QuickBooks-Test üben

Wie der echte Test normalerweise aussieht

Es gibt keinen einheitlichen QuickBooks-Test. Arbeitgeber kaufen eine QuickBooks-Prüfung bei einem Testanbieter oder erstellen sie selbst. Deshalb hängen Länge, Zeitlimit und Themen vom Anbieter ab. Ihre Einladung zum Test ist der beste Anhaltspunkt dafür, was Sie erwartet. Zwei öffentlich zugängliche Katalogseiten zeigen, welche Themen diese Tests abdecken:

• Der QuickBooks Online-Test von eSkill. eSkill gibt an, dass der Test 40 Fragen umfasst und Multiple-Choice-Fragen sowie Richtig-oder-falsch-Fragen zu QuickBooks Online Essentials enthält. Zu den Themen gehören Bankgeschäfte, der Kontenplan, Rechnungen, Verkaufsbelege und Zahlungen, Mehrwährungsfunktionen und Zeiterfassung, Berichte, das Einrichten von Kunden und Arbeitsabläufe. Als geeignete Tätigkeitsbereiche nennt eSkill Buchhalter, Buchführungskräfte, Finanzmitarbeitende, Lohn- und Gehaltsspezialisten sowie Buchhaltungsassistenten (eSkill).
• Der QuickBooks Online (US Version)-Test von TestGorilla. TestGorilla gibt eine Dauer von 10 Minuten und ein mittleres Schwierigkeitsniveau an. Der Test deckt Einrichtung und Pflege, Rechnungsstellung und Verkauf, Ausgaben und Lieferanten sowie Bankgeschäfte und weitere Buchhaltungsfunktionen ab. Dazu gehören Listen wie der Kontenplan, Kunden und Lieferanten, Bankabstimmungen, Buchungssätze und Berichte. Laut TestGorilla werden Steuern nicht behandelt, da sich die Steuervorschriften von Land zu Land unterscheiden (TestGorilla).

Themenbereiche, die laut verschiedenen Anbietern häufig vorkommen:

• Einrichtung und Listen: der Kontenplan, Kunden, Lieferanten sowie Produkte und Dienstleistungen.
• Verkauf: Rechnungen, Verkaufsbelege und Kundenzahlungen.
• Einkauf: Rechnungen, Ausgaben, Schecks und das Bezahlen von Lieferanten.
• Bankgeschäfte: der Bank-Feed, Einzahlungen, Überweisungen und Abstimmungen.
• Buchungssätze: Anpassungen und Korrekturen, die nicht über ein anderes Formular erfasst werden.
• Berichte: Gewinn-und-Verlust-Rechnungen, Bilanzen und Altersstrukturauswertungen sowie die Informationen, die sie jeweils enthalten.

Was unsere Übungstests abdecken. Unsere vollständigen Übungstests umfassen 40 Fragen in 30 Minuten und sechs Abschnitte: Einrichtung und Listen (6), Rechnungen und Kundenzahlungen (8), Ausgaben und Lieferantenrechnungen (8), Bankgeschäfte und Abstimmung (7), Buchungssätze und Anpassungen (5) sowie Berichte (6). Sie können zu früheren Fragen zurückkehren und Fragen markieren. Ein Taschenrechner ist erlaubt. Die Tests enthalten keine interaktiven Softwaresimulationen, bei denen Sie sich durch die Software klicken. Stattdessen fragen wir nach den einzelnen Schritten und ihren Auswirkungen auf die Buchhaltung. Es gibt keine Screenshots und keine genauen Menüpfade, da diese sich mit Software-Updates ändern. Wenn Ihr Test eine Simulation umfasst, sollten Sie auch direkt mit QuickBooks Online üben.

QuickBooks ist eine Marke von Intuit Inc. eSkill und TestGorilla sind Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Intellect Council ist mit keinem dieser Unternehmen verbunden.

Fragetypen mit Lösungsbeispielen

Ein ausführliches Beispiel zu jedem Abschnitt und der häufigste Stolperstein.

1. Einrichtung und Listen. Sie verwenden ein Aufwandskonto mit Buchungen aus den letzten zwei Jahren nicht mehr. Was sollten Sie damit tun? Deaktivieren Sie es. Es wird nicht mehr in den Auswahllisten angezeigt, aber seine Historie bleibt in Ihren Berichten erhalten. Stolperstein: alte Buchungen neu zuzuordnen, um das Konto zu leeren. Dadurch ändern sich Berichte für Zeiträume, die möglicherweise bereits abgeschlossen sind.

