Luyện thi QuickBooks

Bài kiểm tra thực tế thường có dạng như thế nào

Không có một bài kiểm tra QuickBooks duy nhất. Nhà tuyển dụng mua bài đánh giá QuickBooks từ một đơn vị cung cấp bài kiểm tra hoặc tự soạn bài, vì vậy độ dài, thời gian làm bài và chủ đề tùy thuộc vào đơn vị cung cấp. Thư mời làm bài kiểm tra là nguồn tham khảo tốt nhất để biết bài của bạn gồm những gì. Hai trang danh mục công khai cho thấy nội dung của các bài kiểm tra này:

• Bài kiểm tra QuickBooks Online của eSkill. eSkill liệt kê bài kiểm tra gồm 40 câu hỏi, dạng trắc nghiệm và đúng/sai, về QuickBooks Online Essentials. Các chủ đề gồm nghiệp vụ ngân hàng, hệ thống tài khoản, hóa đơn, biên lai bán hàng và thanh toán, đa tiền tệ và theo dõi thời gian, lập báo cáo, thiết lập khách hàng và quy trình làm việc. Các vị trí phù hợp gồm kế toán viên, nhân viên ghi sổ kế toán, nhân viên tài chính, chuyên viên tính lương và nhân viên kế toán (eSkill).
• Bài kiểm tra QuickBooks Online (US Version) của TestGorilla. TestGorilla liệt kê thời lượng là 10 phút, cấp độ trung cấp. Bài kiểm tra bao gồm thiết lập và bảo trì, lập hóa đơn và bán hàng, chi phí và nhà cung cấp, nghiệp vụ ngân hàng cùng các chức năng kế toán khác. Nội dung còn có các danh mục như hệ thống tài khoản, khách hàng và nhà cung cấp, đối chiếu ngân hàng, bút toán nhật ký và báo cáo. Theo TestGorilla, bài kiểm tra không bao gồm thuế vì quy định thuế khác nhau giữa các quốc gia (TestGorilla).

Các nhóm nhiệm vụ thường được đề cập ở nhiều đơn vị cung cấp:

• Thiết lập và danh mục: hệ thống tài khoản, khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ.
• Bán hàng: hóa đơn, biên lai bán hàng và khoản thanh toán của khách hàng.
• Mua hàng: hóa đơn phải trả, chi phí, séc và thanh toán cho nhà cung cấp.
• Nghiệp vụ ngân hàng: nguồn cấp dữ liệu ngân hàng, tiền gửi, chuyển khoản và đối chiếu.
• Bút toán nhật ký: các điều chỉnh và sửa đổi không được ghi nhận bằng biểu mẫu nào khác.
• Báo cáo: báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và báo cáo công nợ theo tuổi nợ, cùng thông tin mà mỗi báo cáo thể hiện.

Nội dung trong các bài thi thử của chúng tôi. Mỗi bài thi thử đầy đủ gồm 40 câu hỏi trong 30 phút, chia thành sáu phần: thiết lập và danh mục (6), hóa đơn và khoản thanh toán của khách hàng (8), chi phí và hóa đơn phải trả (8), nghiệp vụ ngân hàng và đối chiếu (7), bút toán nhật ký và điều chỉnh (5), báo cáo (6). Bạn có thể quay lại đánh dấu câu hỏi và được phép dùng máy tính. Bài thi thử không có mô phỏng thao tác nhấp qua phần mềm. Thay vào đó, chúng tôi hỏi về các bước thực hiện và ảnh hưởng kế toán của chúng, không dùng ảnh chụp màn hình hay đường dẫn menu cụ thể vì những nội dung này thay đổi khi phần mềm được cập nhật. Nếu bài kiểm tra của bạn là dạng mô phỏng, hãy dành thời gian thực hành trực tiếp trên QuickBooks Online.

QuickBooks là nhãn hiệu của Intuit Inc. eSkill và TestGorilla là nhãn hiệu của các chủ sở hữu tương ứng. Intellect Council không liên kết với bất kỳ đơn vị nào trong số này.

Các dạng câu hỏi kèm ví dụ có lời giải

Một ví dụ có lời giải cho mỗi phần, kèm theo lỗi mà nhiều người thường mắc phải.

1. Thiết lập và danh sách. Bạn không còn sử dụng một tài khoản chi phí đã ghi nhận giao dịch trong hai năm. Bạn nên làm gì với tài khoản đó? Chuyển tài khoản sang trạng thái không hoạt động. Tài khoản sẽ biến mất khỏi các danh sách để bạn chọn, nhưng lịch sử vẫn được giữ trong báo cáo. Lỗi thường gặp: cố xóa tài khoản khỏi danh sách bằng cách đổi mã các giao dịch cũ, khiến báo cáo của những kỳ có thể đã khóa bị thay đổi.

