Entraînement au test QuickBooks

À quoi ressemble généralement le test réel

Il n'existe pas de test QuickBooks unique. Les employeurs achètent une évaluation QuickBooks auprès d'un éditeur de tests ou créent la leur. La durée, le temps imparti et les sujets dépendent donc de l'éditeur. Votre invitation au test est le meilleur guide pour savoir à quoi vous attendre. Deux pages de catalogue publiques indiquent le contenu de ces tests :

• Le test QuickBooks Online d'eSkill. eSkill indique qu'il comporte 40 questions à choix multiples et vrai ou faux sur QuickBooks Online Essentials, portant notamment sur les opérations bancaires, le plan comptable, les factures, les reçus de vente et les paiements, les devises multiples et le suivi du temps, les rapports, la configuration des clients et les processus de travail. Les postes concernés comprennent, selon eSkill, les comptables, les teneurs de livres, les associés en finance, les spécialistes de la paie et les commis comptables (eSkill).
• Le test QuickBooks Online (US Version) de TestGorilla. TestGorilla indique qu'il dure 10 minutes et qu'il est de niveau intermédiaire. Il porte sur la configuration et la maintenance, la facturation et les ventes, les dépenses et les fournisseurs, ainsi que les opérations bancaires et d'autres fonctions comptables. Il comprend notamment des listes telles que le plan comptable, les clients et les fournisseurs, les rapprochements bancaires, les écritures de journal et les rapports. Le test ne porte pas sur les impôts, car les règles fiscales varient d'un pays à l'autre, précise TestGorilla (TestGorilla).

Domaines de tâches fréquemment mentionnés par les éditeurs :

• Configuration et listes : le plan comptable, les clients, les fournisseurs, les produits et les services.
• Ventes : les factures, les reçus de vente et les paiements des clients.
• Achats : les factures fournisseurs, les dépenses, les chèques et le paiement des fournisseurs.
• Opérations bancaires : le flux bancaire, les dépôts, les virements et le rapprochement.
• Écritures de journal : les ajustements et corrections qui ne sont enregistrés dans aucun autre formulaire.
• Rapports : les rapports de profits et pertes, de bilan et d'ancienneté des créances, ainsi que les informations présentées dans chacun d'eux.

Ce que couvrent nos examens blancs. Nos examens blancs complets comportent 40 questions à faire en 30 minutes, réparties en six sections : configuration et listes (6), factures et paiements des clients (8), dépenses et factures fournisseurs (8), opérations bancaires et rapprochement (7), écritures de journal et ajustements (5), et rapports (6). Vous pouvez revenir en arrière et signaler des questions. La calculatrice est autorisée. Ces examens blancs ne comprennent pas de simulations du logiciel avec lesquelles vous interagissez en cliquant. Nous posons plutôt des questions sur les étapes à suivre et leurs effets comptables, sans captures d'écran ni chemins de menus précis, car ceux-ci changent au fil des mises à jour du logiciel. Si votre test est une simulation, entraînez-vous aussi directement dans QuickBooks Online.

QuickBooks est une marque déposée d'Intuit Inc. eSkill et TestGorilla sont des marques déposées de leurs propriétaires respectifs. Intellect Council n'est affilié à aucune de ces entreprises.

Types de questions avec exemples corrigés

Un exemple détaillé pour chaque section, avec le piège dans lequel beaucoup de gens tombent.

1. Configuration et listes. Vous n’utilisez plus un compte de dépenses qui contient deux années d’opérations. Que devez-vous en faire ? Le rendre inactif. Il disparaît des listes parmi lesquelles vous faites votre choix, mais son historique reste dans vos rapports. Piège : essayer de le vider en recodant les anciennes opérations, ce qui modifie les rapports de périodes peut-être déjà clôturées.

2. Factures et paiements des clients. Deux clients paient par chèque, l’un $300 et l’autre $450, et vous déposez les deux chèques à la banque en même temps. Le relevé bancaire indique un seul dépôt de $750. Enregistrez chaque paiement pour la facture correspondante dans le compte d’attente utilisé par QuickBooks Online pour les paiements qui n’ont pas encore été déposés, puis effectuez un seul dépôt bancaire regroupant les deux paiements. Le dépôt correspond alors à la ligne de $750. Piège : verser chaque paiement directement sur le compte courant, ce qui crée deux lignes qui ne correspondent jamais au relevé.

3. Dépenses et factures fournisseurs. Vous retournez $100 de fournitures endommagées à un fournisseur auquel vous devez de l’argent. Le fournisseur vous accorde un crédit. Enregistrez un avoir fournisseur de $100 et utilisez-le la prochaine fois que vous payez les factures de ce fournisseur. Piège : saisir une facture d’un montant négatif ou un dépôt, ce qui brouille le suivi des dettes fournisseurs et des opérations bancaires.

4. Opérations bancaires et rapprochement. Dans le flux bancaire, $2,000 sont transférés du compte d’épargne au compte courant. Il s’agit d’un transfert entre deux de vos propres comptes ; enregistrez-le donc comme un transfert. Piège : classer le montant du compte courant comme un revenu, ce qui gonfle de $2,000 le rapport de résultat.

5. Écritures de journal et ajustements. Une dépense de $300 a été codée comme fournitures de bureau, alors qu’il s’agissait en réalité d’une réparation. La période est clôturée ; vous la corrigez donc à l’aide d’une écriture de journal : débitez les réparations de $300 et créditez les fournitures de bureau de $300. Piège : supprimer la dépense d’origine, ce qui efface un paiement réel du compte bancaire.

