129.75 : $874.75. Piège : soustraire le montant du retour au lieu de l’ajouter.

4. Tenue de registres : compléter un tableau. Un service d’assistance enregistre 80, 64, 72, 90 et 69 appels du lundi au vendredi. Quelle est la moyenne quotidienne et quel pourcentage des 80 appels du lundi correspond aux 28 appels liés à la facturation ?

Réponse : le total est de 375, donc la moyenne est de 375 / 5 = 75. Les appels liés à la facturation représentent 28 / 80 = 0.35, soit 35 %. Piège : diviser par le mauvais total, par exemple par les 375 appels de la semaine au lieu des 80 du lundi. Consultez notre guide des questions sur les pourcentages pour vous entraîner davantage.

5. Comptage avec une condition. Dans la suite 571837927477, combien de fois le chiffre 7 est-il directement précédé d’un chiffre impair ?

Réponse : 3. Les 7 sont précédés de 5, 3, 2, 4 et 7. Seuls 5, 3 et 7 sont impairs. Méthode : repérez d’abord tous les 7, puis vérifiez le chiffre qui précède chacun d’eux. Piège : répondre 5, le nombre total de 7.

6. Écart entre les lettres. Quelle lettre se trouve avant R à la même distance que M avant T ?

Réponse : K. M se trouve 7 lettres avant T, et la lettre située 7 places avant R est K. Méthode : comptez le nombre de pas entre les deux lettres données, puis faites le même nombre de pas à partir de la nouvelle lettre, dans la même direction. Piège : compter les lettres entre les deux (6) au lieu du nombre de pas (7).

7. Utiliser un annuaire. Ana Ortiz a le poste 4410, Raj Patel le 4415 et Lee Quinn le 4420. Changements : Raj Patel est en congé et ses appels sont transférés à Lee Quinn. Le poste d’Ana Ortiz est désormais le 4499. Les appels destinés aux personnes non répertoriées sont transférés à l’accueil au 4400. Où faut-il transférer un appel pour Raj Patel ?

Réponse : 4420, Lee Quinn. Méthode : consultez la liste des changements avant l’annuaire lui-même. Piège : donner l’ancien poste de Raj Patel, 4415, parce que c’est le premier numéro que vous voyez.

Comment vous préparer

1. Lisez d'abord l'annonce ou l'invitation à l'examen. Pour les examens de la fonction publique, elle indique les domaines que vous devrez traiter. Consacrez-y votre temps de préparation.
2. Établissez votre rythme. Le CLIK de Criteria comprend trois courtes simulations et dix questions en 13 minutes, soit environ 25 à 40 secondes par question à choix multiple. La plupart des questions individuelles de secrétariat devraient vous prendre bien moins d'une minute. Passez à la suivante si une question prend plus de temps, puis revenez-y.
3. Entraînez-vous à classer par ordre alphabétique des noms avec des débuts difficiles : Mac et Mc, les noms composés avec un trait d'union et les noms courts qui correspondent au début de noms plus longs.
4. Apprenez les mots professionnels souvent mal orthographiés, tels que accommodate, occurrence, liaison, receive, separate, necessary et correspondence.
5. Entraînez-vous sur papier aux calculs de soldes et aux tableaux. Notez chaque étape. Dans les exercices de tenue de registres, une erreur au début se répercute sur toutes les réponses suivantes.
6. Vérifiez la règle concernant les calculatrices. Certains examens de la fonction publique interdisent complètement les téléphones dans la salle. Prévoyez donc d'utiliser la calculatrice autorisée pour l'examen, ou de faire les calculs mentalement.
7. Entraînez-vous à comparer et à compter lors de courtes séances quotidiennes. Notre test d'attention aux détails est un bon entraînement pour la partie portant sur les opérations avec des lettres et des chiffres.
8. Si le poste implique de la saisie au clavier, entraînez-vous aussi à taper. Pour les postes fédéraux de commis-dactylographes, il faut atteindre 40 mots par minute sur un exercice de 5 minutes, avec trois erreurs au maximum.