2. Rechnungen und Kundenzahlungen. Zwei Kunden zahlen per Scheck, einer $300 und der andere $450. Sie bringen beide Schecks zusammen zur Bank. Der Kontoauszug weist eine Einzahlung von $750 aus. Erfassen Sie jede Zahlung für die jeweilige Rechnung auf dem Verrechnungskonto, das QuickBooks Online für noch nicht eingezahlte Zahlungen verwendet. Erfassen Sie anschließend eine Bankeinzahlung, die beide Zahlungen zusammenfasst. Die Einzahlung stimmt dann mit dem Posten über $750 überein. Stolperstein: jede Zahlung direkt dem Girokonto zuzuordnen. Dadurch entstehen zwei Posten, die nie mit dem Kontoauszug übereinstimmen.

3. Aufwendungen und Rechnungen. Sie geben beschädigtes Büromaterial im Wert von $100 an einen Lieferanten zurück, dem Sie Geld schulden. Der Lieferant stellt Ihnen eine Gutschrift aus. Erfassen Sie eine Lieferantengutschrift über $100 und verrechnen Sie sie bei der nächsten Zahlung der Rechnungen dieses Lieferanten. Stolperstein: eine Rechnung mit negativem Betrag oder eine Einzahlung zu erfassen. Das führt zu Unklarheiten bei Verbindlichkeiten und Bankkonto.

4. Bankbuchungen und Abstimmung. Im Bankfeed werden $2,000 vom Sparkonto auf das Girokonto übertragen. Da es sich um eine Überweisung zwischen zwei Ihrer eigenen Konten handelt, erfassen Sie sie als Übertragung. Stolperstein: den Betrag auf der Girokontoseite als Ertrag einzustufen. Dadurch ist der ausgewiesene Gewinn um $2,000 zu hoch.

5. Buchungssätze und Korrekturbuchungen. Ein Aufwand von $300 wurde als Büromaterial gebucht, war aber tatsächlich eine Reparatur. Da der Zeitraum abgeschlossen ist, korrigieren Sie den Fehler mit einem Buchungssatz: Soll Reparaturen $300, Haben Büromaterial $300. Stolperstein: den ursprünglichen Aufwand zu löschen. Dadurch wird eine tatsächliche Zahlung vom Bankkonto entfernt.

6. Berichte. Sie haben im März eine Rechnung über $2,000 versandt, die der Kunde im April bezahlt hat. In einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung nach dem Prinzip der periodengerechten Abgrenzung sind die $2,000 Ertrag im März. In einem Bericht nach dem Kassenprinzip sind sie Ertrag im April. Stolperstein: anzunehmen, die Berichte widersprächen einander, weil ein Fehler vorliegt. Sie beantworten unterschiedliche Fragen: wann der Ertrag erwirtschaftet wurde und wann das Geld einging.

So bereiten Sie sich vor

1. Lesen Sie zuerst Ihre Einladung. Finden Sie heraus, von welchem Testanbieter der Test stammt, wie lange er dauert und ob Sie Fragen beantworten oder in einer Simulation arbeiten. Die Formate unterscheiden sich zu stark, als dass man einfach Annahmen treffen könnte.
2. Lernen Sie die Formulare nach ihrer Funktion. Wissen Sie bei jeder gängigen Transaktion, mit welchem Formular sie erfasst wird und wie sie sich auf die Konten auswirkt: Rechnung, Zahlungseingang, Verkaufsbeleg, Lieferantenrechnung, Zahlung einer Lieferantenrechnung, Ausgabe, Scheck, Einzahlung, Umbuchung und Buchungssatz.
3. Verfolgen Sie einen Verkauf und einen Einkauf vom Anfang bis zum Ende. Rechnung, Zahlung, Einzahlung und anschließend Abgleich. Lieferantenrechnung, Zahlung und anschließend Abgleich. Die meisten Fragen beziehen sich auf einen dieser beiden Abläufe.
4. Wissen Sie, welche Frage jeder Bericht beantwortet. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung zeigt Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum, die Bilanz zeigt, was Sie an einem bestimmten Stichtag besitzen und schulden, und die Altersstrukturlisten zeigen, wer wem wie viel und wie lange schuldet.
5. Üben Sie nach Möglichkeit direkt in QuickBooks Online. Über einen Job, einen Kurs oder eine Testversion können Sie die einzelnen Aufgaben ausprobieren. Lernen Sie die Aufgabe und ihre Auswirkungen, nicht die genauen Klicks, die sich bei Softwareupdates ändern.
6. Frischen Sie Ihre Buchhaltungskenntnisse hinter der Software auf. Soll, Haben und Anpassungen kommen bei Fragen zu Buchungssätzen vor. Für grundlegende Buchhaltungskenntnisse über die Software hinaus probieren Sie unsere Übungen zu den Grundlagen der Buchhaltung.
7. Üben Sie in gleichmäßigem Tempo. Wenn Ihr Test kurz ist, wie der 10-minütige Test von TestGorilla (TestGorilla), bleibt wenig Zeit, lange nachzudenken. Absolvieren Sie vollständige Übungstests unter Zeitdruck, damit sich das Tempo am Testtag vertraut anfühlt.