6. Rapports. Vous avez envoyé une facture de $2,000 en mars et le client l’a payée en avril. Dans un rapport de résultat établi selon la comptabilité d’exercice, les $2,000 sont un revenu de mars. Dans un rapport établi selon la comptabilité de trésorerie, il s’agit d’un revenu d’avril. Piège : penser que les deux rapports se contredisent parce qu’il y a une erreur. Ils répondent à des questions différentes : quand le revenu a été gagné et quand l’argent a été reçu.

Comment vous préparer

1. Lisez d’abord votre convocation. Découvrez le nom de l’éditeur du test, sa durée et s’il s’agit de répondre à des questions ou de travailler dans une simulation. Les formats varient trop pour que vous puissiez faire des suppositions.
2. Apprenez à quoi sert chaque formulaire. Pour chaque transaction courante, sachez quel formulaire l’enregistre et quel est son effet sur les comptes : facture client, paiement reçu, reçu de vente, facture fournisseur, paiement de facture, dépense, chèque, dépôt, virement et écriture de journal.
3. Suivez une vente et un achat de bout en bout. Facture, paiement, dépôt, puis rapprochement. Facture fournisseur, paiement, puis rapprochement. La plupart des questions portent sur l’une de ces deux étapes.
4. Sachez à quelle question répond chaque rapport. Le compte de résultat présente les revenus et les dépenses sur une période ; le bilan indique ce que vous possédez et devez à une date précise ; les rapports d’ancienneté indiquent qui doit de l’argent à qui et depuis combien de temps.
5. Si possible, entraînez-vous directement dans QuickBooks Online. Un accès obtenu par le biais d’un emploi, d’une formation ou d’une période d’essai vous permet d’essayer chaque tâche. Apprenez la tâche et son effet plutôt que les clics exacts, qui changent lorsque le logiciel est mis à jour.
6. Révisez les principes comptables qui sous-tendent le logiciel. Les débits, les crédits et les ajustements sont abordés dans les questions sur les écritures de journal. Pour réviser les principes comptables au-delà du logiciel, essayez notre entraînement aux fondamentaux de la comptabilité.
7. Entraînez-vous à un rythme régulier. Si votre test est court, comme le test de 10 minutes de TestGorilla (TestGorilla), vous aurez peu de temps pour réfléchir à deux fois. Faites des simulations complètes chronométrées afin que le rythme vous paraisse normal le jour du test.

Comment la notation fonctionne généralement

La notation dépend de l'éditeur et de l'employeur. Les éditeurs cités ici ne publient pas de seuil de réussite, et l'employeur décide du résultat attendu pour chaque poste. Voici deux exemples publics :

• eSkill décrit son test QuickBooks Online comme un test de 40 questions à choix multiples et vrai ou faux. La page ne précise aucun seuil de réussite (eSkill).
• TestGorilla indique que ses tests sont examinés par un deuxième expert et étalonnés auprès de personnes ayant une expérience pertinente. Les résultats sont transmis à l'employeur dans un rapport avec ceux des autres tests de l'évaluation (TestGorilla).

Notre score d'entraînement correspond au nombre de nos propres questions auxquelles vous avez répondu correctement. Il est ventilé par section pour vous aider à voir quelles tâches travailler. C'est un score d'entraînement : il ne s'agit pas d'un score obtenu à un test d'un éditeur et il ne prédit pas une décision d'embauche.

Erreurs courantes aux tests QuickBooks

• Enregistrer deux fois la même somme. Affecter un paiement aux revenus alors qu’une facture est déjà en cours, ou ajouter une ligne du flux bancaire correspondant à une transaction que vous avez saisie manuellement.
• Confondre les factures à payer et les dépenses. Une facture est à payer ultérieurement ; une dépense ou un chèque correspond à de l’argent déjà dépensé.
• Forcer un rapprochement. Modifier le solde final ou rapprocher des éléments qui ne figurent pas sur le relevé. Recherchez plutôt la transaction manquante ou incorrecte.
• Traiter les virements comme des revenus. L’argent transféré entre vos propres comptes n’est ni un revenu ni une dépense.
• Supprimer au lieu de corriger. Une transaction incorrecte nécessite généralement une modification, un avoir ou une écriture de journal, et non sa suppression.
• Choisir le bon rapport pour la mauvaise date. Le bilan correspond à une date précise ; le compte de résultat couvre une période. Vérifiez les dates et la méthode de comptabilité de trésorerie ou d’exercice avant de consulter un chiffre.

Qui passe un test QuickBooks

Les employeurs qui tiennent leur comptabilité dans QuickBooks Online ajoutent souvent un court test de compétences sur QuickBooks pour les postes qui l’utilisent au quotidien : aides-comptables, employés de comptabilité, personnel chargé des comptes fournisseurs et clients, responsables de bureau et assistants administratifs qui s’occupent de la facturation. Les deux éditeurs cités ci-dessus mentionnent les aides-comptables et les comptables parmi les postes auxquels leurs tests sont destinés.

Le test fait souvent partie d’une évaluation plus large. Certains employeurs l’associent à un test de calcul ou de tableur. Si c’est votre cas, notre test d’évaluation Excel porte sur les fonctions de recherche, SUMIF et PivotTables.