बुककीपिंग टेस्ट की तैयारी

असली test आम तौर पर कैसा होता है

Bookkeeping का कोई एक तय test नहीं है। Employers किसी assessment publisher से test लेते हैं या अपना test खुद तैयार करते हैं। इसलिए test की लंबाई, समय-सीमा और विषय इस बात पर निर्भर करते हैं कि उसे किसने बनाया है। आपके test invitation में आपके test की सबसे उपयोगी जानकारी होगी। चार सार्वजनिक pages से इन tests की विविधता का पता चलता है:

• SHL का Canadian Bookkeeping Professional। SHL के अनुसार, यह full-charge bookkeeper के तौर पर candidate की क्षमताओं को मापता है। इसमें accounting principles, accounts payable और coding, accounts receivable और billing, bank reconciliation, depreciation, financial statements, payroll posting, closing और journal entries शामिल हैं (SHL).
• SHL का Accounts Payable test। इसकी fact sheet में multiple-choice test का विवरण है, जिसमें अधिकतम 12 questions हैं। औसतन इसमें लगभग 9 minutes लगते हैं और इसके लिए 15 minutes दिए जाते हैं। इसमें accounts payable process, vendor master, accounting principles, invoice और payment processing, और claims management शामिल हैं (SHL fact sheet).
• एक adaptive Bookkeeping Fundamentals (U.S.) test। Creative Organizational Design के अनुसार, यह computer adaptive test है, जिसमें अधिकतम 30 questions हैं। औसतन इसमें लगभग 25 minutes लगते हैं और इसके लिए 90 minutes दिए जाते हैं। विषयों में payables और receivables, adjusting entries, cash, financial statements, fixed assets, inventories, payroll, transactions record करना और taxes शामिल हैं (Creative Organizational Design).
• HR Avatar का Bookkeeping Fundamentals (US)। HR Avatar के अनुसार, इस test में लगभग 10 minutes लगते हैं। इसमें accounting principles, accounting process, accounts, cash और accrual accounting, debits और credits, payment terms और reconciliation शामिल हैं। Questions एक बड़े question bank से लिए जाते हैं (HR Avatar).

अलग-अलग publishers के tests में आम तौर पर बताए जाने वाले विषय:

• Debits, credits और accounts: debit से कौन-से accounts बढ़ते हैं और credit से कौन-से, और हर account किस श्रेणी में आता है.
• Journal entries: purchases, sales, payments और receipts को record करना.
• Payables और receivables: vendor invoices, payment terms, customer balances और credit memos.
• Bank reconciliation और cash: books का bank statement से मिलान करना.
• Adjustments: accruals, deferrals और महीने के अंत की entries.
• Statements, depreciation और payroll: items कहां दिखते हैं, depreciation charges और payroll postings.

हमारे mock tests में क्या शामिल है। हमारे full mocks में छह sections में 30 minutes में 35 questions होते हैं: debits, credits और accounts (6), journal entries (7), payables और receivables (7), bank reconciliation और cash (5), accruals और adjustments (5), और statements, depreciation और payroll (5)। आप पिछले questions पर लौटकर उन्हें flag कर सकते हैं और calculator इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर आपके test में accounting software का कोई task भी शामिल है, तो employer के अपने निर्देशों के साथ उसका अभ्यास भी करें।

SHL, HR Avatar और Creative Organizational Design अपने-अपने मालिकों के trademarks हैं। Intellect Council इनमें से किसी से संबद्ध नहीं है.

हल किए गए उदाहरणों के साथ सवालों के प्रकार

हर section का एक हल किया हुआ उदाहरण, साथ में वह आम गलती जिसमें ज़्यादातर लोग पड़ते हैं।

1. Debits, credits और accounts। मालिक अपनी निजी बचत से $10,000 व्यवसाय के bank account में डालता है। Entry होगी: cash debit $10,000, owner's capital credit $10,000। आम गलती: revenue को credit करना। मालिक का निवेश equity है, व्यवसाय की कमाई हुई income नहीं।

2. Journal entries। आपने $1,000 की supplies उधार खरीदीं और उनमें से $200 की damaged supplies वापस कर दीं। Entry होगी: accounts payable debit $200, supplies credit $200। अब आपको कम रकम देनी है और आपके पास supplies भी कम हैं। आम गलती: cash को credit करना। अभी कोई पैसा नहीं गया है, इसलिए वापसी से बकाया रकम घटती है।