Wie die Bewertung üblicherweise funktioniert

Die Bewertung hängt vom Anbieter und vom Arbeitgeber ab. Die hier aufgeführten Anbieter veröffentlichen keine Bestehensgrenze, und der Arbeitgeber entscheidet, welches Ergebnis er für die jeweilige Stelle erwartet. Zwei öffentliche Beispiele:

• eSkill beschreibt seinen QuickBooks Online-Test als Test mit 40 Multiple-Choice- und Richtig-oder-falsch-Fragen. Auf der Seite wird keine Bestehensgrenze genannt (eSkill).
• TestGorilla gibt an, dass seine Tests von einer zweiten Fachkraft überprüft und mit Testteilnehmenden kalibriert werden, die einschlägige Erfahrung haben. Die Ergebnisse werden dem Arbeitgeber in einem Bericht zusammen mit den Ergebnissen der anderen Tests im Auswahlverfahren übermittelt (TestGorilla).

Unser Übungsergebnis ist die Anzahl unserer Fragen, die Sie richtig beantwortet haben, aufgeschlüsselt nach Abschnitt. So sehen Sie, welche Aufgaben Sie üben sollten. Es ist ein Übungsergebnis: Es entspricht nicht dem Ergebnis eines Tests eines Anbieters und sagt eine Einstellungsentscheidung nicht voraus.

Häufige Fehler bei QuickBooks-Tests

• Denselben Geldbetrag doppelt erfassen. Eine Zahlung als Einnahme zu verbuchen, obwohl eine Rechnung noch offen ist, oder einen Bankumsatz hinzuzufügen, der mit einer manuell erfassten Transaktion übereinstimmt.
• Rechnungen und Ausgaben verwechseln. Eine Rechnung wird später bezahlt; eine Ausgabe oder ein Scheck betrifft Geld, das bereits ausgegeben wurde.
• Einen Abgleich erzwingen. Den Endsaldo ändern oder Posten ausgleichen, die nicht auf dem Kontoauszug stehen. Suchen Sie stattdessen nach der fehlenden oder falschen Transaktion.
• Umbuchungen als Einnahmen behandeln. Geld, das zwischen Ihren eigenen Konten verschoben wird, ist weder Einnahme noch Ausgabe.
• Löschen statt korrigieren. Eine falsche Transaktion muss in der Regel bearbeitet, gutgeschrieben oder per Buchungssatz korrigiert werden, nicht gelöscht.
• Den richtigen Bericht für das falsche Datum auswählen. Die Bilanz bezieht sich auf einen Stichtag; die Gewinn-und-Verlust-Rechnung deckt einen Zeitraum ab. Prüfen Sie die Daten und ob Sie die Kassen- oder die Abgrenzungsrechnung verwenden, bevor Sie einen Wert ablesen.

Wer macht einen QuickBooks-Test?

Arbeitgeber, die ihre Buchhaltung mit QuickBooks Online führen, ergänzen den Auswahlprozess für Stellen, in denen das Programm täglich zum Einsatz kommt, häufig um einen kurzen QuickBooks-Kompetenztest. Dazu gehören Stellen in der Buchhaltung, als Buchhaltungsfachkraft, in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, als Büroleitung sowie als Verwaltungsassistenz mit Aufgaben in der Rechnungsstellung. Beide oben genannten Anbieter führen Buchhalterinnen und Buchhalter als passende Zielgruppen für ihre Tests auf.

Der Test ist häufig Teil eines umfassenderen Auswahlverfahrens. Manche Arbeitgeber kombinieren ihn mit einem Zahlen- oder Tabellenkalkulationstest. Falls das bei Ihnen der Fall ist, behandelt unser Excel-Eignungstest Verweisfunktionen, SUMIF und PivotTables.