QuickBooks পরীক্ষার অনুশীলন

আসল পরীক্ষাটি সাধারণত কেমন হয়

QuickBooks-এর কোনও একটি নির্দিষ্ট পরীক্ষা নেই। নিয়োগকর্তারা কোনও টেস্ট প্রকাশকের কাছ থেকে QuickBooks মূল্যায়ন পরীক্ষা কেনেন, অথবা নিজেরাই তৈরি করেন। তাই পরীক্ষার দৈর্ঘ্য, সময়সীমা এবং বিষয়বস্তু প্রকাশক অনুযায়ী আলাদা হয়। আপনার পরীক্ষার আমন্ত্রণপত্রই আপনার পরীক্ষাটি সম্পর্কে জানার সবচেয়ে ভালো উপায়। এই দুটি প্রকাশ্য ক্যাটালগ পৃষ্ঠায় পরীক্ষাগুলিতে কী থাকে তা দেখা যায়:

• eSkill-এর QuickBooks Online পরীক্ষা। eSkill-এর তালিকায় QuickBooks Online Essentials-এ 40টি প্রশ্ন রয়েছে। প্রশ্নগুলি বহু-বিকল্পধর্মী এবং সত্য-মিথ্যা নির্ধারণের, আর বিষয়ের মধ্যে রয়েছে ব্যাঙ্কিং, অ্যাকাউন্টের তালিকা, ইনভয়েস, বিক্রির রসিদ ও পেমেন্ট, একাধিক মুদ্রা ও সময়ের হিসাব রাখা, রিপোর্ট তৈরি, ক্লায়েন্ট সেট আপ এবং কাজের ধারা। eSkill-এর মতে, এই পরীক্ষাটি হিসাবরক্ষক, বুককিপার, ফিনান্স অ্যাসোসিয়েট, পেরোল বিশেষজ্ঞ এবং অ্যাকাউন্টিং ক্লার্কদের জন্য উপযুক্ত (eSkill).
• TestGorilla-এর QuickBooks Online (US Version) পরীক্ষা। TestGorilla-এর তালিকায় পরীক্ষাটির সময় 10 মিনিট এবং স্তর মধ্যবর্তী। এতে সেট আপ ও রক্ষণাবেক্ষণ, ইনভয়েস তৈরি ও বিক্রি, খরচ ও বিক্রেতা, ব্যাঙ্কিং এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং কাজ রয়েছে। এর মধ্যে অ্যাকাউন্টের তালিকা, গ্রাহক ও বিক্রেতা, ব্যাঙ্কের হিসাব মেলানো, জার্নাল এন্ট্রি এবং রিপোর্টের মতো বিষয়ও অন্তর্ভুক্ত। TestGorilla জানায়, এই পরীক্ষায় কর অন্তর্ভুক্ত নয়, কারণ করের নিয়ম দেশভেদে আলাদা (TestGorilla).

বিভিন্ন প্রকাশকের পরীক্ষায় সাধারণত যে কাজের ক্ষেত্রগুলি থাকে:

• সেট আপ ও তালিকা: অ্যাকাউন্টের তালিকা, গ্রাহক, বিক্রেতা এবং পণ্য ও পরিষেবা।
• বিক্রি: ইনভয়েস, বিক্রির রসিদ এবং গ্রাহকের পেমেন্ট।
• কেনাকাটা: বিল, খরচ, চেক এবং বিক্রেতাদের পেমেন্ট।
• ব্যাঙ্কিং: ব্যাঙ্ক ফিড, জমা, ট্রান্সফার এবং হিসাব মেলানো।
• জার্নাল এন্ট্রি: এমন সমন্বয় ও সংশোধন, যা অন্য কোনও ফর্মে নথিভুক্ত হয় না।
• রিপোর্ট: লাভ-ক্ষতির হিসাব, ব্যালান্স শিট এবং বকেয়ার বয়সভিত্তিক রিপোর্ট, আর প্রতিটি রিপোর্টে কী দেখানো হয়।

