Prática para o teste de QuickBooks

Como costuma ser o teste real

Não existe um único teste de QuickBooks. Os empregadores compram uma avaliação de QuickBooks de uma empresa especializada em testes ou criam a própria avaliação. Por isso, a duração, o limite de tempo e os tópicos dependem de quem elaborou o teste. O convite para o seu teste é a melhor referência para saber o que esperar. Duas páginas públicas de catálogos mostram o que esses testes podem abranger:

• Teste de QuickBooks Online da eSkill. A eSkill informa que o teste tem 40 questões, de múltipla escolha e verdadeiro ou falso, sobre QuickBooks Online Essentials. Os tópicos incluem operações bancárias, plano de contas, faturas, recibos de venda e pagamentos, múltiplas moedas e controle de horas, relatórios, cadastro de clientes e fluxo de trabalho. A empresa indica que o teste é adequado para cargos de contador, guarda-livros, assistente financeiro, especialista em folha de pagamento e auxiliar de contabilidade (eSkill).
• Teste de QuickBooks Online (US Version) da TestGorilla. A TestGorilla informa que o teste dura 10 minutos, é de nível intermediário e abrange configuração e manutenção, faturamento e vendas, despesas e fornecedores, operações bancárias e outras funções contábeis. Isso inclui listas como o plano de contas, clientes e fornecedores, conciliações bancárias, lançamentos contábeis e relatórios. A empresa diz que o teste não abrange impostos, pois as regras tributárias variam de um país para outro (TestGorilla).

Áreas de tarefas frequentemente mencionadas por diferentes empresas:

• Configuração e listas: plano de contas, clientes, fornecedores, produtos e serviços.
• Vendas: faturas, recibos de venda e pagamentos de clientes.
• Compras: contas, despesas, cheques e pagamentos a fornecedores.
• Operações bancárias: integração bancária, depósitos, transferências e conciliação.
• Lançamentos contábeis: ajustes e correções que não são registrados em nenhum outro formulário.
• Relatórios: demonstração de lucros e perdas, balanço patrimonial e relatórios de contas vencidas, além do que cada um deles apresenta.

O que nossos simulados abrangem. Nossos simulados completos têm 40 questões para responder em 30 minutos, divididas em seis seções: configuração e listas (6), faturas e pagamentos de clientes (8), despesas e contas (8), operações bancárias e conciliação (7), lançamentos contábeis e ajustes (5) e relatórios (6). Você pode voltar às questões e sinalizá-las, e é permitido usar calculadora. Os simulados não incluem simulações interativas do software: em vez disso, fazemos perguntas sobre as etapas e seus efeitos contábeis, sem capturas de tela nem caminhos exatos nos menus, pois eles mudam conforme o software é atualizado. Se o seu teste for uma simulação, pratique também no próprio QuickBooks Online.

QuickBooks é uma marca registrada da Intuit Inc. eSkill e TestGorilla são marcas registradas de seus respectivos proprietários. Intellect Council não tem vínculo com nenhuma dessas empresas.

Tipos de questão com exemplos resolvidos

Um exemplo resolvido de cada seção, com a armadilha em que a maioria das pessoas cai.

1. Configuração e listas. Você não usa mais uma conta de despesas que contém dois anos de transações. O que deve fazer com ela? Torná-la inativa. Ela desaparece das listas de seleção, mas o histórico continua nos relatórios. Armadilha: tentar removê-la alterando a classificação de transações antigas, o que muda relatórios de períodos que talvez já estejam fechados.

2. Faturas e pagamentos de clientes. Dois clientes pagam com cheque, um de $300 e outro de $450, e você deposita os dois juntos no banco. O extrato mostra um único depósito de $750. Registre cada pagamento na respectiva fatura, usando a conta temporária que o QuickBooks Online usa para pagamentos ainda não depositados. Depois, faça um único depósito bancário que reúna os dois valores. Assim, o depósito corresponde à linha de $750. Armadilha: enviar cada pagamento diretamente para a conta corrente, criando duas linhas que nunca correspondem ao extrato.

3. Despesas e contas. Você devolve $100 em materiais danificados a um fornecedor a quem deve dinheiro. O fornecedor concede um crédito. Registre um crédito de fornecedor de $100 e aplique-o na próxima vez que pagar as contas desse fornecedor. Armadilha: lançar uma conta com valor negativo ou um depósito, confundindo as contas a pagar e o banco.

4. Operações bancárias e conciliação. No feed bancário, $2,000 são transferidos da poupança para a conta corrente. Como é uma transferência entre duas contas da própria empresa, registre-a como transferência. Armadilha: classificar o valor que entrou na conta corrente como receita, elevando em $2,000 o relatório de lucros e perdas.

5. Lançamentos contábeis e ajustes. Uma despesa de $300 foi classificada como material de escritório, mas na verdade era um reparo. Como o período está fechado, corrija com um lançamento contábil: débito em reparos de $300 e crédito em material de escritório de $300. Armadilha: excluir a despesa original, removendo um pagamento real da conta bancária.

