হিসাবরক্ষণ পরীক্ষার অনুশীলন

আসল পরীক্ষাটি সাধারণত কেমন হয়

বুককিপিংয়ের কোনও একটি নির্দিষ্ট পরীক্ষা নেই। নিয়োগকর্তারা কোনও মূল্যায়ন প্রকাশকের কাছ থেকে পরীক্ষা কেনেন, অথবা নিজেরাই তৈরি করেন। তাই পরীক্ষার দৈর্ঘ্য, সময়সীমা এবং বিষয়বস্তু নির্ভর করে কে পরীক্ষাটি তৈরি করেছে তার ওপর। আপনার পরীক্ষার আমন্ত্রণপত্রই আপনার পরীক্ষাটি সম্পর্কে জানার সবচেয়ে ভালো উপায়। চারটি প্রকাশ্য পৃষ্ঠায় পরীক্ষার ধরনগুলির এই বৈচিত্র্য দেখা যায়:

• SHL-এর Canadian Bookkeeping Professional। SHL জানায়, এই পরীক্ষা একজন প্রার্থীর পূর্ণ দায়িত্বে থাকা বুককিপার হিসেবে দক্ষতা মাপে। এর বিষয়ের মধ্যে রয়েছে অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতি, প্রদেয় হিসাব ও কোডিং, প্রাপ্য হিসাব ও বিলিং, ব্যাঙ্কের হিসাব মেলানো, অবচয়, আর্থিক বিবরণী, পেরোল এন্ট্রি, হিসাব বন্ধ করা এবং জার্নাল এন্ট্রি (SHL).
• SHL-এর Accounts Payable পরীক্ষা। তথ্যপত্রে বহু-বিকল্পধর্মী পরীক্ষাটিতে সর্বোচ্চ 12টি প্রশ্ন থাকার কথা বলা হয়েছে। গড়ে সময় লাগে প্রায় 9 মিনিট, তবে 15 মিনিট সময় দেওয়া হয়। এতে প্রদেয় হিসাবের প্রক্রিয়া, বিক্রেতাদের মূল তালিকা, অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতি, ইনভয়েস ও পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণ এবং দাবি পরিচালনার বিষয় রয়েছে (SHL fact sheet).
• একটি অভিযোজিত Bookkeeping Fundamentals (U.S.) পরীক্ষা। Creative Organizational Design-এর তালিকায় কম্পিউটার-ভিত্তিক অভিযোজিত পরীক্ষাটিতে সর্বোচ্চ 30টি প্রশ্ন রয়েছে। গড়ে সময় লাগে প্রায় 25 মিনিট, তবে 90 মিনিট সময় দেওয়া হয়। বিষয়ের মধ্যে প্রদেয় ও প্রাপ্য হিসাব, সমন্বয় এন্ট্রি, নগদ, আর্থিক বিবরণী, স্থায়ী সম্পদ, মজুত পণ্য, পেরোল, লেনদেন নথিভুক্ত করা এবং কর রয়েছে (Creative Organizational Design).
• HR Avatar-এর Bookkeeping Fundamentals (US)। HR Avatar-এর তালিকায় পরীক্ষাটির সময় প্রায় 10 মিনিট। এতে অ্যাকাউন্টিংয়ের নীতি, অ্যাকাউন্টিংয়ের প্রক্রিয়া, হিসাব, নগদ ও অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং, ডেবিট ও ক্রেডিট, পেমেন্টের শর্ত এবং হিসাব মেলানোর বিষয় রয়েছে। প্রশ্নগুলি একটি বড় প্রশ্নভান্ডার থেকে নেওয়া হয় (HR Avatar).

বিভিন্ন প্রকাশকের পরীক্ষায় সাধারণত যে বিষয়গুলি থাকে:

• ডেবিট, ক্রেডিট ও হিসাব: ডেবিট করলে কোন হিসাব বাড়ে এবং ক্রেডিট করলে কোনটি বাড়ে, আর প্রতিটি হিসাব কোথায় থাকে।
• জার্নাল এন্ট্রি: কেনাকাটা, বিক্রি, পেমেন্ট এবং প্রাপ্তি নথিভুক্ত করা।
• প্রদেয় ও প্রাপ্য হিসাব: বিক্রেতার ইনভয়েস, পেমেন্টের শর্ত, গ্রাহকের বকেয়া এবং ক্রেডিট মেমো।
• ব্যাঙ্কের হিসাব মেলানো ও নগদ: হিসাবের বইয়ের সঙ্গে ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট মিলিয়ে দেখা।
• সমন্বয়: অ্যাক্রুয়াল, ডিফারাল এবং মাসের শেষে করা এন্ট্রি।
• বিবরণী, অবচয় ও পেরোল: কোন বিষয় কোথায় দেখানো হয়, অবচয়ের খরচ এবং পেরোল এন্ট্রি।

