Práctica para la prueba de contabilidad

Cómo suele ser la prueba real

No hay una única prueba de teneduría de libros. Los empleadores compran una evaluación a una empresa especializada o crean la suya propia, por lo que la duración, el tiempo límite y los temas dependen de quién la diseñó. La invitación a su prueba es la mejor guía para saber cómo será. Cuatro páginas públicas muestran la variedad:

• Canadian Bookkeeping Professional de SHL. SHL indica que mide las capacidades de una persona candidata para desempeñarse como responsable integral de la teneduría de libros. Abarca principios contables, cuentas por pagar y codificación, cuentas por cobrar y facturación, conciliación bancaria, depreciación, estados financieros, registro de nómina, cierre y asientos de diario (SHL).
• La prueba Accounts Payable de SHL. Su ficha técnica describe una prueba de opción múltiple de hasta 12 preguntas, que dura unos 9 minutos en promedio, con 15 minutos disponibles. Abarca el proceso de cuentas por pagar, el archivo maestro de proveedores, principios contables, procesamiento de facturas y pagos, y gestión de reclamaciones (ficha técnica de SHL).
• Una prueba adaptativa Bookkeeping Fundamentals (U.S.). Creative Organizational Design ofrece una prueba adaptativa por computadora de hasta 30 preguntas, que dura unos 25 minutos en promedio, con 90 minutos disponibles. Incluye temas como cuentas por pagar y por cobrar, asientos de ajuste, efectivo, estados financieros, activos fijos, inventarios, nómina, registro de transacciones e impuestos (Creative Organizational Design).
• Bookkeeping Fundamentals (US) de HR Avatar. HR Avatar indica que dura unos 10 minutos y abarca principios contables, el proceso contable, cuentas, contabilidad de caja y de acumulación, débitos y créditos, condiciones de pago y conciliación. Las preguntas se seleccionan de un banco más amplio (HR Avatar).

Áreas de contenido que suelen mencionar los distintos proveedores:

• Débitos, créditos y cuentas: qué cuentas aumentan con un débito y cuáles con un crédito, y dónde se clasifica cada una.
• Asientos de diario: registro de compras, ventas, pagos y recibos.
• Cuentas por pagar y por cobrar: facturas de proveedores, condiciones de pago, saldos de clientes y notas de crédito.
• Conciliación bancaria y efectivo: comparar los libros contables con el estado de cuenta bancario.
• Ajustes: acumulaciones, diferimientos y asientos de fin de mes.
• Estados, depreciación y nómina: dónde se reflejan las partidas, los cargos por depreciación y los registros de nómina.

Qué incluyen nuestras pruebas de práctica. Cada prueba completa tiene 35 preguntas para responder en 30 minutos, distribuidas en seis secciones: débitos, créditos y cuentas (6), asientos de diario (7), cuentas por pagar y por cobrar (7), conciliación bancaria y efectivo (5), acumulaciones y ajustes (5), y estados, depreciación y nómina (5). Puede volver a preguntas anteriores y marcarlas, y se permite usar calculadora. Si su prueba también incluye una tarea con un programa de contabilidad, practíquela siguiendo las instrucciones del empleador.

SHL, HR Avatar y Creative Organizational Design son marcas registradas de sus respectivos propietarios. Intellect Council no está afiliado a ninguna de estas empresas.

Tipos de preguntas con ejemplos resueltos

Un ejemplo resuelto de cada sección, con la trampa en la que cae la mayoría de las personas.

1. Débitos, créditos y cuentas. El propietario deposita $10,000 de sus ahorros personales en la cuenta bancaria de la empresa. El asiento es un débito en efectivo de $10,000 y un crédito en capital del propietario de $10,000. Trampa: acreditar ingresos. El dinero que invierte el propietario es patrimonio, no un ingreso que haya obtenido la empresa.

2. Asientos de diario. Compró suministros por $1,000 a crédito y devuelve $200 porque están dañados. El asiento es un débito en cuentas por pagar de $200 y un crédito en suministros de $200: debe menos y tiene menos suministros. Trampa: acreditar efectivo. Todavía no se ha movido dinero, así que la devolución reduce el monto adeudado.

3. Cuentas por pagar y por cobrar. Una factura de $2,000 tiene fecha del 1 de mayo y condiciones de 2/10, neto 30. Usted paga el 20 de mayo. Paga los $2,000 completos, porque el plazo de 10 días para obtener el descuento terminó el 11 de mayo. El pago vence el 31 de mayo. Trampa: aplicar el descuento de todos modos porque la factura aún está dentro del plazo de 30 días.

4. Conciliación bancaria y efectivo. Un cheque de $560 se registró en los libros como $650. Los libros muestran $90 menos de efectivo del que deberían, así que se agregan $90 al lado de los libros en la conciliación. Consejo: si una diferencia es divisible entre 9, busque dos dígitos intercambiados. $650 - $560 = $90 y 90 / 9 = 10. Trampa: ajustar el lado del banco, que registró el monto correcto.

5. Devengos y ajustes. La cuenta de suministros muestra $900 y, al hacer un recuento a fin de mes, se encuentran suministros disponibles por $350. El ajuste es un débito en gastos de suministros de $550 y un crédito en suministros de $550. Trampa: registrar como gasto los $350 que quedan disponibles, que son los suministros que aún se poseen, no los que se usaron.