আমাদের মক পরীক্ষায় যা থাকে। আমাদের সম্পূর্ণ মক পরীক্ষায় 30 মিনিটে 40টি প্রশ্ন থাকে, ছয়টি বিভাগে: সেট আপ ও তালিকা (6), ইনভয়েস ও গ্রাহকের পেমেন্ট (8), খরচ ও বিল (8), ব্যাঙ্কিং ও হিসাব মেলানো (7), জার্নাল এন্ট্রি ও সমন্বয় (5) এবং রিপোর্ট (6)। আপনি আগের প্রশ্নে ফিরে গিয়ে সেটি চিহ্নিত করতে পারেন, এবং ক্যালকুলেটর ব্যবহার করা যায়। সফটওয়্যারে ক্লিক করে এগোনোর সিমুলেশন এতে নেই। তার বদলে আমরা ধাপগুলি এবং অ্যাকাউন্টিংয়ে সেগুলির প্রভাব সম্পর্কে প্রশ্ন করি। কোনও স্ক্রিনশট বা নির্দিষ্ট মেনুর পথ দেওয়া হয় না, কারণ সফটওয়্যার আপডেট হলে সেগুলি বদলে যায়। আপনার পরীক্ষা যদি সিমুলেশন হয়, তাহলে QuickBooks Online-এও কিছুটা সময় অনুশীলন করুন।

QuickBooks হল Intuit Inc.-এর ট্রেডমার্ক। eSkill এবং TestGorilla তাদের নিজ নিজ মালিকের ট্রেডমার্ক। Intellect Council এদের কারও সঙ্গে যুক্ত নয়।

সমাধানসহ প্রশ্নের ধরন

প্রতিটি বিভাগের একটি করে সমাধান করা উদাহরণ, সঙ্গে বেশির ভাগ মানুষ যে ফাঁদে পড়েন তা।

1. সেটআপ ও তালিকা। আপনি আর এমন একটি ব্যয় হিসাব ব্যবহার করেন না, যাতে গত দুই বছরের লেনদেন রয়েছে। এটি নিয়ে কী করবেন? নিষ্ক্রিয় করে দিন। আপনি যে তালিকা থেকে বেছে নেন, সেখান থেকে এটি সরে যাবে, তবে এর ইতিহাস আপনার রিপোর্টে থেকে যাবে। ফাঁদ: পুরোনো লেনদেনের কোড বদলে হিসাবটি পরিষ্কার করার চেষ্টা করা। এতে এমন সময়কালের রিপোর্টও বদলে যেতে পারে, যেগুলোর হিসাব ইতিমধ্যেই বন্ধ করা হয়েছে।

2. চালান ও গ্রাহকের পেমেন্ট। দুজন গ্রাহক চেকে যথাক্রমে $300 ও $450 দেন, এবং আপনি দুটি চেক একসঙ্গে ব্যাঙ্কে জমা করেন। ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে $750-এর একটি জমা দেখা যায়। প্রতিটি পেমেন্ট সংশ্লিষ্ট চালানের বিপরীতে QuickBooks Online-এর সেই হোল্ডিং অ্যাকাউন্টে নথিভুক্ত করুন, যেখানে এখনও জমা না হওয়া পেমেন্ট রাখা হয়। তারপর দুটিকে একত্র করে একটি ব্যাঙ্ক জমা এন্ট্রি করুন। তখন জমাটি $750-এর লাইনের সঙ্গে মিলে যাবে। ফাঁদ: প্রতিটি পেমেন্ট সরাসরি চেকিং অ্যাকাউন্টে পাঠানো। এতে দুটি লাইন তৈরি হয়, যা স্টেটমেন্টের সঙ্গে কখনও মেলে না।

3. ব্যয় ও বিল। যে বিক্রেতার কাছে আপনার টাকা বাকি আছে, তাকে আপনি ক্ষতিগ্রস্ত সরঞ্জামের $100 ফেরত দেন। বিক্রেতা আপনাকে ক্রেডিট দেন। $100-এর একটি বিক্রেতা ক্রেডিট নথিভুক্ত করুন এবং পরের বার ওই বিক্রেতার বিল মেটানোর সময় সেটি ব্যবহার করুন। ফাঁদ: ঋণাত্মক অঙ্কের বিল বা জমা এন্ট্রি করা। এতে প্রদেয় হিসাব ও ব্যাঙ্কের হিসাব গুলিয়ে যায়।

4. ব্যাঙ্ক লেনদেন ও সমন্বয়। ব্যাঙ্ক ফিডে সঞ্চয়ী হিসাব থেকে চেকিং অ্যাকাউন্টে $2,000 স্থানান্তর হয়েছে। এটি আপনার নিজের দুটি অ্যাকাউন্টের মধ্যে স্থানান্তর, তাই এটিকে স্থানান্তর হিসেবেই নথিভুক্ত করুন। ফাঁদ: চেকিং অ্যাকাউন্টে আসা টাকাকে আয় হিসেবে শ্রেণিবদ্ধ করা। এতে লাভ-ক্ষতির রিপোর্টে আয় $2,000 বেশি দেখাবে।

