التدرب على اختبار QuickBooks

كيف يبدو الاختبار الفعلي عادةً

لا يوجد اختبار واحد موحد لبرنامج QuickBooks. يشتري أصحاب العمل تقييماً لبرنامج QuickBooks من جهة متخصصة في الاختبارات، أو يضعون اختبارهم بأنفسهم. لذلك تختلف مدة الاختبار والوقت المحدد له والموضوعات بحسب الجهة التي أعدته. وتُعد دعوة الاختبار أفضل دليل لك على ما ستواجهه. توضح صفحتان من كتالوجات متاحة للجمهور محتوى هذه الاختبارات:

• اختبار QuickBooks Online من eSkill. تدرجه eSkill على أنه يتكون من 40 سؤالاً من نوع الاختيار من متعدد والصواب أو الخطأ، حول QuickBooks Online Essentials. وتشمل موضوعاته الخدمات المصرفية، ودليل الحسابات، والفواتير وإيصالات المبيعات والمدفوعات، وتعدد العملات وتتبع الوقت، وإعداد التقارير، وإعداد العملاء وسير العمل. وتذكر أن الأدوار المناسبة له تشمل المحاسبين وممسكي الدفاتر ومساعدي الشؤون المالية واختصاصيي الرواتب وموظفي المحاسبة (eSkill).
• اختبار QuickBooks Online (US Version) من TestGorilla. تدرجه TestGorilla بمدة 10 دقائق وبمستوى متوسط. ويغطي الإعداد والصيانة، وإعداد الفواتير والمبيعات، والمصروفات والموردين، والخدمات المصرفية ووظائف محاسبية أخرى، بما فيها قوائم مثل دليل الحسابات والعملاء والموردين، والتسويات المصرفية، وقيود اليومية والتقارير. وتشير إلى أن الاختبار لا يغطي الضرائب، لأن القواعد الضريبية تختلف من بلد إلى آخر (TestGorilla).

مجالات المهام التي تتكرر عادةً لدى جهات الاختبار:

• الإعداد والقوائم: دليل الحسابات والعملاء والموردون والمنتجات والخدمات.
• المبيعات: الفواتير وإيصالات المبيعات ومدفوعات العملاء.
• المشتريات: الفواتير والمصروفات والشيكات وسداد مستحقات الموردين.
• الخدمات المصرفية: الموجز المصرفي والإيداعات والتحويلات والتسوية.
• قيود اليومية: التسويات والتصحيحات التي لا يسجلها أي نموذج آخر.
• التقارير: الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وتقارير أعمار الديون، وما يوضحه كل تقرير.

ما تغطيه اختباراتنا التجريبية. يتكون كل اختبار تجريبي كامل لدينا من 40 سؤالاً في 30 دقيقة، موزعة على 6 أقسام: الإعداد والقوائم (6)، والفواتير ومدفوعات العملاء (8)، والمصروفات والفواتير (8)، والخدمات المصرفية والتسوية (7)، وقيود اليومية والتسويات (5)، والتقارير (6). يمكنك الرجوع إلى الأسئلة ووضع علامة عليها، ويُسمح باستخدام الآلة الحاسبة. لا تتضمن الاختبارات محاكاة تفاعلية بالنقر داخل البرنامج. فبدلاً من ذلك، نسأل عن الخطوات وأثرها المحاسبي، من دون لقطات شاشة أو مسارات قوائم محددة، إذ تتغير هذه مع تحديث البرنامج. إذا كان اختبارك محاكاة، فخصص وقتاً للتدرب على QuickBooks Online نفسه أيضاً.

QuickBooks علامة تجارية لشركة Intuit Inc. وeSkill وTestGorilla علامتان تجاريتان لمالكيهما. لا تربط Intellect Council أي علاقة بأي منها.

أنواع الأسئلة مع أمثلة محلولة

إليك مثالًا محلولًا لكل قسم، مع الفخ الذي يقع فيه معظم الناس.

1. الإعداد والقوائم. لم تعد تستخدم حساب مصروفات يحتوي على معاملات امتدت على مدار عامين. ماذا ينبغي أن تفعل به؟ اجعله غير نشط. سيختفي من القوائم التي تختار منها، لكن سجله سيبقى في تقاريرك. الفخ: محاولة إفراغه بإعادة ترميز المعاملات القديمة، مما يغيّر تقارير فترات قد تكون أُغلقت بالفعل.