2. Hóa đơn và khoản thanh toán của khách hàng. Hai khách hàng thanh toán bằng séc, lần lượt là $300 và $450, và bạn mang cả hai tấm séc đến ngân hàng cùng lúc. Sao kê ngân hàng thể hiện một khoản tiền gửi $750. Ghi nhận từng khoản thanh toán cho hóa đơn tương ứng vào tài khoản tạm giữ mà QuickBooks Online dùng cho các khoản thanh toán chưa gửi vào ngân hàng, sau đó tạo một khoản tiền gửi ngân hàng gộp cả hai khoản. Khi đó, khoản tiền gửi sẽ khớp với dòng $750. Lỗi thường gặp: ghi thẳng từng khoản thanh toán vào tài khoản thanh toán, khiến có hai dòng không bao giờ khớp với sao kê.

3. Chi phí và hóa đơn phải trả. Bạn trả lại $100 vật tư bị hư hỏng cho nhà cung cấp mà bạn đang nợ tiền. Nhà cung cấp cấp cho bạn một khoản ghi có. Ghi nhận khoản ghi có của nhà cung cấp là $100 và áp dụng khoản đó vào lần tiếp theo bạn thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp ấy. Lỗi thường gặp: nhập hóa đơn có số tiền âm hoặc ghi nhận một khoản tiền gửi, khiến các khoản phải trả và tài khoản ngân hàng bị sai lệch.

4. Giao dịch ngân hàng và đối chiếu. Trong nguồn cấp dữ liệu ngân hàng, $2,000 được chuyển từ tài khoản tiết kiệm sang tài khoản thanh toán. Đây là giao dịch chuyển tiền giữa hai tài khoản của chính bạn, vì vậy hãy ghi nhận là một khoản chuyển tiền. Lỗi thường gặp: phân loại khoản tiền vào tài khoản thanh toán là thu nhập, khiến báo cáo lãi lỗ cao hơn $2,000.

5. Bút toán nhật ký và điều chỉnh. Một khoản chi phí $300 được mã hóa là vật tư văn phòng, nhưng thực tế là chi phí sửa chữa. Kỳ kế toán đã khóa, vì vậy bạn điều chỉnh bằng một bút toán nhật ký: ghi nợ chi phí sửa chữa $300, ghi có vật tư văn phòng $300. Lỗi thường gặp: xóa khoản chi phí ban đầu, khiến một khoản thanh toán thực tế bị xóa khỏi tài khoản ngân hàng.

6. Báo cáo. Bạn gửi hóa đơn $2,000 vào tháng 3 và khách hàng thanh toán vào tháng 4. Trên báo cáo lãi lỗ theo cơ sở dồn tích, $2,000 là thu nhập tháng 3. Trên báo cáo theo cơ sở tiền mặt, đó là thu nhập tháng 4. Lỗi thường gặp: nghĩ rằng hai báo cáo không khớp vì có gì đó sai. Chúng trả lời những câu hỏi khác nhau: thu nhập được tạo ra khi nào và tiền được nhận khi nào.

Cách chuẩn bị

1. Trước tiên, hãy đọc thư mời. Tìm hiểu bài kiểm tra do đơn vị nào tổ chức, thời lượng bao lâu và bài kiểm tra yêu cầu trả lời câu hỏi hay thực hiện thao tác trong môi trường mô phỏng. Hình thức giữa các bài khác nhau đáng kể, nên đừng mặc định chúng giống nhau.
2. Tìm hiểu chức năng của từng biểu mẫu. Với mỗi giao dịch phổ biến, hãy biết biểu mẫu nào dùng để ghi nhận giao dịch đó và ảnh hưởng của nó đến các tài khoản: hóa đơn bán hàng, khoản thanh toán đã nhận, biên lai bán hàng, hóa đơn phải trả, thanh toán hóa đơn, chi phí, séc, tiền gửi, chuyển khoản và bút toán nhật ký.
3. Theo dõi trọn vẹn một giao dịch bán hàng và một giao dịch mua hàng. Hóa đơn, thanh toán, tiền gửi, rồi đối chiếu. Hóa đơn phải trả, thanh toán hóa đơn, rồi đối chiếu. Hầu hết câu hỏi liên quan đến một khâu nào đó trong hai quy trình này.
4. Biết mỗi báo cáo dùng để trả lời câu hỏi gì. Báo cáo lãi lỗ thể hiện thu nhập và chi phí trong một kỳ; bảng cân đối kế toán cho biết những gì bạn sở hữu và nợ tại một ngày; báo cáo tuổi nợ cho biết ai nợ ai và nợ trong bao lâu.
5. Nếu có thể, hãy thực hành trực tiếp trên QuickBooks Online. Bạn có thể thử từng tác vụ thông qua công việc, khóa học hoặc bản dùng thử. Hãy học tác vụ và ảnh hưởng của nó thay vì ghi nhớ chính xác từng thao tác nhấp chuột, vì các thao tác có thể thay đổi khi phần mềm được cập nhật.
6. Ôn lại các nguyên tắc ghi sổ kế toán làm nền tảng cho phần mềm. Các câu hỏi về bút toán nhật ký thường đề cập đến ghi Nợ, ghi Có và điều chỉnh. Để ôn lại kiến thức kế toán cơ bản ngoài phần mềm, hãy thử bài luyện tập kiến thức kế toán cơ bản.
7. Luyện tập với nhịp độ ổn định. Nếu bài kiểm tra có thời lượng ngắn, như bài kiểm tra 10 phút của TestGorilla (TestGorilla), bạn sẽ có rất ít thời gian để suy nghĩ lại. Hãy làm các bài thi thử đầy đủ có tính giờ để quen với nhịp độ trước ngày kiểm tra.

