Práctica para la prueba de QuickBooks

Cómo suele ser la prueba real

No hay una única prueba de QuickBooks. Los empleadores compran una evaluación de QuickBooks a una empresa especializada en pruebas o crean la suya propia, por lo que la duración, el tiempo límite y los temas dependen de quién la diseñó. La invitación a su prueba es la mejor guía para saber cómo será. Dos páginas de catálogos públicos muestran qué abarcan estas pruebas:

• La prueba de QuickBooks Online de eSkill. eSkill indica que consta de 40 preguntas de opción múltiple y de verdadero o falso sobre QuickBooks Online Essentials. Incluye temas de banca, el plan de cuentas, facturas, recibos de venta y pagos, multimoneda y control del tiempo, informes, configuración de clientes y flujo de trabajo. Señala que es adecuada para puestos de contabilidad, teneduría de libros, asistencia financiera, especialización en nómina y auxiliar contable (eSkill).
• La prueba de QuickBooks Online (US Version) de TestGorilla. TestGorilla indica que dura 10 minutos y es de nivel intermedio. Abarca configuración y mantenimiento, facturación y ventas, gastos y proveedores, y funciones bancarias y otras funciones contables. Incluye listas como el plan de cuentas, clientes y proveedores, conciliaciones bancarias, asientos de diario e informes. La prueba no abarca impuestos, ya que las normas fiscales varían de un país a otro (TestGorilla).

Áreas de tareas que suelen mencionarse en las pruebas de distintos proveedores:

• Configuración y listas: el plan de cuentas, clientes, proveedores, productos y servicios.
• Ventas: facturas, recibos de venta y pagos de clientes.
• Compras: cuentas por pagar, gastos, cheques y pagos a proveedores.
• Banca: el registro de movimientos bancarios, depósitos, transferencias y conciliación.
• Asientos de diario: ajustes y correcciones que no se registran en ningún otro formulario.
• Informes: pérdidas y ganancias, balance general e informes de antigüedad de saldos, y lo que muestra cada uno.

Qué incluyen nuestras pruebas de práctica. Cada prueba de práctica completa tiene 40 preguntas para responder en 30 minutos, distribuidas en seis secciones: configuración y listas (6), facturas y pagos de clientes (8), gastos y cuentas por pagar (8), banca y conciliación (7), asientos de diario y ajustes (5) e informes (6). Puede volver a preguntas anteriores y marcarlas, y se permite usar calculadora. No incluyen simulaciones interactivas del software: en su lugar, preguntamos sobre los pasos y sus efectos contables, sin capturas de pantalla ni rutas exactas de los menús, ya que estas cambian cuando se actualiza el software. Si su prueba es una simulación, dedique también tiempo a usar QuickBooks Online.

QuickBooks es una marca registrada de Intuit Inc. eSkill y TestGorilla son marcas registradas de sus respectivos propietarios. Intellect Council no está afiliado a ninguna de estas empresas.

Tipos de preguntas con ejemplos resueltos

Un ejemplo resuelto de cada sección, con la trampa en la que cae la mayoría de las personas.

1. Configuración y listas. Ya no utiliza una cuenta de gastos que contiene transacciones de dos años. ¿Qué debería hacer con ella? Marcarla como inactiva. Desaparecerá de las listas entre las que puede elegir, pero su historial seguirá apareciendo en los informes. Trampa: intentar eliminarla recodificando transacciones antiguas, lo que modifica los informes de períodos que quizá ya estén cerrados.

2. Facturas y pagos de clientes. Dos clientes pagan con cheque, uno por $300 y otro por $450, y usted deposita ambos cheques juntos en el banco. El estado de cuenta muestra un depósito de $750. Registre cada pago contra su factura en la cuenta de fondos pendientes que QuickBooks Online usa para los pagos que aún no se han depositado; luego, haga un solo depósito bancario que los combine. Así, el depósito coincide con el movimiento de $750. Trampa: enviar cada pago directamente a la cuenta corriente, lo que genera dos movimientos que nunca coinciden con el estado de cuenta.

3. Gastos y facturas de proveedores. Devuelve $100 en suministros dañados a un proveedor al que le debe dinero. El proveedor le otorga un crédito. Registre un crédito de proveedor por $100 y aplíquelo la próxima vez que pague las facturas de ese proveedor. Trampa: ingresar una factura con un monto negativo o un depósito, lo que complica las cuentas por pagar y el registro bancario.

4. Banca y conciliación. En el registro bancario, se transfieren $2,000 de ahorros a la cuenta corriente. Es una transferencia entre dos cuentas propias, así que regístrela como una transferencia. Trampa: clasificar el movimiento de la cuenta corriente como ingreso, lo que hace que el informe de pérdidas y ganancias muestre $2,000 de más.

5. Asientos de diario y ajustes. Se clasificó un gasto de $300 como suministros de oficina, pero en realidad fue una reparación. El período está cerrado, así que lo corrige con un asiento de diario: débito en reparaciones por $300 y crédito en suministros de oficina por $300. Trampa: eliminar el gasto original, lo que elimina un pago real de la cuenta bancaria.