5. জার্নাল এন্ট্রি ও সমন্বয়। $300-এর একটি ব্যয় অফিস সরঞ্জাম হিসেবে কোড করা হয়েছিল, কিন্তু সেটি আসলে মেরামতের খরচ। সময়কাল বন্ধ হয়ে গেছে, তাই জার্নাল এন্ট্রি দিয়ে সংশোধন করুন: মেরামত $300 ডেবিট, অফিস সরঞ্জাম $300 ক্রেডিট। ফাঁদ: মূল ব্যয়টি মুছে ফেলা। এতে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থেকে হওয়া প্রকৃত পেমেন্টটি বাদ পড়ে যাবে।

6. রিপোর্ট। আপনি March-এ $2,000-এর একটি চালান পাঠিয়েছিলেন এবং গ্রাহক April-এ টাকা দিয়েছেন। অ্যাক্রুয়াল ভিত্তির লাভ-ক্ষতির রিপোর্টে $2,000 হলো March-এর আয়। নগদ ভিত্তির রিপোর্টে এটি April-এর আয়। ফাঁদ: দুটি রিপোর্টে অমিল দেখেই ভাবা যে কোথাও ভুল হয়েছে। এগুলো ভিন্ন প্রশ্নের উত্তর দেয়: কখন আয়টি অর্জিত হয়েছে এবং কখন টাকা এসেছে।

কীভাবে প্রস্তুতি নেবেন

1. প্রথমে আমন্ত্রণপত্রটি পড়ুন। কোন প্রকাশকের পরীক্ষা দেবেন, পরীক্ষাটি কতক্ষণ চলবে এবং সেখানে প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে নাকি সিমুলেশনে কাজ করতে হবে, তা জেনে নিন। পরীক্ষার ধরন অনেক রকম, তাই অনুমান করে নেওয়া ঠিক নয়।
2. প্রতিটি ফর্ম কী কাজে লাগে তা শিখুন। প্রতিটি পরিচিত লেনদেন কোন ফর্মে নথিভুক্ত হয় এবং তা অ্যাকাউন্টে কী প্রভাব ফেলে, তা জানুন: invoice, received payment, sales receipt, bill, bill payment, expense, check, deposit, transfer এবং journal entry।
3. একটি বিক্রি ও একটি কেনার পুরো প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন। Invoice, payment, deposit, তারপর reconciliation। Bill, bill payment, তারপর reconciliation। বেশির ভাগ প্রশ্নই এই দুটি প্রক্রিয়ার কোনো না কোনো অংশ নিয়ে হয়।
4. প্রতিটি রিপোর্টের কাজ জানুন। নির্দিষ্ট সময়ের আয় ও খরচের জন্য profit and loss; নির্দিষ্ট একটি তারিখে আপনার মালিকানাধীন ও দেনা থাকা জিনিসের জন্য balance sheet; আর কে কাকে কতদিন ধরে টাকা দিতে বাকি রেখেছে তা জানতে aging report।
5. সম্ভব হলে QuickBooks Online-এই অনুশীলন করুন। কাজ, কোর্স বা ট্রায়ালের মাধ্যমে অ্যাক্সেস পেলে প্রতিটি কাজ চেষ্টা করে দেখতে পারবেন। সফটওয়্যার আপডেট হলে ক্লিক করার সঠিক ধাপ বদলে যায়, তাই সেগুলো মুখস্থ না করে কাজটি এবং তার প্রভাব শিখুন।
6. সফটওয়্যারের পেছনের হিসাবরক্ষণ ঝালিয়ে নিন। journal entry-র প্রশ্নে debit, credit এবং adjustment আসতে পারে। সফটওয়্যারের বাইরের প্রাথমিক হিসাবরক্ষণ শিখতে আমাদের হিসাবরক্ষণের মৌলিক বিষয়ের অনুশীলন করে দেখুন।
7. স্থির গতিতে অনুশীলন করুন। TestGorilla-র 10 মিনিটের পরীক্ষার মতো আপনার পরীক্ষাটি ছোট হলে (TestGorilla), দুবার ভেবে দেখার জন্য সময় খুব কম থাকে। পরীক্ষার দিন গতি স্বাভাবিক রাখতে সম্পূর্ণ সময় ধরে মক টেস্ট দিন।

সাধারণত স্কোর কীভাবে করা হয়

স্কোরিং প্রকাশক ও নিয়োগকর্তার ওপর নির্ভর করে। এখানে তালিকাভুক্ত প্রকাশকরা পাস নম্বর প্রকাশ করেন না। প্রতিটি পদের জন্য কী ফলাফল দরকার, তা নিয়োগকর্তাই ঠিক করেন। প্রকাশ্যে পাওয়া যায় এমন দুটি উদাহরণ:

• eSkill তাদের QuickBooks Online টেস্টকে 40টি বহুনির্বাচনি এবং সত্য বা মিথ্যা ধরনের প্রশ্নের টেস্ট হিসেবে বর্ণনা করে। তাদের পৃষ্ঠায় কোনও পাস নম্বর দেওয়া নেই (eSkill)।
• TestGorilla জানায়, তাদের টেস্টগুলি দ্বিতীয় একজন বিশেষজ্ঞ পর্যালোচনা করেন এবং প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতাসম্পন্ন পরীক্ষার্থীদের ফলাফলের ভিত্তিতে ক্যালিব্রেট করা হয়। তারা আরও জানায়, মূল্যায়নের অন্যান্য টেস্টের সঙ্গে ফলাফল একটি রিপোর্টে নিয়োগকর্তার কাছে পাঠানো হয় (TestGorilla)।

আমাদের অনুশীলনের স্কোর হল আমাদের নিজস্ব প্রশ্নগুলির মধ্যে আপনি কতটির সঠিক উত্তর দিয়েছেন, সঙ্গে বিভাগভিত্তিক বিশ্লেষণ, যাতে বুঝতে পারেন কোন কাজগুলিতে অনুশীলন দরকার। এটি অনুশীলনের স্কোর: কোনও প্রকাশকের পরীক্ষার স্কোর নয় এবং নিয়োগের সিদ্ধান্তের পূর্বাভাস দেয় না।

QuickBooks পরীক্ষায় সাধারণ ভুল

• একই টাকা দুবার নথিভুক্ত করা। ইনভয়েস খোলা থাকা অবস্থায় কোনো পেমেন্টকে আয় হিসেবে শ্রেণিবদ্ধ করা, অথবা হাতে লেখা কোনো লেনদেনের সঙ্গে মিলে যায় এমন ব্যাংক ফিডের লাইন যোগ করা।
• বিল ও খরচ গুলিয়ে ফেলা। বিল হলো পরে পরিশোধ করার জন্য; expense বা check হলো ইতিমধ্যে খরচ হওয়া টাকার জন্য।
• জোর করে ব্যাংক সমন্বয় মেলানো। শেষের ব্যালান্স বদলে দেওয়া বা বিবরণীতে নেই এমন লেনদেন মিটিয়ে দেওয়া। এর বদলে অনুপস্থিত বা ভুল লেনদেনটি খুঁজে বের করুন।
• ট্রান্সফারকে আয় হিসেবে ধরা। নিজের অ্যাকাউন্টগুলোর মধ্যে টাকা সরানো আয়ও নয়, খরচও নয়।
• সংশোধন না করে মুছে ফেলা। ভুল লেনদেন সাধারণত মুছে ফেলার বদলে সম্পাদনা, ক্রেডিট বা জার্নাল এন্ট্রির মাধ্যমে ঠিক করতে হয়।
• ভুল তারিখের জন্য সঠিক রিপোর্ট বেছে নেওয়া। ব্যালান্স শিট একটি নির্দিষ্ট তারিখের হিসাব দেখায়; profit and loss report একটি সময়কালের হিসাব দেখায়। কোনো অঙ্ক দেখার আগে তারিখ এবং নগদভিত্তিক না accrual ভিত্তিক হিসাব, তা যাচাই করুন।

কারা QuickBooks পরীক্ষা দেন

যেসব নিয়োগকর্তা হিসাব রাখার জন্য QuickBooks Online ব্যবহার করেন, তাঁরা প্রায়ই এমন পদগুলির জন্য সংক্ষিপ্ত QuickBooks দক্ষতা পরীক্ষা নেন, যেগুলিতে প্রতিদিন এই সফটওয়্যার ব্যবহার করতে হয়: বুককিপার, হিসাবরক্ষণ কেরানি, প্রদেয় ও প্রাপ্য হিসাবের কর্মী, অফিস ম্যানেজার এবং ইনভয়েস দেখাশোনা করেন এমন প্রশাসনিক সহকারী। উপরে উল্লেখ করা দুই প্রকাশকই তাঁদের পরীক্ষার উপযুক্ত পদগুলির মধ্যে বুককিপার ও হিসাবরক্ষকের কথা বলেছেন।

এই পরীক্ষা প্রায়ই বৃহত্তর মূল্যায়নের একটি অংশ হয়। কিছু নিয়োগকর্তা এর সঙ্গে সংখ্যাভিত্তিক বা স্প্রেডশিট পরীক্ষা যোগ করেন। আপনার ক্ষেত্রেও তা হলে, আমাদের Excel মূল্যায়ন পরীক্ষা-তে লুকআপ, SUMIF এবং PivotTable অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।