Cách tính điểm thường gặp

Điểm số phụ thuộc vào đơn vị phát hành bài kiểm tra và nhà tuyển dụng. Các đơn vị phát hành được liệt kê ở đây không công bố điểm đạt; nhà tuyển dụng quyết định kết quả mong muốn cho từng vị trí. Dưới đây là hai ví dụ được công khai:

• eSkill mô tả bài kiểm tra QuickBooks Online của mình gồm 40 câu trắc nghiệm và câu đúng/sai; trang này không nêu điểm đạt (eSkill).
• TestGorilla cho biết bài kiểm tra của họ được một chuyên gia thứ hai đánh giá và hiệu chỉnh với những người làm bài có kinh nghiệm phù hợp. Kết quả được gửi cho nhà tuyển dụng trong một báo cáo cùng với kết quả các bài kiểm tra khác trong đợt đánh giá (TestGorilla).

Điểm luyện tập của chúng tôi là số câu hỏi do chúng tôi biên soạn mà bạn trả lời đúng, kèm kết quả theo từng phần để bạn biết nên luyện tập những nhiệm vụ nào. Đây là điểm luyện tập, không phải điểm của bài kiểm tra do bất kỳ đơn vị phát hành nào tổ chức và không dự đoán quyết định tuyển dụng.

Những lỗi thường gặp trong bài kiểm tra QuickBooks

• Ghi nhận cùng một khoản tiền hai lần. Gán khoản thanh toán vào thu nhập khi hóa đơn vẫn đang mở, hoặc thêm một dòng từ nguồn cấp dữ liệu ngân hàng trùng với giao dịch bạn đã nhập thủ công.
• Nhầm lẫn giữa hóa đơn phải trả và chi phí. Hóa đơn phải trả là khoản sẽ thanh toán sau; chi phí hoặc séc là khoản tiền đã chi.
• Ép cho kết quả đối chiếu khớp. Thay đổi số dư cuối kỳ hoặc xóa các khoản không có trên sao kê. Thay vào đó, hãy tìm giao dịch bị thiếu hoặc sai.
• Coi khoản chuyển tiền là thu nhập. Tiền chuyển giữa các tài khoản của chính bạn không phải là thu nhập hay chi phí.
• Xóa thay vì sửa. Giao dịch sai thường cần được chỉnh sửa, ghi Có hoặc ghi bút toán nhật ký, chứ không phải xóa bỏ.
• Chọn đúng báo cáo nhưng sai ngày. Bảng cân đối kế toán phản ánh tại một ngày; báo cáo lãi lỗ bao quát một kỳ. Hãy kiểm tra ngày tháng và cơ sở tiền mặt hay dồn tích trước khi đọc số liệu.

Ai sẽ làm bài kiểm tra QuickBooks

Nhà tuyển dụng sử dụng QuickBooks Online để quản lý sổ sách thường bổ sung một bài kiểm tra kỹ năng QuickBooks ngắn cho những vị trí dùng phần mềm này hằng ngày: nhân viên ghi sổ kế toán, nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách khoản phải trả và khoản phải thu, quản lý văn phòng và trợ lý hành chính xử lý hóa đơn. Cả hai đơn vị cung cấp được nêu ở trên đều cho biết bài kiểm tra của họ phù hợp với các vị trí nhân viên ghi sổ kế toán và kế toán viên.

Bài kiểm tra thường là một phần trong quy trình đánh giá rộng hơn. Một số nhà tuyển dụng kết hợp bài này với bài kiểm tra tính toán hoặc bảng tính. Nếu bạn cần làm bài như vậy, bài kiểm tra đánh giá Excel của chúng tôi bao gồm các hàm tra cứu, SUMIF và PivotTable.