6. Informes. Envió una factura de $2,000 en marzo y el cliente pagó en abril. En un informe de pérdidas y ganancias con base devengada, los $2,000 son ingresos de marzo. En un informe con base de efectivo, son ingresos de abril. Trampa: pensar que los dos informes discrepan porque hay un error. Responden preguntas distintas: cuándo se generaron los ingresos y cuándo se recibió el dinero.

Cómo prepararse

1. Lea primero la invitación. Averigüe qué prueba de qué proveedor va a realizar, cuánto dura y si incluye preguntas o una simulación práctica. Los formatos varían demasiado como para hacer suposiciones.
2. Aprenda para qué sirve cada formulario. Para cada transacción común, sepa qué formulario la registra y cómo afecta las cuentas: factura de venta, pago recibido, recibo de venta, factura de proveedor, pago de factura, gasto, cheque, depósito, transferencia y asiento contable.
3. Siga de principio a fin una venta y una compra. Factura de venta, pago, depósito y luego conciliación. Factura de proveedor, pago de factura y luego conciliación. La mayoría de las preguntas se relacionan con alguna parte de estos dos procesos.
4. Sepa qué información ofrece cada informe. El estado de resultados muestra los ingresos y gastos de un período; el balance general muestra lo que posee y debe en una fecha determinada; y los informes de antigüedad indican quién le debe a quién y desde cuándo.
5. Si puede, practique directamente en QuickBooks Online. Acceder al programa por medio de un trabajo, un curso o una versión de prueba le permite practicar cada tarea. Aprenda la tarea y sus efectos, no los pasos exactos, ya que estos cambian cuando se actualiza el software.
6. Repase los fundamentos contables que sustentan el software. En las preguntas sobre asientos contables aparecen débitos, créditos y ajustes. Para practicar otros conceptos básicos de contabilidad, pruebe nuestra práctica de fundamentos de contabilidad.
7. Practique a un ritmo constante. Si la prueba es breve, como la prueba de 10 minutos de TestGorilla (TestGorilla), tendrá poco tiempo para reconsiderar sus respuestas. Haga simulacros cronometrados completos para que el ritmo le resulte familiar el día de la prueba.

Cómo suele funcionar la puntuación

La puntuación depende de la entidad que publica la prueba y del empleador. Las entidades mencionadas aquí no publican una nota mínima para aprobar, y el empleador decide qué resultado busca para cada puesto. Dos ejemplos públicos:

• eSkill describe su prueba QuickBooks Online como una prueba de 40 preguntas de opción múltiple y de verdadero o falso, y su página no indica una nota mínima para aprobar (eSkill).
• TestGorilla indica que un segundo experto revisa sus pruebas y que estas se calibran con personas que rinden la prueba y tienen experiencia pertinente; también señala que los resultados se envían al empleador en un informe junto con los de las otras pruebas de la evaluación (TestGorilla).

Nuestra puntuación de práctica es la cantidad de nuestras propias preguntas que respondió correctamente, con un desglose por sección para que pueda ver qué tareas practicar. Es una puntuación de práctica: no es una puntuación de ninguna prueba de una entidad publicadora y no predice una decisión de contratación.

Errores comunes en las pruebas de QuickBooks

• Registrar el mismo dinero dos veces. Asignar un pago a ingresos cuando ya hay una factura pendiente, o añadir una línea del registro bancario que coincide con una transacción que ingresó manualmente.
• Confundir las facturas por pagar con los gastos. Una factura por pagar se paga más adelante; un gasto o un cheque corresponde a dinero que ya se gastó.
• Forzar una conciliación. Cambiar el saldo final o marcar como conciliadas partidas que no aparecen en el estado de cuenta. En su lugar, busque la transacción que falta o que está incorrecta.
• Tratar las transferencias como ingresos. El dinero que se mueve entre sus propias cuentas no es ingreso ni gasto.
• Eliminar en vez de corregir. Por lo general, una transacción incorrecta requiere una edición, un abono o un asiento contable, no eliminarla.
• Elegir el informe correcto para una fecha equivocada. El balance general corresponde a una fecha; el estado de resultados abarca un período. Revise las fechas y si se usa el método de caja o el de devengo antes de leer una cifra.

¿Quién realiza una prueba de QuickBooks?

Los empleadores que llevan sus libros en QuickBooks Online suelen añadir una breve prueba de habilidades de QuickBooks para los puestos que lo utilizan a diario: auxiliares contables, empleados de contabilidad, personal de cuentas por pagar y por cobrar, gerentes de oficina y asistentes administrativos que gestionan la facturación. Las dos entidades mencionadas anteriormente incluyen a los auxiliares contables y contadores entre los puestos para los que son adecuadas sus pruebas.

La prueba suele ser una parte de una evaluación más amplia. Algunos empleadores la combinan con una prueba de aptitudes numéricas o de hojas de cálculo. Si ese es su caso, nuestra prueba de evaluación de Excel abarca funciones de búsqueda, SUMIF y PivotTable.