Comment la notation fonctionne généralement

Score brut. Les tests de secrétariat comptabilisent les bonnes réponses, parfois section par section. Les évaluations en ligne communiquent souvent à l'employeur un score total ou un niveau de compétence. Criteria, par exemple, note CLIK sur 25 sans retirer de points pour les mauvaises réponses, puis répartit les résultats en trois niveaux : Non compétent, Compétent et Très compétent.

Par rapport à quoi ? Les employeurs du secteur privé comparent votre score à un objectif défini pour le poste ou à celui des autres candidats. Pour les concours de la fonction publique, consultez l'avis de concours : il explique comment l'épreuve est notée et comment les résultats sont utilisés.

Les exigences de vitesse de frappe sont généralement évaluées en réussite ou échec par rapport à une vitesse indiquée, par exemple la norme fédérale de 40 mots par minute pour les postes de dactylographe-secrétaire.

Notre score d'entraînement correspond au nombre de nos propres questions auxquelles vous avez répondu correctement, avec une répartition par section : classement, vérification, orthographe et grammaire, calcul et planification. Ce n'est pas un score obtenu à un test réel et il ne permet pas de prédire une note à un concours de la fonction publique.

Liste de vérification pour le jour de l’épreuve administrative de la fonction publique

Les examens administratifs de la fonction publique se passent généralement en présentiel. Le guide du test administratif de l'État de New York donne une liste type. Consultez donc votre propre convocation pour connaître les règles exactes :

• À apporter : votre convocation, deux crayons n° 2, une pièce d'identité avec photo et signature, et une collation qui ne fait pas de bruit.
• À laisser chez vous : les téléphones portables, les écouteurs et les autres appareils électroniques. En utiliser un n'importe où dans l'enceinte du centre d'examen peut entraîner votre disqualification.
• N'apportez pas le guide du test lui-même dans la salle d'examen.
• Arrivez à l'heure et suivez les instructions du surveillant.
• Gérez vous-même votre temps tout au long des différentes parties.
• Après le test, ne discutez pas des questions et ne les reproduisez pas. Le contenu du test est protégé, et toute infraction aux règles peut vous disqualifier des examens à venir.

Pour un test administratif en ligne, la liste est plus simple : un ordinateur portable, une pièce calme, un clavier fonctionnel et, le cas échéant, un test du système effectué la veille.

Erreurs fréquentes aux tests de travail administratif

• Classer par prénom alors que les consignes indiquent le nom de famille, ou ignorer une règle comme « classer par date, puis par nom ».
• Traiter Mc et Mac différemment de ce qu’indiquent les consignes. Certaines règles de classement précisent leur ordre lettre par lettre, d’autres les regroupent. Suivez les instructions du test.
• Choisir trop vite « aucune de ces réponses » dans les questions d’orthographe, ou ne jamais choisir cette option.
• Perdre le fil dans une série d’exercices de tenue de registres. Utilisez la marge pour noter les totaux cumulés.
• Ne pas lire la liste des modifications avant de répondre aux questions sur les annuaires.
• Passer trop de temps sur une question. Toutes les questions ont le même poids. Une question qui vous bloque vous fait perdre du temps dont vous avez besoin pour les plus faciles.

Un plan de révision du test de tâches administratives sur une semaine

Jour 1. Faites l’échantillon gratuit ci-dessus et notez les sections que vous avez manquées. Si vous passez un concours de la fonction publique, lisez l’avis de concours et son guide du test.

Jour 2. Classement alphabétique et archivage : triez 30 noms, notamment Mac, Mc, les noms avec trait d’union et les noms de famille identiques.

Jour 3. Orthographe et grammaire : 20 mots professionnels souvent mal orthographiés et des choix de pronoms comme « to Sam and me ».

Jour 4. Tenue de dossiers : soldes cumulés, calendriers et tableaux avec des moyennes et des pourcentages, sur papier.

Jour 5. Exercices de comparaison, de vérification et de comptage pendant 15 minutes, puis faites un examen blanc complet chronométré et relisez toutes les explications.

Jour 6. Reprenez votre section la plus difficile depuis le début et entraînez-vous à taper si le poste l’exige.

Jour 7. Reposez-vous. Préparez votre convocation, votre pièce d’identité et vos crayons, ou vérifiez votre ordinateur portable en vue d’un test en ligne.