2. الفواتير ومدفوعات العملاء. يدفع عميلان بشيكين، أحدهما بقيمة $300 والآخر بقيمة $450، وتودع الشيكين معًا في البنك. يُظهر كشف الحساب المصرفي إيداعًا واحدًا بقيمة $750. سجّل كل دفعة مقابل فاتورتها في الحساب الوسيط الذي يستخدمه QuickBooks Online للمدفوعات التي لم تُودع بعد، ثم أنشئ إيداعًا مصرفيًا واحدًا يجمع الدفعتين. عندئذٍ سيطابق الإيداع السطر البالغ $750. الفخ: إرسال كل دفعة مباشرةً إلى الحساب الجاري، مما يؤدي إلى ظهور سطرين لا يطابقان الكشف أبدًا.

3. المصروفات والفواتير. تعيد مستلزمات تالفة بقيمة $100 إلى مورد تدين له بالمال. يمنحك المورد إشعارًا دائنًا. سجّل إشعارًا دائنًا من المورد بقيمة $100، وطبّقه عند دفع فواتير ذلك المورد في المرة التالية. الفخ: إدخال فاتورة بمبلغ سالب أو تسجيل إيداع، مما يخلط بين الحسابات الدائنة والحساب المصرفي.

4. الخدمات المصرفية والتسوية. في موجز البنك، ينتقل مبلغ $2,000 من حساب التوفير إلى الحساب الجاري. هذه حوالة بين حسابين تملكهما، لذا سجّلها كحوالة. الفخ: تصنيف المبلغ في جانب الحساب الجاري كدخل، مما يجعل تقرير الأرباح والخسائر أعلى من الصحيح بمقدار $2,000.

5. قيود اليومية والتسويات. رُمّز مصروف بقيمة $300 على أنه مستلزمات مكتبية، لكنه كان في الحقيقة إصلاحًا. الفترة مغلقة، لذا صححه بقيد يومية: مدين الإصلاحات $300، ودائن المستلزمات المكتبية $300. الفخ: حذف المصروف الأصلي، مما يزيل دفعة حقيقية من الحساب المصرفي.

6. التقارير. أرسلت فاتورة بقيمة $2,000 في مارس، ودفع العميل في أبريل. في تقرير الأرباح والخسائر على أساس الاستحقاق، يُسجّل مبلغ $2,000 كدخل مارس. أما في التقرير على الأساس النقدي، فيُسجّل كدخل أبريل. الفخ: الاعتقاد بأن اختلاف التقريرين يعني وجود خطأ. فهما يجيبان عن سؤالين مختلفين: متى تحقق الدخل، ومتى وصلت الأموال.

كيف تستعد

1. اقرأ دعوة الاختبار أولًا. اعرف الجهة التي ستقدم اختبارك ومدته وما إذا كان يتضمن أسئلة أو يتطلب منك العمل في محاكاة. تختلف أشكال الاختبارات كثيرًا، فلا تفترض شكلًا معينًا.
2. تعرّف إلى النماذج بحسب الغرض منها. اعرف لكل معاملة شائعة النموذج الذي يسجلها وتأثيرها في الحسابات: الفاتورة، والدفعة المستلمة، وإيصال البيع، وفاتورة المورد، وسداد فاتورة المورد، والمصروف، والشيك، والإيداع، والتحويل، وقيد اليومية.
3. تابع معاملة بيع ومعاملة شراء من البداية إلى النهاية. فاتورة، ثم دفعة، ثم إيداع، ثم تسوية. فاتورة مورد، ثم سدادها، ثم تسوية. تدور معظم الأسئلة حول إحدى هاتين العمليتين.
4. اعرف ما الذي يوضحه كل تقرير. يوضح تقرير الأرباح والخسائر الإيرادات والمصروفات خلال فترة؛ وتوضح الميزانية العمومية ما تملكه وما عليك في تاريخ محدد؛ أما تقارير أعمار الديون فتوضح من يدين لمن، ولأي مدة.
5. تدرّب على QuickBooks Online نفسه إن أمكن. يتيح لك الوصول إليه عبر وظيفة أو دورة أو نسخة تجريبية تجربة كل مهمة. تعلّم المهمة وأثرها بدلًا من حفظ النقرات الدقيقة، فهي تتغير عند تحديث البرنامج.
6. راجع أساسيات مسك الدفاتر التي يقوم عليها البرنامج. تظهر المدين والدائن والتعديلات في أسئلة قيود اليومية. ولتعلم أساسيات المحاسبة التي تتجاوز استخدام البرنامج، جرّب تدريبنا على أساسيات المحاسبة.
7. تدرّب بوتيرة ثابتة. إذا كان اختبارك قصيرًا، مثل اختبار TestGorilla الذي مدته 10 دقائق (TestGorilla)، فلن يتوفر وقت كبير للتفكير مرتين. خض اختبارات محاكاة كاملة محددة بوقت حتى تصبح الوتيرة مألوفة يوم الاختبار.