3. Payables और receivables। $2,000 का invoice May 1 को जारी हुआ, जिसकी शर्तें 2/10, net 30 हैं। आप May 20 को भुगतान करते हैं। आपको पूरे $2,000 देने होंगे, क्योंकि 10-दिन की छूट की अवधि May 11 को समाप्त हो गई थी। भुगतान May 31 तक करना है। आम गलती: यह सोचकर छूट ले लेना कि bill की 30-दिन की अवधि अभी पूरी नहीं हुई है।

4. Bank reconciliation और cash। $560 का check books में $650 दर्ज किया गया। Books में cash की रकम सही रकम से $90 कम दिख रही है, इसलिए reconciliation के book side में $90 जोड़ें। टिप: अगर कोई अंतर 9 से पूरी तरह विभाजित होता है, तो देखें कि कहीं दो अंक आपस में तो नहीं बदल गए। $650 - $560 = $90, और 90 / 9 = 10। आम गलती: bank side में बदलाव करना, जबकि वहाँ सही रकम दर्ज थी।

5. Accruals और adjustments। Supplies account में $900 दिख रहे हैं, लेकिन महीने के आखिर में गिनने पर $350 की supplies बची मिलती हैं। Adjustment होगी: supplies expense debit $550, supplies credit $550। आम गलती: बची हुई $350 की supplies को expense मानना। यह अब भी आपके पास मौजूद रकम है, इस्तेमाल की गई रकम नहीं।

6. Statements, depreciation और payroll। एक van की कीमत $9,000 है। उसके 4 साल के उपयोगी जीवन के अंत में उसे $1,000 में बेचने की उम्मीद है और straight-line method से depreciation लगाया जाता है। सालाना खर्च होगा ($9,000 - $1,000) / 4 = $2,000। आम गलती: पूरी लागत को 4 से भाग देना, जिससे अंत में van की अनुमानित $1,000 की कीमत का हिसाब नहीं रहता।

तैयारी कैसे करें

1. सबसे पहले अपना आमंत्रण पढ़ें। पता करें कि टेस्ट किस पब्लिशर का है, कितनी देर का है, कैलकुलेटर इस्तेमाल कर सकते हैं या नहीं और क्या इसमें सॉफ़्टवेयर पर कोई प्रैक्टिकल काम भी है। फ़ॉर्मैट में बहुत फ़र्क होता है, इसलिए अनुमान न लगाएँ।
2. हर अकाउंट की श्रेणी और सामान्य बैलेंस जानें। एसेट, लायबिलिटी, इक्विटी, रेवेन्यू या खर्च, और डेबिट या क्रेडिट। बुककीपिंग के ज़्यादातर सवाल इन्हीं दो बातों पर आधारित होते हैं।
3. विकल्प देखने से पहले हर एंट्री लिखें। अकाउंट के नाम लिखें, तय करें कि डेबिट होगा या क्रेडिट, फिर जाँचें कि डेबिट और क्रेडिट बराबर हैं। अगर आप विकल्पों से शुरुआत करते हैं, तो वे आपको भ्रमित करने के लिए बनाए गए हैं।
4. भुगतान की शर्तें अच्छी तरह याद करें। 2/10, net 30 को ऐसे समझें: "10 दिनों के भीतर भुगतान करने पर 2% छूट, और 30 दिनों के भीतर पूरी रकम", फिर तारीख़ों की गिनती और छूट का अभ्यास करें।
5. बैंक रिकन्सिलिएशन, दोनों पक्षों से एक-एक बार करें। बैंक पक्ष में ट्रांज़िट में जमा और बकाया चेक देखें। बुक्स पक्ष में फ़ीस, ब्याज, लौटाए गए चेक और गलतियाँ देखें।
6. महीने के अंत की सूची का अभ्यास करें। अर्जित खर्च, इस्तेमाल हो चुके प्रीपेड आइटम, सप्लाई की गिनती, मूल्यह्रास और पेरोल कटौतियाँ। इनके पीछे की व्यापक अकाउंटिंग बुनियादी बातों के लिए हमारा accounting fundamentals practice आज़माएँ।
7. टेस्ट की असली गति से अभ्यास करें। SHL के Accounts Payable जैसे टेस्ट में अधिकतम 12 सवालों के लिए 15 मिनट मिलते हैं (SHL fact sheet), यानी हर सवाल के लिए एक मिनट से थोड़ा अधिक। पूरे टाइम्ड मॉक टेस्ट दें, ताकि टेस्ट के दिन उसकी गति सामान्य लगे।