6. Relatórios. Você enviou uma fatura de $2,000 em março, e o cliente pagou em abril. No relatório de lucros e perdas pelo regime de competência, os $2,000 são receita de março. No relatório pelo regime de caixa, são receita de abril. Armadilha: achar que os relatórios discordam porque há algo errado. Eles respondem a perguntas diferentes: quando a receita foi obtida e quando o dinheiro entrou.

Como se preparar

1. Leia primeiro o convite. Descubra qual fornecedor oferece o teste que você fará, quanto tempo ele dura e se apresenta perguntas ou tarefas em uma simulação. Os formatos variam muito, então não presuma como será.
2. Aprenda para que serve cada formulário. Para cada transação comum, saiba qual formulário a registra e como ela afeta as contas: fatura, pagamento recebido, recibo de venda, conta a pagar, pagamento de conta, despesa, cheque, depósito, transferência e lançamento contábil.
3. Acompanhe uma venda e uma compra do início ao fim. Fatura, pagamento, depósito e, depois, conciliação. Conta a pagar, pagamento da conta e, depois, conciliação. A maioria das perguntas se encaixa em algum ponto desses dois processos.
4. Saiba o que cada relatório informa. A demonstração de resultados mostra receitas e despesas ao longo de um período; o balanço patrimonial mostra o que você possui e deve em uma data; os relatórios de contas a receber e a pagar por vencimento mostram quem deve a quem e há quanto tempo.
5. Se puder, pratique no próprio QuickBooks Online. O acesso por meio de um emprego, curso ou período de teste permite experimentar cada tarefa. Aprenda a tarefa e seu efeito, não os cliques exatos, que mudam quando o software é atualizado.
6. Revise os fundamentos contábeis por trás do software. Débitos, créditos e ajustes aparecem em perguntas sobre lançamentos contábeis. Para revisar conceitos básicos de contabilidade além do software, experimente nossa prática de fundamentos de contabilidade.
7. Pratique em um ritmo constante. Se o seu teste for curto, como o teste de 10 minutos da TestGorilla (TestGorilla), haverá pouco tempo para pensar duas vezes. Faça simulados completos e cronometrados para se acostumar ao ritmo antes do dia do teste.

Como a pontuação costuma funcionar

A pontuação depende da empresa que desenvolve o teste e do empregador. As empresas listadas aqui não divulgam uma nota de corte, e o empregador decide qual resultado espera para cada cargo. Dois exemplos públicos:

• eSkill descreve seu teste QuickBooks Online como composto por 40 questões de múltipla escolha e de verdadeiro ou falso, e a página não informa uma nota de corte (eSkill).
• TestGorilla informa que seus testes são revisados por um segundo especialista e calibrados com participantes que têm experiência relevante, e que os resultados são enviados ao empregador em um relatório junto com os outros testes da avaliação (TestGorilla).

Nossa pontuação de prática é o número de questões autorais que você acertou, com um detalhamento por seção para você ver quais tarefas praticar. É uma pontuação de prática: não é uma pontuação em um teste de nenhuma empresa desenvolvedora e não prevê uma decisão de contratação.

Erros comuns em testes de QuickBooks

• Registrar o mesmo dinheiro duas vezes. Classificar um pagamento como receita quando já há uma fatura em aberto ou adicionar uma linha do feed bancário que corresponde a uma transação lançada manualmente.
• Confundir contas a pagar e despesas. Uma conta a pagar é para pagamento futuro; uma despesa ou um cheque corresponde a dinheiro que já foi gasto.
• Forçar uma conciliação. Alterar o saldo final ou baixar itens que não aparecem no extrato. Em vez disso, encontre a transação que está faltando ou incorreta.
• Tratar transferências como receita. O dinheiro que passa entre suas próprias contas não é receita nem despesa.
• Excluir em vez de corrigir. Uma transação incorreta geralmente precisa ser editada ou corrigida com um crédito ou lançamento contábil, não removida.
• Escolher o relatório certo para a data errada. O balanço patrimonial corresponde a uma data; a demonstração de resultados cobre um período. Confira as datas e o regime de caixa ou de competência antes de consultar um valor.

Quem faz um teste de QuickBooks

Empregadores que fazem a contabilidade no QuickBooks Online costumam incluir um breve teste de habilidades no QuickBooks para cargos que usam o programa todos os dias: profissionais de escrituração contábil, auxiliares de contabilidade, funcionários de contas a pagar e a receber, gerentes de escritório e assistentes administrativos que cuidam do faturamento. As duas empresas mencionadas acima incluem profissionais de escrituração contábil e contadores entre os cargos para os quais seus testes são indicados.

O teste costuma ser uma parte de uma avaliação mais ampla. Alguns empregadores o combinam com um teste de matemática ou de planilhas. Se esse for o seu caso, nosso teste de avaliação de Excel aborda funções de busca, SUMIF e PivotTables.