كيف تُحتسب النتائج عادةً

تعتمد درجة النجاح على الجهة الناشرة وصاحب العمل. لا تحدد الجهات الناشرة المذكورة هنا درجة نجاح، ويقرر صاحب العمل النتيجة التي يريدها لكل وظيفة. مثالان منشوران:

• eSkill تصف اختبار QuickBooks Online لديها بأنه يتكون من 40 سؤالًا من نوع الاختيار من متعدد والصواب أو الخطأ، ولا تذكر صفحتها درجة نجاح (eSkill).
• TestGorilla تقول إن اختباراتهم يراجعها خبير ثانٍ وتُعاير باستخدام أشخاص خاضوا الاختبار لديهم خبرة ذات صلة، وإن النتائج تُرسل إلى صاحب العمل في تقرير مع نتائج الاختبارات الأخرى في التقييم (TestGorilla).

درجة التدريب لدينا هي عدد أسئلتنا التي أجبت عنها بشكل صحيح، مع تفصيل حسب القسم، حتى تتمكن من معرفة المهام التي تحتاج إلى التدرب عليها. إنها درجة تدريب: ليست درجة في اختبار أي جهة ناشرة ولا تتنبأ بقرار التوظيف.

أخطاء شائعة في اختبارات QuickBooks

• تسجيل المبلغ نفسه مرتين. تصنيف دفعة على أنها إيراد مع وجود فاتورة مفتوحة، أو إضافة بند من موجز البنك يطابق معاملة أدخلتها يدويًا.
• الخلط بين الفواتير والمصروفات. تُسدَّد الفاتورة لاحقًا؛ أما المصروف أو الشيك فيمثل مبلغًا أُنفق بالفعل.
• فرض تسوية الحساب. تغيير الرصيد الختامي أو تسوية بنود غير موجودة في كشف الحساب. ابحث بدلًا من ذلك عن المعاملة المفقودة أو الخاطئة.
• اعتبار التحويلات إيرادات. الأموال التي تنتقل بين حساباتك ليست إيرادًا ولا مصروفًا.
• الحذف بدلًا من التصحيح. عادةً ما تحتاج المعاملة الخاطئة إلى تعديل أو قيد دائن أو قيد يومية، لا إلى الحذف.
• اختيار التقرير المناسب لتاريخ خاطئ. تعرض الميزانية العمومية وضعًا في تاريخ واحد؛ أما تقرير الأرباح والخسائر فيغطي فترة. تحقق من التواريخ ومن أساس المحاسبة النقدي أو أساس الاستحقاق قبل قراءة أي رقم.

من يجري اختبار QuickBooks

غالبًا ما يضيف أصحاب العمل الذين يديرون حساباتهم باستخدام QuickBooks Online اختبارًا قصيرًا لمهارات QuickBooks للوظائف التي تستخدمه يوميًا: ماسكو الدفاتر، وموظفو المحاسبة، وموظفو الحسابات الدائنة والمدينة، ومديرو المكاتب، والمساعدون الإداريون الذين يتولون الفوترة. ويذكر كلا الناشرين المشار إليهما أعلاه ماسكي الدفاتر والمحاسبين ضمن الوظائف المناسبة لاختباراتهما.

غالبًا ما يكون الاختبار جزءًا من تقييم أوسع. وقد يقرنه بعض أصحاب العمل باختبار للأرقام أو جداول البيانات. إذا كان الأمر كذلك، فإن اختبار تقييم Excel لدينا يغطي دوال البحث وSUMIF والجداول المحورية.