आमतौर पर scoring कैसे होती है

स्कोरिंग पब्लिशर और नियोक्ता पर निर्भर करती है। यहां बताए गए पब्लिशर पासिंग स्कोर प्रकाशित नहीं करते, और नियोक्ता तय करता है कि उस भूमिका के लिए उसे कैसा नतीजा चाहिए। सार्वजनिक रूप से उपलब्ध दो उदाहरण:

• SHL's Accounts Payable test कुल स्कोर के साथ-साथ Accounts Payable की बुनियादी जानकारी, अकाउंटिंग सिद्धांतों और पेमेंट सेटलमेंट के स्कोर भी देता है (SHL fact sheet)।
• HR Avatar का कहना है कि उसका बुककीपिंग टेस्ट उम्मीदवार के सटीक कौशल स्तर का पता लगाने के लिए नहीं है। वह इसे अन्य मापों के साथ इस्तेमाल करने की सलाह देता है, जैसे संज्ञानात्मक क्षमता, भूमिका के लिए उपयुक्तता और व्यवहार का इतिहास (HR Avatar)।

कुछ adaptive tests, जैसे ऊपर दिया गया Bookkeeping Fundamentals (U.S.) test, टेस्ट के दौरान सवाल बदलते हैं। इसलिए दो लोगों को अलग-अलग संख्या में सवाल दिख सकते हैं (Creative Organizational Design)।

हमारा प्रैक्टिस स्कोर बताता है कि आपने हमारे कितने सवालों के सही जवाब दिए। इसमें हर सेक्शन का अलग विवरण है, ताकि आप देख सकें कि किस पर ध्यान देना है। यह प्रैक्टिस स्कोर है: यह किसी पब्लिशर के टेस्ट का स्कोर नहीं है और इससे भर्ती का फैसला पता नहीं चलता।

बुककीपिंग टेस्ट में आम गलतियां

• एक ही बिक्री को दो बार दर्ज करना। जब ग्राहक इनवॉइस का भुगतान करता है, तो क्रेडिट accounts receivable में जाता है, बिक्री खाते में दोबारा नहीं।
• छूट की समय-सीमा खत्म होने के बाद छूट लेना। दिनों की गिनती इनवॉइस की तारीख से करें, उसे मिलने की तारीख से नहीं, जब तक शर्तों में कुछ और न कहा गया हो।
• रिकन्सिलिएशन के गलत पक्ष में समायोजन करना। बैंक ने जिन मदों को अभी दर्ज नहीं किया है, उनसे बैंक पक्ष में समायोजन होता है; जिन मदों की जानकारी सिर्फ बैंक को है, उनसे बुक्स में समायोजन होता है।
• नेट पे को वेतन लागत के रूप में दर्ज करना। खर्च ग्रॉस पे होता है; कटौतियाँ तब तक देनदारियाँ हैं, जब तक उनका भुगतान न हो जाए।
• सीधी-रेखा मूल्यह्रास में अवशिष्ट मूल्य भूल जाना।
• एंट्रीज़ का बैलेंस न करना। विकल्प चुनने से पहले डेबिट और क्रेडिट जोड़ें। अगर दोनों बराबर नहीं हैं, तो विकल्प गलत है।

एक उदाहरण में कैश बेसिस और एक्रूअल बेसिस

कई publishers cash और accrual accounting को अपने topics में शामिल करते हैं (HR Avatar)। एक उदाहरण इस विषय पर आने वाले ज़्यादातर सवालों को समझाता है।

एक bookkeeper 28 September को किसी client का $1,500 का काम पूरा करता है और उसी दिन invoice भेजता है। Client 10 October को भुगतान करता है।

• Accrual basis: $1,500 September की revenue है, क्योंकि काम September में हुआ था। 30 September को यह accounts receivable में दर्ज होगी।
• Cash basis: $1,500 October की revenue है, क्योंकि पैसा October में आया। September में कुछ भी दर्ज नहीं होगा।

यही बात expenses पर भी लागू होती है: accrual में उन्हें खर्च होने पर दर्ज किया जाता है, जबकि cash basis में भुगतान होने पर। अगर सवाल में यह न बताया हो कि कौन-सा basis इस्तेमाल करना है, तो bookkeeping tests में आमतौर पर accrual basis की अपेक्षा होती है।