আমাদের মক পরীক্ষায় যা থাকে। আমাদের সম্পূর্ণ মক পরীক্ষায় 30 মিনিটে 35টি প্রশ্ন থাকে, ছয়টি বিভাগে: ডেবিট, ক্রেডিট ও হিসাব (6), জার্নাল এন্ট্রি (7), প্রদেয় ও প্রাপ্য হিসাব (7), ব্যাঙ্কের হিসাব মেলানো ও নগদ (5), অ্যাক্রুয়াল ও সমন্বয় (5) এবং বিবরণী, অবচয় ও পেরোল (5)। আপনি আগের প্রশ্নে ফিরে গিয়ে সেটি চিহ্নিত করতে পারেন, এবং ক্যালকুলেটর ব্যবহার করা যায়। আপনার পরীক্ষায় অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে কোনও কাজও থাকলে, নিয়োগকর্তার নিজস্ব নির্দেশনা মেনে সেটিও অনুশীলন করুন।

SHL, HR Avatar এবং Creative Organizational Design তাদের নিজ নিজ মালিকের ট্রেডমার্ক। Intellect Council এদের কারও সঙ্গে যুক্ত নয়।

সমাধানসহ প্রশ্নের ধরন

প্রতিটি বিভাগের একটি করে সমাধান করা উদাহরণ, সঙ্গে বেশির ভাগ মানুষ যে ফাঁদে পড়েন তা।

1. ডেবিট, ক্রেডিট ও হিসাব। মালিক তাঁর ব্যক্তিগত সঞ্চয় থেকে $10,000 ব্যবসার ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে জমা করেন। এন্ট্রিটি হবে নগদে $10,000 ডেবিট, মালিকের মূলধনে $10,000 ক্রেডিট। ফাঁদ: আয়কে ক্রেডিট করা। মালিকের বিনিয়োগ করা টাকা ইক্যুইটি, ব্যবসার অর্জিত আয় নয়।

2. জার্নাল এন্ট্রি। আপনি বাকিতে $1,000-এর সরঞ্জাম কিনেছেন এবং তার মধ্যে $200-এর সরঞ্জাম ক্ষতিগ্রস্ত হওয়ায় ফেরত দিয়েছেন। এন্ট্রিটি হবে প্রদেয় হিসাব $200 ডেবিট, সরঞ্জাম $200 ক্রেডিট: আপনার দেনা কমেছে এবং সরঞ্জামের পরিমাণও কমেছে। ফাঁদ: নগদে ক্রেডিট করা। এখনও কোনও টাকা লেনদেন হয়নি, তাই ফেরতের ফলে দেনার পরিমাণ কমে।

3. প্রদেয় ও প্রাপ্য হিসাব। $2,000-এর একটি চালানের তারিখ May 1 এবং শর্ত 2/10, net 30। আপনি May 20-এ টাকা দেন। আপনাকে পুরো $2,000-ই দিতে হবে, কারণ 10 দিনের ছাড়ের মেয়াদ May 11-এ শেষ হয়েছে। টাকা দেওয়ার শেষ তারিখ May 31। ফাঁদ: বিলের 30 দিনের মেয়াদ এখনও শেষ হয়নি বলে ছাড় নিয়ে নেওয়া।

4. ব্যাঙ্ক সমন্বয় ও নগদ। $560-এর একটি চেক হিসাবের খাতায় $650 হিসেবে লেখা হয়েছে। খাতায় থাকা নগদের পরিমাণ প্রকৃত পরিমাণের চেয়ে $90 কম, তাই সমন্বয়ের খাতার দিকটিতে $90 যোগ করতে হবে। পরামর্শ: পার্থক্যটি 9 দিয়ে নিঃশেষে বিভাজ্য হলে দেখুন দুটি অঙ্কের স্থান অদলবদল হয়েছে কি না। $650 - $560 = $90, এবং 90 / 9 = 10। ফাঁদ: ব্যাঙ্কের দিকটি সমন্বয় করা, যেখানে সঠিক অঙ্কই নথিভুক্ত হয়েছে।

5. অ্যাক্রুয়াল ও সমন্বয়। সরঞ্জামের হিসাবে $900 দেখা যাচ্ছে, আর মাসের শেষে গুনে দেখা গেল হাতে $350-এর সরঞ্জাম আছে। সমন্বয়টি হবে সরঞ্জাম ব্যয় $550 ডেবিট, সরঞ্জাম $550 ক্রেডিট। ফাঁদ: হাতে থাকা $350-কে ব্যয় হিসেবে দেখানো। এই পরিমাণটি এখনও আপনার মালিকানায় আছে, ব্যবহার হয়ে যায়নি।