6. Estados financieros, depreciación y nómina. Una camioneta cuesta $9,000, se espera vender por $1,000 al final de su vida útil de 4 años y se deprecia en línea recta. El cargo anual es ($9,000 - $1,000) / 4 = $2,000. Trampa: dividir el costo total entre 4, sin tener en cuenta los $1,000 que se espera que valga la camioneta al final.

Cómo prepararse

1. Lea primero la invitación. Averigüe qué prueba de qué proveedor va a realizar, cuánto dura, si se permite usar calculadora y si incluye una tarea práctica en un programa. Los formatos varían demasiado como para hacer suposiciones.
2. Sepa a qué categoría pertenece cada cuenta y cuál es su saldo normal. Activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto; débito o crédito. La mayoría de las preguntas de contabilidad se basan en estos dos datos.
3. Escriba cada asiento antes de mirar las opciones. Nombre las cuentas, decida si corresponde un débito o un crédito y luego compruebe que los débitos sean iguales a los créditos. Las opciones están diseñadas para tentarle si empieza por ellas.
4. Aprenda de memoria las condiciones de pago. Interprete 2/10, net 30 como «2% de descuento si paga en un plazo de 10 días; el importe completo, en un plazo de 30 días» y luego practique cómo contar los días y calcular el descuento.
5. Haga una conciliación bancaria desde cada lado. En el lado del banco, depósitos en tránsito y cheques pendientes de cobro. En el lado de los libros, comisiones, intereses, cheques devueltos y errores.
6. Practique la lista de tareas de fin de mes. Gastos acumulados, partidas pagadas por adelantado que ya se consumieron, recuento de suministros, depreciación y retenciones de nómina. Para repasar otros fundamentos contables, pruebe nuestra práctica de fundamentos de contabilidad.
7. Practique al ritmo real. Una prueba como la de cuentas por pagar de SHL permite 15 minutos para un máximo de 12 preguntas (hoja informativa de SHL), poco más de un minuto por pregunta. Haga simulacros cronometrados completos para que el ritmo le resulte familiar el día de la prueba.

Cómo suele funcionar la puntuación

La puntuación depende de la entidad que publica la prueba y del empleador. Las entidades citadas aquí no publican una nota mínima para aprobar, y el empleador decide qué resultado busca para el puesto. Dos ejemplos públicos:

• La prueba Accounts Payable de SHL informa una puntuación general y puntuaciones de fundamentos de cuentas por pagar, principios contables y liquidación de pagos (ficha informativa de SHL).
• HR Avatar indica que su prueba de contabilidad no pretende determinar con exactitud el nivel de habilidades de un candidato, y recomienda utilizarla junto con otras medidas, como la capacidad cognitiva, la adecuación al puesto y los antecedentes conductuales (HR Avatar).

Algunas pruebas adaptativas, como la prueba Bookkeeping Fundamentals (U.S.) mencionada arriba, cambian las preguntas a medida que avanza, por lo que dos personas pueden ver cantidades distintas de preguntas (Creative Organizational Design).

Nuestra puntuación de práctica es la cantidad de nuestras propias preguntas que respondió correctamente, con un desglose por sección para que pueda ver en qué enfocarse. Es una puntuación de práctica: no es una puntuación de ninguna prueba de una entidad publicadora y no predice una decisión de contratación.

Errores comunes en las pruebas de contabilidad

• Registrar una venta dos veces. Cuando un cliente paga una factura, el crédito se registra en cuentas por cobrar, no nuevamente en ventas.
• Aplicar un descuento después del plazo. Cuente los días desde la fecha de la factura, no desde el día en que la recibió, a menos que las condiciones indiquen otra cosa.
• Ajustar el lado equivocado de una conciliación. Las partidas que el banco aún no ha registrado se ajustan en el lado del banco; las que solo conoce el banco se ajustan en los libros.
• Registrar el sueldo neto como costo salarial. El gasto es el sueldo bruto; las retenciones son pasivos hasta que se paguen.
• Olvidar el valor residual en la depreciación lineal.
• Dejar asientos descuadrados. Antes de elegir, sume los débitos y los créditos. Si no coinciden, la opción es incorrecta.

Método de caja y método de devengo en un solo ejemplo

Varios proveedores incluyen la contabilidad de caja y la contabilidad por devengo entre sus temas (HR Avatar). Un ejemplo abarca la mayoría de las preguntas sobre este tema.

Un contador termina un trabajo de $1,500 para un cliente el 28 de septiembre y envía la factura ese mismo día. El cliente paga el 10 de octubre.

• Base de devengo: los $1,500 son ingresos de septiembre, porque el trabajo se realizó en septiembre. Al 30 de septiembre, figuran en las cuentas por cobrar.
• Base de caja: los $1,500 son ingresos de octubre, porque el dinero llegó en octubre. No se registra nada en septiembre.

La misma idea se aplica a los gastos: con la base de devengo, se registran cuando se generan; con la base de caja, cuando se pagan. Si una pregunta no especifica la base, las pruebas de contabilidad suelen esperar la base de devengo.