6. আর্থিক বিবরণী, অবচয় ও বেতন। একটি ভ্যানের দাম $9,000। এর 4 বছরের কার্যকালের শেষে এটি $1,000-এ বিক্রি হবে বলে আশা করা হচ্ছে, এবং সরলরৈখিক পদ্ধতিতে অবচয় ধরা হয়। বার্ষিক অবচয় হবে ($9,000 - $1,000) / 4 = $2,000। ফাঁদ: পুরো দামকে 4 দিয়ে ভাগ করা। এতে শেষে ভ্যানটির প্রত্যাশিত $1,000 মূল্য হিসাবের বাইরে থেকে যায়।

কীভাবে প্রস্তুতি নেবেন

1. প্রথমে আমন্ত্রণপত্রটি পড়ুন। কোন প্রকাশকের পরীক্ষা দেবেন, পরীক্ষাটি কতক্ষণ চলবে, ক্যালকুলেটর ব্যবহার করা যাবে কি না এবং সফটওয়্যারে ব্যবহারিক কাজ থাকবে কি না, তা জেনে নিন। পরীক্ষার ধরন অনেক রকম, তাই অনুমান করে নেওয়া ঠিক নয়।
2. প্রতিটি অ্যাকাউন্টের শ্রেণি ও স্বাভাবিক ব্যালান্স জানুন। সম্পদ, দায়, মালিকানা, আয় বা খরচ এবং ডেবিট বা ক্রেডিট। হিসাবরক্ষণের বেশির ভাগ প্রশ্ন এই দুটি বিষয় থেকেই আসে।
3. বিকল্প দেখার আগে প্রতিটি এন্ট্রি লিখুন। অ্যাকাউন্টগুলোর নাম লিখুন, ডেবিট বা ক্রেডিট ঠিক করুন, তারপর ডেবিট ও ক্রেডিট সমান কি না দেখুন। বিকল্প দিয়ে শুরু করলে সেগুলো আপনাকে ভুল পথে টানতে পারে।
4. পেমেন্টের শর্ত মুখস্থ করুন। 2/10, net 30-এর অর্থ ধরুন এভাবে: "10 দিনের মধ্যে পরিশোধ করলে 2% ছাড়, 30 দিনের মধ্যে পুরো টাকা", তারপর তারিখ গণনা ও ছাড়ের হিসাব অনুশীলন করুন।
5. ব্যাংক সমন্বয়ের দুই দিক থেকেই একটি করে অনুশীলন করুন। ব্যাংকের দিক থেকে দেখুন পথে থাকা জমা এবং এখনও জমা না হওয়া চেক। বইয়ের হিসাবের দিক থেকে দেখুন ফি, সুদ, ফেরত আসা চেক এবং ভুল।
6. মাসের শেষের হিসাবের তালিকা অনুশীলন করুন। বকেয়া খরচ, ব্যবহার হয়ে যাওয়া অগ্রিম পরিশোধিত খরচ, সরবরাহের মজুত গণনা, অবচয় এবং বেতন থেকে কর্তন। এগুলোর পেছনের বিস্তৃত হিসাবরক্ষণ শিখতে আমাদের হিসাবরক্ষণের মৌলিক বিষয়ের অনুশীলন করে দেখুন।
7. পরীক্ষার প্রকৃত গতিতে অনুশীলন করুন। SHL-এর Accounts Payable-এর মতো একটি পরীক্ষায় সর্বোচ্চ 12টি প্রশ্নের জন্য 15 মিনিট সময় দেওয়া হয় (SHL fact sheet), অর্থাৎ প্রতিটি প্রশ্নে এক মিনিটের সামান্য বেশি। পরীক্ষার দিন গতি স্বাভাবিক রাখতে সম্পূর্ণ সময় ধরে মক টেস্ট দিন।

সাধারণত স্কোর কীভাবে করা হয়

স্কোরিং প্রকাশক ও নিয়োগকর্তার ওপর নির্ভর করে। এখানে উল্লেখ করা প্রকাশকরা পাস নম্বর প্রকাশ করেন না। পদটির জন্য কী ফলাফল দরকার, তা নিয়োগকর্তাই ঠিক করেন। প্রকাশ্যে পাওয়া যায় এমন দুটি উদাহরণ:

• SHL's Accounts Payable test সামগ্রিক স্কোরের পাশাপাশি অ্যাকাউন্টস পেয়েবল-এর মৌলিক বিষয়, হিসাবরক্ষণের নীতি এবং পেমেন্ট সেটলমেন্টের জন্য আলাদা স্কোর জানায় (SHL fact sheet)।
• HR Avatar জানায়, তাদের বুককিপিং টেস্টের উদ্দেশ্য কোনও প্রার্থীর দক্ষতার সঠিক স্তর নির্ধারণ করা নয়। তারা জ্ঞানীয় ক্ষমতা, কাজের উপযুক্ততা এবং আচরণগত ইতিহাসের মতো অন্যান্য পরিমাপের সঙ্গে এই টেস্ট ব্যবহার করার পরামর্শ দেয় (HR Avatar)।

উপরের Bookkeeping Fundamentals (U.S.) টেস্টের মতো কিছু অ্যাডাপটিভ টেস্টে আপনি এগোতে থাকলে প্রশ্ন বদলে যায়। তাই দুজন ব্যক্তি ভিন্ন সংখ্যক প্রশ্ন দেখতে পারেন (Creative Organizational Design)।

আমাদের অনুশীলনের স্কোর হল আমাদের নিজস্ব প্রশ্নগুলির মধ্যে আপনি কতটির সঠিক উত্তর দিয়েছেন, সঙ্গে বিভাগভিত্তিক বিশ্লেষণ, যাতে বুঝতে পারেন কোথায় মনোযোগ দেওয়া দরকার। এটি অনুশীলনের স্কোর: কোনও প্রকাশকের পরীক্ষার স্কোর নয় এবং নিয়োগের সিদ্ধান্তের পূর্বাভাস দেয় না।

হিসাবরক্ষণ পরীক্ষায় সাধারণ ভুল

• একই বিক্রি দুবার নথিভুক্ত করা। গ্রাহক যখন একটি ইনভয়েসের টাকা দেন, তখন ক্রেডিট হবে accounts receivable-এ, আবার sales-এ নয়।
• নির্ধারিত সময়সীমা পেরিয়ে ছাড় নেওয়া। শর্তে অন্য কিছু বলা না থাকলে, ইনভয়েস পাওয়ার দিন থেকে নয়, ইনভয়েসের তারিখ থেকে দিন গুনুন।
• ব্যাংক সমন্বয়ের ভুল দিকটি ঠিক করা। ব্যাংক এখনও যে লেনদেন দেখেনি, তা ব্যাংকের দিকটি সমন্বয় করে; শুধু ব্যাংক জানে এমন লেনদেন বইয়ের হিসাব সমন্বয় করে।
• নিট বেতনকে মজুরির খরচ হিসেবে নথিভুক্ত করা। খরচ হলো মোট বেতন; কর্তন করা অর্থ পরিশোধ না করা পর্যন্ত দায় হিসেবে থাকে।
• সরলরৈখিক অবচয়ে অবশিষ্ট মূল্য ভুলে যাওয়া।
• জার্নাল এন্ট্রির হিসাব না মেলানো। বেছে নেওয়ার আগে ডেবিট ও ক্রেডিট যোগ করুন। দুটির যোগফল না মিললে, বিকল্পটি ভুল।

একটি উদাহরণে নগদভিত্তিক ও জমাভিত্তিক হিসাবপদ্ধতি

বেশ কয়েকটি প্রকাশক নগদভিত্তিক ও অর্জনভিত্তিক হিসাবরক্ষণকে একটি বিষয় হিসেবে উল্লেখ করে (HR Avatar)। একটি উদাহরণেই এ বিষয়ে বেশিরভাগ প্রশ্ন বোঝা যায়।

একজন হিসাবরক্ষক 28 September-এ এক গ্রাহকের জন্য $1,500-এর কাজ শেষ করেন এবং সেদিনই চালান পাঠান। গ্রাহক 10 October-এ টাকা দেন।

• অর্জনভিত্তিক পদ্ধতি: $1,500 হল সেপ্টেম্বরের আয়, কারণ কাজটি সেপ্টেম্বরে করা হয়েছে। 30 September-এ এটি প্রাপ্য হিসাবের অন্তর্ভুক্ত থাকে।
• নগদভিত্তিক পদ্ধতি: $1,500 হল অক্টোবরের আয়, কারণ টাকা অক্টোবরে এসেছে। সেপ্টেম্বরে কিছুই নথিভুক্ত হয় না।

খরচের ক্ষেত্রেও একই ধারণা প্রযোজ্য: অর্জনভিত্তিক পদ্ধতিতে খরচ হওয়ার সময় তা নথিভুক্ত হয়, আর নগদভিত্তিক পদ্ধতিতে টাকা দেওয়ার সময়। প্রশ্নে কোন পদ্ধতির কথা বলা না থাকলে, হিসাবরক্ষণ পরীক্ষায় সাধারণত অর্জনভিত্তিক পদ্ধতিই প্রত্যাশিত।